Invio telematico dei bilanci senza la firma dell’amministratore

La circolare di Unioncamere del 11/02/2004 diramata alle Camere di Commercio italiane, si è occupata delle modifiche apportate dall’art. 2, comma 54 , della Legge 24/12/2003 n. 350 ( Legge Finanziaria 2004 ) alla Legge 24/11/2000 n. 340. In particolare, la predetta disposizione, ha introdotto due nuovi commi all’art. 31 della Legge 24/11/2000 n. 340 che, in estrema sintesi, consentono ai professionisti contabili l’invio dei bilanci e di tutti gli atti di cui all’art. 2435 del c.c. in forma semplificata.

In altri termini,

l’invio dei bilanci e degli altri documenti che per legge non devono essere redatti da un notaio, che non risultino autenticati digitalmente dai soggetti obbligati a produrli, potrà validamente avvenire mediante la sola sottoscrizione digitale dell’intermediario telematico.

La semplificazione, fortemente voluta dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e dal Consiglio Nazionale dei Ragionieri e Periti Commerciali, è arrivata, lasciando però alcuni dubbi in tema di attestazione della conformità degli atti consegnati all’intermediario telematico per la successiva trasmissione al Registro delle Imprese.

L’invio dei bilanci in forma semplificata – Le novità normative

Il comma 2 quater, all’art. 31 della Legge 24/11/2000 n. 340, recita:

Il deposito dei bilanci e degli altri documenti di cui all’art. 2435 del Codice Civile può essere effettuato mediante trasmissione telematica o su supporto informatico degli stessi, da parte degli iscritti negli Albi dei Dottori Commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali, muniti della firma digitale e allo scopo incaricati dai legali rappresentanti della società.

E fin qui niente di particolare se non la conferma del ruolo di intermediari preferenziali nella trasmissione degli atti da iscrivere nel Registro delle Imprese, dato a Dottori Commercialisti e Ragionieri Collegiati.

Il comma 2 quinquies all’art. 31 della Legge 24/11/2000 n. 340 soggiunge: il professionista che ha provveduto alla trasmissione di cui al comma 2 quater, attesta che i documenti trasmessi sono conformi agli originali depositati presso la società.

Poi prosegue disponendo : La società è tenuta al deposito degli originali presso il Registro delle Imprese su richiesta di quest’ultimo.

E ancora : Gli iscritti agli Albi dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e Periti Commerciali, muniti di firma digitale incaricati dai rappresentanti legali della società, possono richiedere l’iscrizione nel Registro delle Imprese di tutti gli atti societari per i quali la stessa sia richiesta e per la cui redazione la legge non richiede espressamente l’intervento di un notaio.

Riflessioni sul sistema di certificazione dei documenti senza firma digitale.

Dopo una prima fase transitoria, la legge 340/2000 è andata a regime, in via definitiva, il 01/11/2003, con indubbi vantaggi sia per i professionisti interessati che per le Camere di Commercio. Non senza difficoltà i professionisti italiani, ancora una volta, hanno saputo dimostrare di essere all’altezza del compito loro imposto.

Anche le Camere di Commercio hanno, in modo assai differenziato, iniziato a produrre guide e materiale di vario genere per coadiuvare i professionisti nello svolgimento delle pratiche. A queste iniziative, aggiungiamo gli incontri promossi dai vari Ordini locali per spiegare, anche con l’uso di lucidi, come andavano trattate alcune tipologie tipo di pratiche camerali quali: deposito bilancio, variazioni cariche sociali, ecc..

Nella circolare si legge che viene consentito ad alcuni professionisti iscritti ai relativi Albi di eseguire, su incarico delle società, il deposito dei bilanci al Registro delle Imprese, attestandone la conformità agli originali .

E proseguendo, si sottolinea che in tal modo non si è voluto creare un regime di esclusiva a favore di alcuni professionisti iscritti ai relativi Albi con conseguente esclusione per tutti gli altri soggetti dalla facoltà di eseguire il deposito e l’iscrizione degli atti nel Registro delle imprese nel rispetto dei principi generali stabiliti dalla legge.

Insomma, con la disposizione in oggetto si è stabilito che i Dottori Commercialisti e i Ragionieri Collegiati possono adempiere alla delega di trasmissione ricevuta senza che sia necessario allegare il documento contenente la procura con al firma autografa – non digitale – e il documento di riconoscimento del delegante non scaduto.

Occorre invece che :

• il professionista autocertifichi nel modello NOTE del programma FEDRA, che va aggiunto alla pratica camerale oggetto di trasmissione, la condizione di soggetto abilitato nei confronti del quale non sussistono procedimenti disciplinari che impediscano l’esercizio professionale con una dichiarazione del seguente tipo: pratica telematica presentata dal sottoscritto dottore commercialista/ragioniere, iscritto all’Albo della provincia di                       al n.                , non sussistendo nei suoi confronti provvedimenti disciplinari che ne impediscano l’esercizio della professione, quale incaricato dal rappresentante legale della società, ai sensi dell’art. 2, comma 54, della L. 24/12/2003 n. 350;

• il professionista attesti la conformità del documento da trasmettere, non contenente firma digitale del rappresentante legale della società obbligata, all’originale trascritto e sottoscritto sui libri sociali.

E’ proprio quest’ultimo aspetto che lascia maggiormente perplessi, specie nelle ipotesi in cui il professionista o funge da semplice trasmettitore della pratica o in qualità di consulente esterno della società non presiede, personalmente o mezzo suo incaricato alla redazione del Libro degli Inventari.

Come è noto l’art. 2217 del Codice Civile stabilisce che l’inventario si chiude con il Bilancio di esercizio e che l’inventario deve essere redatto e sottoscritto entro 3 mesi dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette (art. 2217, 3° co, c.c.; art. 15, 1° co., D.P.R. n. 600/1973),

dal titolare dell’impresa individuale o dal legale rappresentante della società. Con l’introduzione dell’obbligo generalizzato di trasmissione telematica delle dichiarazioni, il termine di scadenza della presentazione delle dichiarazioni coincide con quello di trasmissione e i tre mesi per la redazione e la sottoscrizione dell’inventario decorrono da tale data. Pertanto scadrà in data 31 gennaio 2005 il termine per la redazione e sottoscrizione dell’inventario relativo all’anno 2003, posto che il termine per la trasmissione   telematica   delle   dichiarazioni   modello   Unico   2004,   scadrà,   in   via generalizzata il prossimo 31 ottobre 2004.

La domanda che sorge spontanea è: come farà il commercialista ad attestare entro il prossimo 29/05/2004 che il Bilancio trasmesso corrisponde a quella parte dell’inventario che non risulta trascritta sul libro degli inventari, non essendo a tale data scaduto il termine per la redazione dell’inventario che si conclude con il bilancio di esercizio oggetto di trasmissione ? Qualcuno potrebbe affermare che con la procura abbinata al documento valido di identità si risolve ogni cosa. A questo riguardo ricordiamo che il

documento di identità certifica semplicemente la validità della firma autografa apposta sulla procura, non l’autenticità del Bilancio consegnato al professionista rispetto a quello trascritto sui libri sociali. Quindi, quali le alternative ?  Si possono ipotizzare i seguenti casi :

1. la società che si rivolge al professionista esterno per la trasmissione telematica, non tenutario delle scritture contabili, trascrive e sottoscrive in anticipo rispetto al termine naturale, l’inventario e il bilancio sul libro degli inventari, che viene esibito al professionista all’atto della consegna dei documenti da trasmettere;
2. il professionista, confidando nella successiva fedele trascrizione e sottoscrizione, dei documenti a lui consegnati, non autenticati digitalmente dal rappresentante legale della società, decide di rischiare, inviando gli stessi, previa attestazione di conformità agli originali a lui consegnati;
3. la terza via1 potrebbe consistere nell’apporre in calce al bilancio da trasmettere, unitamente alla formula di rito: il presente bilancio è vero e reale e corrisponde alle risultanze delle scritture contabili, omiss…, una dichiarazione di responsabilità del legale rappresentante della società cliente che attesti l’autenticità e la conformità   del    documento    informatico    consegnato    al    professionista delegatario, rispetto al documento originale trascritto e sottoscritto sui libri sociali, con ulteriore sottoscrizione di quest’ultima dichiarazione.

Diversamente, considerato il rischio di falso in cui potrebbe incorrere il professionista, converrebbe rinunciare all’incarico ricevuto.

Speriamo, che nelle more del termine di trasmissione dei bilanci 2003, giungano dei chiarimenti sulla questione, perché la semplificazione sbandierata non rappresenti un ulteriore fonte di preoccupazione per i commercialisti.

¹ Questa terza soluzione non è espressamente definita nella legge, per cui sarebbe opportuno concordarla preventivamente con il Registro delle Imprese.

A cura di Enrico Larocca

Aprile 2004