Busta paga: modalità e termini di consegna e pagamento

In questo articolo vedremo:

  • cosa deve contenere una busta paga,
  • quali sono i termini e le modalità di consegna della busta paga,
  • a quali sanzioni può essere soggetto il datore di lavoro,
  • la rilevanza probatoria della busta paga,
  • modalità e termini di pagamento della retribuzione al lavoratore.

 

Consegna e contenuto della busta paga

 

Modalità di consegna della busta pagaLa Legge [1] impone al datore di lavoro di consegnare ai propri dipendenti, al momento della corresponsione della retribuzione, un prospetto paga, affinché il lavoratore sia in grado di verificare se è stata calcolata correttamente la sua retribuzione, o comunque se nella busta paga siano stati inseriti tutti i dati retributivi e non che hanno caratterizzato il mese che si sta retribuendo.

La suddetta norma, abbastanza datata, prevede che il prospetto paga da consegnare al dipendente sia firmato, siglato o riporti il timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci.

Oggigiorno con l’utilizzo delle più moderne tecnologie informatiche il datore di lavoro consegna al lavoratore una stampa laser del prospetto paga o addirittura, come si dirà in seguito, può inviare allo stesso un file in formato pdf del cedolino paga.

 

Cosa deve contenere la busta paga

 

Il datore di lavoro non è obbligato ad adottare un layout specifico di busta paga purché la stessa contenga i dati anagrafici del dipendente (nome, cognome e qualifica professionale), il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli elementi della retribuzione, compresi gli assegni per il nucleo familiare e le singole trattenute.

Se al lavoratore viene erogata anche retribuzione in natura, che determini un incremento dell’imponibile previdenziale e fiscale, allora anche tale tipologia di voce retributiva va riportata nel prospetto paga [2].

 

Il Libro Unico del Lavoro (LUL)

Le singole annotazioni riportate nella busta paga devono coincidere fedelmente con quanto riportato nel libro unico del lavoro (LUL) [3].

E’ chiaro che l’assolvimento dell’obbligo di consegna della busta paga può essere rispettato anche fornendo al lavoratore, anziché il prospetto paga, una copia delle scritturazioni effettuate nel LUL.

Nella maggior parte dei casi il LUL, elaborato con i principali software di paghe, contiene anche maggiori informazioni rispetto a quanto strettamente richiesto dalla legge.

Nello specifico nel LUL spesso si espongono anche la situazione ferie e permessi (maturazione e godimento), i progressivi annuali, i carichi familiari ai fini del calcolo delle detrazioni e degli assegni per il nucleo familiare, le presenze mensili con i singoli giustificativi delle assenze e sospensioni, etc.

 

Modalità di consegna della busta paga

 

I cedolini paga o la copia del LUL devono essere consegnati ai lavoratori in busta chiusa per evitare di ledere il loro diritto alla riservatezza.

Gli uffici del personale preposti alla consegna dei cedolini sono quindi tenuti a tutelare la privacy dei lavoratori impedendo l’indebita conoscenza dei dati e delle informazioni della sfera privata da parte di persone non autorizzate.

 

Attestare la consegna della busta paga al lavoratore

 

Il datore di lavoro ha l’onere della prova di dimostrare di aver consegnato, mese per mese, le buste paga al dipendente: è consuetudine quindi, al momento della consegna del cedolino, far sottoscrivere per ricevuta al lavoratore una copia della busta paga consegnata allo stesso.

L’esibizione delle buste paga firmate per ricevuta dal dipendente è sempre richiesta dagli organi di vigilanza a seguito di ispezioni.

A tale proposito si fa notare che nella sezione relativa alla richiesta di documentazione, contenuta nel Verbale di primo accesso ispettivo, c’è un’apposita voce “Prospetti paga sottoscritti” a dimostrazione che tale documentazione è sempre richiesta dal personale ispettivo per controllare se il datore di lavoro ha assolto o meno all’obbligo di consegna dei prospetti paga.

 

La firma del lavoratore sulla busta paga non ne dimostra il pagamento

In aggiunta ai cedolini paga sottoscritti gli organi ispettivi spesso richiedono altresì l’esibizione di idonea documentazione utile a dimostrare il pagamento della retribuzione con strumenti tracciabili.

Infatti, la sottoscrizione della busta paga “per…

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