I tempi certi per la consultazione dei libri sociali da parte del socio non amministratore

di Antonino & Attilio Romano

Pubblicato il 4 marzo 2014



il socio di minoranza di una SRL ha il diritto consultazione dei libri e dei documenti in maniera effettiva e reale e l’organo amministrativo non può limitare o procrastinare l’esercizio di tale diritto

Il socio ha diritto di consultare libri sociali e documenti relativi all’amministrazione in termini ragionevoli dalla richiesta. L'interpretazione della ratio dell'art. 2476, c. 2, c.c. elaborata dai Giudici del Tribunale di Cagliari nella sentenza 10 luglio 2013 censura il comportamento dell'organo amministrativo che procrastina arbitrariamente a suo piacimento e senza alcuna seria e concreta giustificazione i tempi di consultazione della documentazione. Il codice civile infatti, tutela il diritto del socio di minoranza alla consultazione dei libri e dei documenti in maniera effettiva e reale e non consente certo che l’organo amministrativo possa limitare l’esercizio di tale diritto.

 

Riferimenti normativi

Il secondo comma dell'art. 2476, codice civile prevede che “ ...I soci che non partecipano all'amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizia sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all'amministrazione..”

La prospettiva è quindi quella di fornire ai soci (non amministratori) uno strumento in grado di consentire ad essi di verificare l'andamento dell'attività sociale e rappresenta un diritto inderogabile perchè posto a tutela degli interessi insopprimibili nella vita e nella gestione della società in una forma.

Il diritto di controllo del socio si realizza, in forma mediata attraverso un diritto all'informazione ed in modo diretto attraverso il diritto alla consultazione.

Inoltre secondo quanto previsto dall'art. 2625 c.c. gli amministratori che, occultando documenti o con altri idonei artifici, impediscono o comunque ostacolano lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci o ad altri organi sociali, sono puniti con la sanzione amministrativa pecuniaria fino a 10.329 euro. Se la condotta ha cagionato un danno ai soci, si applica la reclusione fino ad un anno e si procede a querela della persona offesa1.

 

L'esercizio del diritto di informazione

La ratio del comma 2 dell'articolo 2476 è finalizzata a consentire al socio di ottenere dagli amministratori le informazioni sullo svolgimento degli affari sociali in tutte le loro fasi, dalle trattative alla conclusione, senza limitazioni di sorta.

Le procedure con cui potranno essere rese note le informazioni, in assenza di specifiche disposizioni statutarie al riguardo, sono fissate dagli amministratori che, sia oralmente che per iscritto adottano le modalità più opportune, in funzione delle richieste del socio. Non vi sono informazioni riservate che la società possa rifiutare di fornire al socio che eserciti il diritto di controllo; il socio infatti potrà richiedere tutte le informazioni che ritenga più utili per soddisfare il proprio diritto, formulando non solo specifici quesiti su determinati atti od operazioni, ma anche generiche richieste sull'andamento della società.

E' opportuno, quindi, in sede di stipula dell'atto costitutivo di una società ed adozione dello statuto, regolamentare con apposita clausola i termini e le modalità di esercizio del potere di controllo del socio ex art. 2476 c.c., onde evitare comportamenti abusivi da parte dei soci (Trib. Milano, 30/11/2004), facendo però attenzione a non disegnare una clausola che, invece di integrare la disposizione del codice, limiti il diritto di controllo del socio.

 

Le modalità di consultazione di libri e documenti

Ciascun socio ha certamente il diritto di consultare, così come testualmente prevede la normativa di riferimento, i libri sociali, vale a dire:

- il libro soci (abolito dalla Legge 28.01.2009, n. 2, che ha trasferito al Registro delle Imprese la competenza in materia di pubblicità della compagine sociale);

- il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'assemblea dei soci;

- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione.

Circa l'ampiezza del diritto di consultazione si registrano, sia tra i Giudici civili che da parte della dottrina, orientamenti difformi.

La posizione <garantista> ritiene che il diritto di consultazione possa riguardare non solo i libri sociali, ma, più in generale, tutti i documenti relativi all'amministrazione della società, da intendersi, secondo l'opinione prevalente, in senso estensivo prescindendo dall'entità della quota posseduta (Tribunale di Milano, 30/11/2004 - Tribunale di Novara, 19/12/2009).

Secondo questa tesi sarebbero consultabili dal socio o dal suo delegato, oltre ai libri indicati nell'art. 2478 cod. civ.:

  • i documenti amministrativi e tutte le scritture contabili,

  • il libro giornale,

  • il libro inventari,

  • i registri IVA,

  • gli altri registri fiscali,

  • i libri richiesti dalla normativa settoriale,

  • i libri relativi al personale dipendente (matricola, paga),

  • la corrispondenza,

  • tutta la documentazione di supporto necessaria e utile per la compilazione delle scritture contabili e fiscali (per esempio, la documentazione bancaria, le fatture ricevute e quelle emesse, i singoli contratti, il business plan ecc.).

Invero, una interpretazione <rigorosa> del testo normativo, peraltro minoritario, condurrebbe ad escludere il diritto del socio di consultare anche i libri contabili in quanto il legislatore fa espresso riferimento al libro sociali (Tribunale Ascoli Piceno, 03/04/1995). In posizione mediana si pone il pensiero di coloro (Tribunale di Roma, 07/12/2000) che interpretano il testo disegnato dall'art. 2476 c.c. come naturale prosecuzione della volontà legislativa riconosciuta dal previgente art. 2489 c.c. In tale direzione l'accesso all'intera documentazione contabile potrebbe essere riconosciuto, solo una volta l'anno, unicamente ai soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale.

In ogni caso, le operazioni di controllo contabile sopra indicate possono essere compiute da chi possiede una adeguata preparazione tecnica, che la legge richiede sia al revisore legale sia al collegio sindacale. Prova di questa preparazione è fornita dall'iscrizione nel registro dei revisori legali.

 

Ostruzionismo dell'amministratore: la richiesta di provvedimenti d'urgenza al Tribunale competente

Tanto è rilevante la tutela del diritto di consultazione dei libri sociali riservata ai soci di minoranza, o comunque ai soci non amministratori, che la giurisprudenza ha ripetutamente affermato l'ammissibilità di provvedimenti di urgenza al fine di ottenere una immediata tutela (Tribunale Venezia 27.02.1990).

Infatti, se la società si rifiuta, nella persona del suo rappresentante legale, di fornire senza giustificato motivo le informazioni o di esibire la documentazione sociale, il socio potrà avvalersi dello strumento cautelare atipico di cui all’art. 700 c.p.c. (Trib. Taranto 13.07.2007.) con lo scopo di condannare gli amministratori a fornire le informazioni e a consentire l’accesso ai documenti. Il ricorso d’urgenza andrà proposto al tribunale competente in relazione alla sede della società. La questione è stata affrontata e risolta anche dai magistrati del Tribunale di Cagliari nella sentenza 10 luglio 2013.

Tribunale di Cagliari, sentenza 10 luglio 2013 (est. Tamponi) – R.G. n. 4894/2013

Vicenda processuale

Il legale rappresentante di una cooperativa, socia di minoranza di una società consortile, richiedeva agli amministratori della società consortile notizie sullo svolgimento degli affari e di consultare i libri sociali in virtù del diritto attribuito dall’art. 2476, co. 2, c.c.

Con una prima missiva datata 24 aprile 2013, i legali del socio minoranza chiedevano all’organo amministrativo del Consorzio che venisse messa a disposizione del loro assistito, presso la sede sociale e con facoltà di estrazione di copia a spese del socio medesimo in giorni ed orari concordati, la documentazione oggetto dell’elenco contenuto nella richiesta di consultazione.

Alla richiesta seguiva la risposta resa dagli amministratori della società consortile attraverso il canale di posta elettronica (non certificata) inoltrata in data 8 maggio 2013, che nei fatti negava il diritto di accesso per il giorno 9 maggio 2013, senza peraltro indicare una data prossima in cui dar corso all’accesso.

Seguiva uno scambio di mail tra i legali dell’assistito e la società consortile avvenuti nei giorni 29 e 30 maggio 2013 in cui venivano sollecitati nuovi accessi mai resi possibili.

Solamente con lettera raccomandata dell’11 giugno 2013 i responsabili del Consorzio assicuravano concreta disponibilità all’esame dei libri e della documentazione richiesta, per il giorno 18 giugno 2013, motivando il ritardo della messa a disposizione della documentazione in virtù di “… impegni precedenti ed improrogabili (chiusure contabili per approvazione bilancio, incontri presso banche, eccetera) …”.

In data 13 giugno 2103, i procuratori del socio di minoranza adivano il Giudice competente al fine di ottenere con provvedimento d’urgenza in via cautelare ex art. 700 c.p.c. l’autorizzazione a consultare ed estrarre copia di alcuni dei libri sociali e della documentazione relativa all’amministrazione.

Il giorno successivo il Giudice accoglieva la richiesta di tutela ritenendo che le circostanze emerse legittimavano:

  • nei limiti in rilievo del fumus bonis iuris il riconoscimento della tutela cautelare richiesta,

  • il periculum in mora stante il fondato timore di un pregiudizio grave ed irreparabile conseguente alla condotta tenuta dalla società, visto che al socio “… - anche in relazione ad importanti vicende societarie quali l’approvazione del bilancio ed il mancato pagamento di ingenti crediti – viene impedito l’esercizio del diritto di controllo, ed al danno che può derivare agli interessi del socio se si continuasse ad inibirgli o ad ritardare la conoscenza della reale situazione societaria…”.

Veniva quindi ordinata in via d’urgenza alla società consortile, l’esibizione alla socia cooperativa, anche tramite professionista di fiducia, dei libri sociali e di tutta la documentazione della società oggetto dell’elenco contenuto nella missiva del 24 aprile 2013, mettendola a disposizione della ricorrente presso la sede della società in giorni ed orari prestabiliti.

Resistevano i legali della società convenuta che chiedevano al Tribunale di Cagliari la revoca del decreto e la condanna della ricorrente al risarcimento del danno per lite temeraria.

 

La decisione dei Giudici civili

Esaminati gli atti e dopo aver riscontrato la ritualità delle notifiche del ricorso e del decreto giudiziale 14 giugno 2013 alla società convenuta, il Tribunale di Cagliari ha condiviso integralmente la lettura dei fatti assunta dal giudice adito e rigettato le istanze di parte convenuta.

Nel confermare l’autorizzazione alla misura cautelare richiesta ex art. 700 c.p.c. dal socio di minoranza, nella parte motiva della sentenza il collegio sardo ha censurato i comportamenti adottati dagli amministratori della società consortile “… perché contraria(i) al contenuto ed alla ratio della norma che tutela il diritto del socio di minoranza alla consultazione dei libri e dei documenti in maniera effettiva e reale e non consente certo che l’organo amministrativo possa, come invece è avvenuto nel caso in esame, limitare l’esercizio di tale diritto procrastinando arbitrariamente a suo piacimento e senza alcuna seria giustificazione i tempi di consultazione della documentazione…”

In definitiva, stante il disposto di cui agli artt. 699-octies e 700 c.p.c. il Tribunale ha accolto il ricorso ed ordinato in via d’urgenza alla società consortile l’esibizione della documentazione richiesta e condannato la società convenuta alla rifusione delle spese processuali.

Le conclusioni della pronuncia hanno precisato infine che l’esibizione di libri e documenti al socio di minoranza sarebbe potuta avvenire anche tramite professionista di sua fiducia purché si trattasse di un dottore commercialista o un ragioniere commercialista o un revisore dei conti, figure professionali in cui alla competenza tecnica si accompagnano doveri deontologici, quali la riservatezza e il segreto professionale, al fine di garantire l’interesse della società a che le notizie e le informazioni relative all’attività sociale non venissero diffuse all’esterno.



4 marzo 2014

Attilio Romano

 

1La pena e' raddoppiata se si tratta di società con titoli quotati in mercati regolamentati italiani o di altri Stati dell'Unione Europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell'articolo 116 del testo unico di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.