Dove si trovano i dati per la Business Intelligence?

Nel precedente articolo dal titolo “Business Intelligence una grande opportunità per il futuro del commercialista”, Luca ha deciso di implementare un primo sistema di self-service Business Intelligence per il suo studio di Commercialisti, così farà una prima esperienza (e la farà fare anche ai suoi collaboratori, soci e dipendenti) e potrà proporre ai clienti servizi di BI con cognizione di causa.

Ha già valutato i costi, molto ridotti, del software che userà (Power BI) e che, tra l’altro, si applicano solo nel momento della condivisione di report, non prima.

In fase di apprendimento, dunque, Luca sosterrà soltanto un costo opportunità, più che compensato dal ritorno futuro che Luca prevede, anche perché è convinto del fatto che i Dottori Commercialisti esperti di self-service Business Intelligence non siano ancora tanti e considera strategico arrivare tra i primi, per navigare in un oceano blu.

 

La Business Intelligence ha bisogno di dati

Ora Luca ha bisogno di due cose per iniziare:

1. i dati;
2. una minima idea di come fisicamente iniziare il lavoro su Power BI.

Ci sono varie sorgenti più o meno organiche su come iniziare a lavorare con Power BI (video su singoli argomenti, libri, seminari, video corsi) ma la stragrande maggioranza del materiale è in Inglese, poco in Italiano.

Poco male, pensa Luca, non sarà questo lo scoglio principale, in qualche modo si farà, e decide di dedicarsi a questo aspetto dopo avere affrontato il primo.

I dati, infatti, appaiono l’urgenza in quanto materia prima del processo. Luca si chiede dove trovarli e la prima risposta è ovvia: nel gestionale di studio.

E, quando si proporrà ai clienti, far riferimento al gestionale del cliente.

Fermiamoci un attimo nella nostra storia e chiediamoci: è veramente così semplice o è forse il caso di capirsi meglio su questo aspetto?

Sì, bisogna capirsi meglio e in questo articolo chiariremo questo punto:

Con quale entità bisogna collegarsi per recuperare i dati da analizzare? Un gestionale? Una tabella estratta da un gestionale? Qualcosa di diverso?

Torniamo al racconto.

Luca cerca in Internet un po’ di informazioni su quale sia il modo migliore di recuperare dei dati dai gestionali ma trova molto caos, termini non chiari, pagine internet vecchie o senza date di riferimento.

Prova, quindi, direttamente in Power BI Desktop, che mostra un tasto Recupera dati in evidenza alla sua apertura.

Cliccando su quel tasto, nota una lista molto lunga di possibili sorgenti e si rianima, forse troverà anche il gestionale SconosciutoGest che usa nel suo studio. Nota Zucchetti, SalesForce e tanti altri nomi più o meno conosciuti.

La lista è lunghissima e comprende anche software a lui assolutamente oscuri. Tuttavia, non trova SconosciutoGest. Che fare?

 

La Power Bi questa sconosciuta

La prima idea che gli viene in mente è di estrarre dal gestionale delle tabelle Excel. In effetti, tra le sorgenti di Power BI, Excel è una delle prime opzioni proposte. Non è totalmente convinto, tuttavia.

Gli sembra di ricordare che su Linkedin e in altri social girino post in cui viene ribadito “Excel non è un database”.

Non ha ben chiaro quale sia il riferimento ma non suona come una promozione di Excel come base-dati (data-base).

Luca scarta l’ipotesi Excel per ora, ma conserva l’informazione di potere ANCHE usare dei banali file Excel come sorgente, se fosse l’unica possibilità.

Dunque, Excel non è una database. Forse questo vuol dire che bisognerebbe collegarsi proprio ad un database, potendolo fare. Un database e non un gestionale. Luca non ha un database a disposizione, almeno a sua conoscenza.

Luca ha il “famosissimo” gestionale SconosciutoGest. Lo apre e lo osserva in una luce nuova.

Da dove arrivano le informazioni che il gestionale gli offre? Dove sono conservate tutte quelle righe? Che cosa è un gestionale in realtà?

Luca inizia a pensare che il gestionale, per essere così affidabile come dicono tutti e per non essere un file Excel, forse è o ha a che fare con un database.

Fermiamoci nuovamente nella nostra storia. In effetti è così: ogni gestionale consiste in un interfaccia a maschere che ha lo scopo di semplificare per l’utente le operazioni che vengono fatte in un database: inserimento, modifica ed eliminazione di righe da tabelle.

E queste tabelle dove sono? Sono in un database che riceve richieste dal gestionale, richieste generate sulla base delle operazioni che l’utente chiede di fare tramite le transazioni e maschere del gestionale stesso.

Torniamo a Luca.

 

Forse i dati li abbiamo già

Luca capisce che, dunque, il database lo ha anche se non lo sapeva.

È annidato nel gestionale in qualche modo.

Chiama il venditore del gestionale e chiede delucidazioni, scoprendo che “sotto” al suo SconosciutoGest c’è un database assolutamente non sconosciuto: un database (l’informatico gli ha detto “istanza”, un oscuro termine che Luca ha tradotto, correttamente, come installazione) SQL Server.

Luca si illumina, SQL Server è uno dei primi nomi listati da Power BI come possibili sorgenti di tipo database. Luca si fa dare delle credenziali (user e password) per potersi connettere al gestionale dall’esterno.

L’informatico gli fornisce anche una stringa un po’ misteriosa qualificandola come indirizzo del server.

Userà questi dati per provare a connettersi al SQL Server che conserva e gestisce le informazioni del suo studio sulla base delle azioni fatte sul gestionale.

Luca è però confuso: come mai, allora, Power BI lista in effetti anche dei gestionali, oltre che dei database come SQL Server, Oracle, IMB BD2 e così via?

La risposta per Luca è la seguente: in generale, è possibile connettersi a dei gestionali, ma non a tutti. La ragione è semplice, ci sono troppi gestionali in giro.

Non è pensabile che Power BI (o Qlik, Tableau e così via) abbia un “connettore” – un piccolo programma che permette l’interfaccia tra Power BI e altri software – per ogni gestionale, specialmente SconosciutoGest che è creato da una piccola software house di 30 persone a pochi km dal suo ufficio.

Al contrario, ci sono molti meno database, cioè molti gestionali usano lo stesso tipo di database.

Dunque, è in generale consigliato collegarsi al database (SQL Server, Oracle o altro brand) che sta sotto al gestionale.

In assenza dell’accesso al database sottostante, per varie possibili ragioni informatiche che non approfondiamo qui, viene anche offerta la possibilità di connettersi al gestionale, ma non è la via maestra.

Un ultimo punto, tuttavia, è ancora non chiaro a Luca, e sarà affrontato nel prossimo articolo.

L’informatico ha parlato di Data Warehouse, dicendo “Ma avete un Data Warehouse o pensate di collegarvi direttamente al database  SQL Server che sta sotto a SconosciutoGest?”.

 

A cura di Francesco Bergamaschi

Martedì 6 dicembre 2022