È violazione della privacy non disattivare l’account e-mail dell’ex dipendente

Il datore di lavoro deve disattivare la casella e-mail aziendale fornita al dipendente per non incorrere in illeciti in materia di protezione dei dati personali.

email ex dipendente violazione privacyPrivacy violata per mantenimento dell’account email dell’ex dipendente

Il datore di lavoro è tenuto a disattivare la casella email aziendale intestata all’ex dipendente dopo la cessazione del rapporto di lavoro: lo ha chiarito il Garante per la protezione dei dati personali con il Provvedimento del 4 dicembre 2019 [doc.web n. 9215890]: ciò in quanto si ravviserebbe una violazione della privacy del dipendente.

 

Email ex dipendente – violazione privacy: il caso

Il caso sorge in relazione a un reclamo presentato nei confronti dell’ex datore di lavoro da parte di un dipendente, che per puro caso è venuto a conoscenza della “persistente attivazione” dell’account di posta assegnatogli a un anno dalla cessazione del rapporto di lavoro.

In particolare la conoscenza che l’account di posta elettronica di tipo individualizzato (XX@XX.it) era stato mantenuto attivo, è avvenuto solamente in occasione di un reclamo proposto dall’ex datore di lavoro, in relazione a una mail pervenuta a quello stesso indirizzo di posta elettronica, con la quale l’azienda era venuta a conoscenza che l’ex dipendente proponeva ai clienti prodotti in diretta concorrenza con quelli della società; la mail risaliva però a un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro di tale soggetto.

L’ex lavoratore aveva così fatto pervenire all’ex datore una formale diffida alla disattivazione dell’account, ma l’azienda aveva risposto in ordine a diverse questioni:

  1. l’account non era stato disattivato perché il dipendente non aveva provveduto ad inviare ai clienti della società una comunicazione con i nuovi riferimenti aziendali, e perché il ricevimento delle email indirizzate a tale soggetto era indispensabile alla corretta gestione dei rapporti commerciali della società;
     
  2. erano state aperte solo le mail provenienti dalla clientela;
     
  3. l’account sarebbe stato disattivato nel momento in cui l’ex lavoratore avrebbe comunicato un nuovo indirizzo e-mail ai clienti con cui era in contatto.

 

L’opinione del Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali, in sintesi rileva come l’account sia rimasto attivo per un periodo di tempo significativo (pari a circa un anno e sette mesi, durante il quale la società ha acceduto alle comunicazioni ivi pervenute).

In effetti, come precisato anche dal Provvedimento Gar. Prot. Dati Pers.  n. 551/2014, “lo scambio di corrispondenza elettronica (estranea o meno all’attività lavorativa) su un account di tipo individualizzato con soggetti interni o esterni alla compagine aziendale configura un’operazione che consente di conoscere alcune informazioni personali relative all’interessato, anche relativamente ai dati c.d. esterni delle comunicazioni (data, ora, oggetto, nominativi di mittenti e destinatari)”, e nel caso specifico l’elenco delle comunicazioni ricevute sull’account aziendale riferito al reclamante dopo la cessazione del rapporto di lavoro contiene anche messaggi non riferibili all’attività professionale, quali inviti su LinkedIn, inviti ad iniziative culturali, e pubblicità di un istituto bancario alla clientela.

Così, in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, il datore deve rimuovere gli account di posta elettronica aziendali riconducibili a persone identificate o identificabili (in un tempo ragionevole), occupandosi di adottare  “sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del titolare del trattamento, provvedendo altresì ad adottare misure idonee ad impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo durante il periodo in cui tale sistema automatico è in funzione”.

In definitiva, è illecito mantenere attivo l’account aziendale di posta elettronica assegnato al dipendente dopo la cessazione del rapporto di lavoro per un periodo di tempo superiore a quello…

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