Quali compensi e indennità spettano ai lavoratori dipendenti in trasferta? Dalla diaria forfettaria alle ore di viaggio, vediamo come si trattano nel complesso le trasferte aziendali.
La trasferta appartiene agli eventi della vita lavorativa del dipendente in cui quest’ultimo è chiamato a svolgere la prestazione in un luogo diverso rispetto alla sede abituale di lavoro definita nella lettera di assunzione o nelle intese successivamente intercorse tra le parti in forma scritta.
Stando agli orientamenti della giurisprudenza di Cassazione per poter definire lo spostamento del lavoratore come “trasferta” è necessaria la presenza dei seguenti requisiti:
- la permanenza del legame del lavoratore con il luogo di lavoro abituale;
- la temporaneità dello spostamento del lavoratore;
- l’effettuazione della prestazione lavorativa in un luogo diverso a seguito di un’apposita disposizione aziendale (la Suprema Corte ha peraltro ritenuto irrilevante il consenso del lavoratore, ai fini della qualificazione della trasferta).
Da notare che il dipendente in trasferta si distingue dal trasfertista se ricorrono contestualmente le seguenti condizioni:
- mancata indicazione nel contratto della sede di lavoro del trasfertista;
- svolgimento di una prestazione che richiede una continua mobilità;
- corresponsione, a causa dello svolgimento della prestazione in luoghi sempre diversi e variabili, di un’indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa (le indennità al trasfertista vengono riconosciute a prescindere se il dipendente si è recato in trasferta e dove quest’ultima si è svolta).
Chiarite le caratteristiche essenziali della trasferta, nel corso della stessa il lavoratore, oltre ad aver diritto alla retribuzione che gli sarebbe spettata se avesse lavorato nella sua sede abituale, può ricevere una serie di somme aggiuntive.
Analizziamo la questione in dettaglio.
I compensi aggiuntivi ai lavoratori in trasferta
In aggiunta alla retribuzione che sarebbe spettata al lavoratore in caso di prestazione resa nella sede abituale di lavoro, il dipendente in trasferta ha diritto ad una serie di compensi aggiuntivi, se previsti dalla contrattazione collettiva nazionale, territoriale, aziendale o individuale.
Di norma le fonti contrattuali possono prevedere:
- una specifica indennità forfettaria (cosiddetta “diaria”) in parte riconosciuta per compensare le spese sostenute dal dipendente in trasferta in parte in ragione del disagio sofferto dal dipendente chiamato a svolgere la prestazione in un luogo diverso da quello abituale (sistema forfettario);
- il rimborso delle spese effettivamente sostenute dal dipendente in trasferta, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (sistema analitico);
- rimborso di tutte o alcune delle spese effettivamente sostenute dal dipendente e riconoscimento di una specifica indennità forfettaria (sistema misto).
La scelta del meccanismo di compensazione delle trasferte dipende da quanto disposto dalla contrattazione (collettiva o individuale). In presenza di più opzioni possibili la decisione sul metodo di pagamento dev’essere assunta con riguardo all’intera trasferta.
Di conseguenza, non è possibile, nell’ambito di una stessa trasferta, adottare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro.
Come devono essere retribuite le ore di viaggio?
Chiarito che le ore di svolgimento della prestazione in trasferta sono equiparate a quelle rese nella sede abituale di lavoro, sorge il dubbio con riguardo al trattamento economico da riservare ai periodi di viaggio necessari per il tragitto di andata e ritorno.
Quando si parla di orario di lavoro?
Il Decreto legislativo 8 aprile 2003, numero 66, articolo 1, comma 2, lettera a) definisce orario di lavoro (da retribuire) qualsiasi periodo in cui il dipendente è al lavoro, a disposizione del datore di lavoro e soggetto al suo potere direttivo, intento ad assicurare lo svolgimento della prestazione manuale e / o intellettuale indicata nel contratto di assunzione o nelle intese successivamente intercorse tra le parti.
Tragitto casa – lavoro
Il tempo impiegato dal dipendente per recarsi sul luogo di lavoro (e ritorno) non si qualifica come orario di lavoro e, pertanto, non dev’essere retribuito (Circolare del Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali del 3 marzo 2005, numero 8).
Tragitto casa / hotel – trasferta
Salvo diverse previsioni contrattuali, come precisato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con la Risposta ad Interpello del 2 aprile 2010, numero 15, il tempo impiegato giornalmente per raggiungere la sede di lavoro durante il periodo della trasferta non può considerarsi come impiegato nell’esecuzione dell’attività lavorativa vera e propria, non facendo parte dell’orario di lavoro effettivo.
Pertanto, il tragitto casa / hotel – luogo della trasferta, non sommandosi al normale orario di lavoro, non dev’essere retribuito dall’azienda.
Tragitto sede legale / punto di raccolta – trasferta
Il tempo impiegato dal dipendente dal luogo di raduno (sede legale dell’azienda o un diverso punto di raccolta, come il magazzino) e quello di svolgimento della prestazione lavorativa in trasferta, è da qualificarsi come orario di lavoro, se funzionale all’attività lavorativa.
In particolare, si considera come funzionale alla prestazione lo spostamento del lavoratore obbligato a presentarsi presso la sede aziendale, salvo poi, di volta in volta, essere comandato a presentarsi in località diverse per svolgervi la prestazione lavorativa.
Si considera altresì funzionale alla prestazione (e, come tale, da retribuire in quanto orario di lavoro) lo spostamento dei dipendenti che, prima di recarsi sul luogo di svolgimento della prestazione, devono recuperare dal magazzino aziendale gli strumenti necessari per l’attività lavorativa.
In tal caso, il tempo impiegato dal magazzino al luogo della trasferta è orario di lavoro retribuito.
Un’eccezione riguarda le ipotesi in cui i dipendenti, per semplice comodità e senza che ciò sia funzionale allo svolgimento della prestazione, si radunano in un luogo diverso da quelli di proprietà dell’azienda (ad esempio un bar) salvo poi recarsi sul luogo della trasferta.
Sono fatte salve le disposizioni della contrattazione collettiva / individuale
Al di là di quanto appena descritto, sono fatte salve le disposizioni della contrattazione collettiva / individuale che, come condizione di maggior favore, impongono al datore di lavoro di retribuire le ore di viaggio altrimenti economicamente non coperte, riguardanti:
- il tragitto casa – lavoro;
- il tragitto casa / hotel – luogo della trasferta;
- il tragitto sede legale / punto di raccolta – trasferta.
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Paolo Ballanti
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