L'utilità del budget aziendale

Il budget aziendale è il mezzo a disposizione delle aziende per individuare, a livello annuale, i ricavi da conseguire ed i costi da sostenere al fine di ottenere un’ attività prefissata. Con il budget si individuano, per un periodo pari al mese o al trimestre, ricavi e costi di competenza dell’esercizio sino ad ottenere il risultato economico. Lo stesso può essere scomposto nei budget settoriali che vengono definiti rispettando determinati step.

Si parte quindi dal budget delle vendite, si passa per quello delle scorte di magazzino, della produzione, degli acquisti, del personale, dei costi generali e così via. Come già detto il punto di partenza del budget è la previsione delle vendite. L’individuazione dei probabili mercati e le loro portate sta alla base della formulazione di questo prospetto. Si aggiunge al valore relativo delle previsioni di vendite quello delle rimanenze finali di merci, sottraendo le rimanenze iniziali.

Si passa quindi a calcolare il budget degli acquisti, che altro non è se non la somma del fabbisogno di merci e delle rispettive rimanenze finali (sottratte poi quelle iniziali).

Il budget del personale vedrà l’importo dei costi previsti per le retribuzioni del personale, a cui andranno sommati i contributi sociali, gli oneri legati ai dipendenti come il trattamento di fine rapporto, i costi di formazione, le indennità e via discorrendo.

Il budget delle spese per servizi comprenderà tutti i costi riguardanti le spese generali di produzione, amministrazione e distribuzione.

La fase di controllo poi vedrà impegnati tutti i settori dell’azienda, coordinati da un responsabile (controller).

Lo strumento sin qui redatto ha una funzione di conoscenza e coordinazione della gestione in mano a chi amministra l’azienda e deve avere la caratteristica fondamentale della flessibilità, cioè deve poter essere aggiornato periodicamente.

Al fine di redigere i budget, si utilizzeranno parametri standard finalizzati ad ottenere grandezze facilmente paragonabili ai valori consuntivi. Questi termini di confronto raffigurano una misura espressa in quantità o in valore, stabilita preliminarmente e relativa alle merci, o all’utilizzo orario di macchinari, alla mano d’opera impiegata o alle spese varie. Gli standard possono essere definiti secondo condizioni ideali, nel caso si basino sulla massima capacità produttiva aziendale, o al massimo rendimento del personale, degli impianti e così via; oppure possono essere definiti sulle condizioni medie della funzionalità dell’azienda, oppure sulle condizioni previste, tenendo conto lo storico che gli operatori aziendali sono stati in grado di porre in essere per raggiungere determinati obiettivi.

Il budget di gestione avviene seguendo una procedura ben definita. Si parte raccogliendo una serie di elementi utili ad effettuare le previsioni, fissando contestualmente gli obiettivi da raggiungere lungo l’esercizio, sezionando i costi e distinguendo tra quelli fissi e quelli variabili, stendendo quindi un progetto di budget con suddivisioni mensili o trimestrali, per poi arrivare a discuterne i contenuti e facendo approvare il budget dalla direzione generale o dal consiglio di amministrazione. A quel punto i vari responsabili aziendali vengono coinvolti, soprattutto in fase di consuntivazione ed analisi degli scostamenti in modo da effettuare rettifiche ed assestamenti al budget se necessari, correggere eventualmente gli obiettivi iniziali e riferire gli standard in caso di necessità. Molte sono le figure interessate al rispetto del budget e, gli obblighi legati al rispetto delle grandezze ferma restando la possibilità di modifica dei prospetti, permeano il lavoro e la gestione di tutti gli attori coinvolti, a 360° e lungo tutto il periodo di riferimento.

La mancanza del raggiungimento di traguardi prefissati pone in evidenza le probabili inefficienze di alcuni responsabili nel raggiungere gli obiettivi condivisi. Tutto questo sicuramente è utile per scoprire le cause degli scostamenti e la loro eliminazione.

La predisposizione del budget inoltre presenta di certo un costo che andrà a gravare sulla struttura aziendale, in termini di maggior lavoro amministrativo o in termini di acquisto software ed hardware dedicati. Tuttavia le spese il più delle volte sono giustificate dai risultati ottenibili, traducibili in una completa vision della situazione gestionale da un lato, e in possibili futuri guadagni raggiungibili rispettando i dati forniti dai differenti budget dall’altro.

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5 novembre 2014

Commercialista Telematico

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