Il datore di lavoro è tenuto a comunicare al dipendente, al momento dell’assunzione e in caso di variazioni, informazioni importanti riguardanti il contratto, inclusi l’orario di lavoro e eventuali modifiche future. La lettera di variazione dell’orario deve riportare i dati del mittente e del destinatario, dettagli sulle nuove condizioni lavorative e richiedere la firma del lavoratore per accettazione.
Scopriamo tutti i passaggi necessari per redigere correttamente questa comunicazione.
Il datore di lavoro ha l’obbligo di fornire al dipendente una serie di informazioni fondamentali che riguardano i termini e le condizioni del rapporto di lavoro. Queste informazioni sono necessarie per garantire trasparenza e chiarezza sulle modalità di svolgimento del contratto, includendo dettagli come la natura delle mansioni, l’orario di lavoro, la retribuzione e altre condizioni essenziali che regolano il rapporto tra datore di lavoro e dipendente.
La definizione dell’orario di lavoro
L’obbligo di informazione è assolto dall’azienda mediante la consegna al lavoratore, all’atto dell’instaurazione del rapporto e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, in alternativa di:
- contratto individuale di lavoro redatto per iscritto;
- copia della comunicazione di instaurazione del rapporto.
Tra le informazioni da fornire obbligatoriamente al dipendente figura, ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera o) del Decreto legislativo numero 152/1997, la programmazione dell’orario normale e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario in tutto o in gran parte prevedibile.
La variazione dell’orario di lavoro
Il successivo articolo 3 del D.Lgs. numero 152/1997 impone al datore di lavoro di comunicare, per iscritto, al lavoratore, qualsiasi modifica riguardante le informazioni inizialmente fornite in sede di assunzione, ivi comprese quelle di cui alla citata lettera o). Fanno eccezione le sole ipotesi di variazione derivanti da disposizioni legislative o regolamentari, ovvero dalle clausole del contratto collettivo.
Le modifiche devono essere segnalate ai dipendenti interessati entro il primo giorno di decorrenza delle stesse.
In virtù degli obblighi imposti dalla normativa vigente i datori di lavoro sono tenuti, in caso di variazioni riguardanti la programmazione dell’orario normale, a comunicare al dipendente la modifica, per iscritto, a mezzo stesura di un’apposita lettera di variazione dell’orario di lavoro.
Alla luce delle previsioni normative analizziamo in dettaglio come dev’essere stilata la lettera di modifica dell’orario lavorativo.
Dati del mittente e del destinatario
La lettera di variazione di orario deve necessariamente riportare, prima di tutto, i dati del mittente (datore di lavoro) e del destinatario (lavoratore).
Mentre per il datore di lavoro è sufficiente ricorrere all’utilizzo della carta intestata, grazie alla quale si identifica senza alcun dubbio di sorta chi è il mittente, per il lavoratore devono essere indicati:
- cognome e nome;
- indirizzo di residenza, comprensivo di CAP e comune.
A seguire la lettera riporta, oltre alla modalità di consegna (ad esempio “Raccomandata a mani del lavoratore”) la data di riferimento del documento ed eventualmente il numero di protocollo interno, di norma attribuito in base all’ordine cronologico di emissione delle lettere.
Oggetto della lettera
Sempre nella parte alta del documento si identifica in maniera sintetica l’oggetto della missiva.
A tal proposito è opportuno distinguere tra le ipotesi descritte in tabella:
|
Ipotesi di variazione |
Frase da inserire |
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Variazione da full-time a part-time |
Trasformazione del contratto da full-time a part-time |
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Variazione da part-time a full-time |
Trasformazione del contratto da part-time a full-time |
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Variazione dell’orario di lavoro full-time |
Variazione dell’orario di lavoro a tempo pieno |
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Variazione dell’orario di lavoro part-time |
Variazione dell’orario di lavoro a tempo parziale |
Corpo della lettera
La parte centrale della missiva è quella che ha il compito di fornire i dettagli su:
- decorrenza della variazione;
- distribuzione dell’orario di lavoro;
- quantificazione del numero di ore settimanali.
A tal proposito è possibile utilizzare la seguente formulazione:
“A seguito delle intese intercorse Le comunichiamo che a decorrere dal [GG, MM, AAAA] il suo nuovo orario di lavoro sarà di ______ settimanali, così distribuite:
- Lunedì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Martedì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Mercoledì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Giovedì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Venerdì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Sabato ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Domenica ______ ore, dalle ______ alle ______.
Le voci di paga a Lei spettanti in ottemperanza alla normativa di legge vigente, al Contratto collettivo nazionale di lavoro ______ a Lei applicato e alle intese intercorse tra le parti, pari a ______ euro (______ / ______) mensili di cui: ______ ivi compresi gli istituti retributivi aggiuntivi e differiti, sono da intendersi riproporzionate sulla base del nuovo orario di ______ ore settimanali, come sopra descritto.
Per tutto quanto non indicato nella presente scrittura, si fa riferimento al contratto di assunzione d.d. ______, alle successive integrazioni e / o variazioni, alla normativa di legge vigente e alla contrattazione collettiva a Lei applicata”.
Parte finale
Una volta dettagliati gli aspetti relativi alla variazione di orario la missiva si chiude con il seguente invito: “La preghiamo di restituirci copia della presente firmata, per integrale accettazione e benestare”.
Successivamente è necessario riservare spazio alla firma del dipendente con la precisazione che trattatasi di: “Firma per ricevuta e accettazione”.
Fac-simile completo
Ecco di seguito un fac-simile completo della lettera di variazione orario.
[MITTENTE]
[DESTINATARIO]
[DATA]
[PROTOCOLLO]
Raccomandata a mani del lavoratore
Oggetto: variazione dell’orario di lavoro a tempo parziale.
A seguito delle intese intercorse Le comunichiamo che a decorrere dal [GG, MM, AAAA] il suo nuovo orario di lavoro sarà di ______ settimanali, così distribuite:
- Lunedì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Martedì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Mercoledì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Giovedì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Venerdì ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Sabato ______ ore, dalle ______ alle ______;
- Domenica ______ ore, dalle ______ alle ______.
Le voci di paga a Lei spettanti in ottemperanza alla normativa di legge vigente, al Contratto collettivo nazionale di lavoro ______ a Lei applicato e alle intese intercorse tra le parti, pari a ______ euro (______ / ______) mensili di cui: ______ ivi compresi gli istituti retributivi aggiuntivi e differiti, sono da intendersi riproporzionate sulla base del nuovo orario di ______ ore settimanali, come sopra descritto.
Per tutto quanto non indicato nella presente scrittura, si fa riferimento al contratto di assunzione d.d. ______, alle successive integrazioni e / o variazioni, alla normativa di legge vigente e alla contrattazione collettiva a Lei applicata.
La preghiamo di restituirci copia della presente firmata, per integrale accettazione e benestare.
Cordiali saluti,
Il Presidente / legale rappresentante
[FIRMA]
Per ricevuta e accettazione
[LUOGO e DATA]
[FIRMA]
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Paolo Ballanti
Martedì 22 ottobre 2024
