Collegio sindacale: i principi di vigilanza su adeguatezza e funzionamento dell’assetto organizzativo della società

Un approfondimento sul ruolo del collegio sindacale, organo di controllo, in applicazione delle norme di vigilanza sull’adeguatezza e il funzionamento delle società.
Quali sono i requisiti per definire adeguato un assetto sociale? Quali i compiti effettivi necessari per una corretta attività di vigilanza sulla società? L’articolo è completato da un facsimile ad uso del collegio sindacale

collegio sindacale vigilanza societàIl collegio sindacale vigila sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo della società.

Per assetto organizzativo si intende il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità.

(Per approfondire…“La relazione unitaria del collegio sindacale incaricato del controllo dei conti” di Devis Nucibella)

 

Collegio sindacale e vigilanza su adeguatezza e funzionamento dell’assetto organizzativo della società: criteri applicativi

L’articolo 2403 del codice civile e la Norma di Vigilanza 3.4, CNDCEC riassumono la normativa e la prassi riferita alla vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo aziendale.

L’organo di controllo, in forma monocratica o collegiale vigila sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo all’inizio dell’incarico e nel corso dello stesso.

Il sindaco unico ovvero il collegio sindacale valuta altresì l’adeguatezza dell’assetto organizzativo rispetto alle dimensioni, alla complessità e alle altre caratteristiche specifiche della società, ponendo particolare attenzione alla completezza delle funzioni aziendali esistenti, alla separazione e alla contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni e alla chiara definizione delle deleghe o dei poteri di ciascuna funzione.

Il dovere di vigilanza dell’organo di controllo è un compito di alta sorveglianza, ovvero, in via di principio, un controllo di sistema focalizzato sulla base dell’approccio al rischio, il quale si concentra su metodi, procedure e strumenti con cui l’azienda organizza la propria attività amministrativa.

 

Requisiti per un adeguato assetto organizzativo sociale

In via generale, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale:

  • redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
     
  • esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
     
  • sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi generati anche con riferimento alle società controllate;
     
  • esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni assegnate;
     
  • presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento ed effettiva diffusione.
    L’obiettivo è quello di accertare l’esistenza di adeguate procedure interne, nonché di verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei flussi informativi generati da tali procedure.

 

Relazione tra dimensione sociale e struttura organizzativa

Considerata la relazione di interdipendenza tra le dimensioni aziendali e l’assetto organizzativo, al crescere della dimensione aziendale la struttura organizzativa dovrebbe divenire più articolata e, conseguentemente, la società dovrebbe avvertire particolarmente l’esigenza di adottare procedure volte a monitorare i diversi processi aziendali.

La modesta dimensione della società può consentire una minore formalizzazione degli assetti organizzativi in ragione della semplicità dei processi sia in termini di numero degli stessi sia con riferimento alla tipologia delle attività e al numero delle persone coinvolte

Ai fini della valutazione dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo notevole importanza assume la verifica della corrispondenza fra la struttura decisionale aziendale e le deleghe depositate presso il Registro delle imprese.

Similmente assume rilevanza la…

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