La condivisione del report in Power Bi con i clienti dello Studio

Come abbiamo visto nell’articolo precedente, Luca ha condiviso con successo con i soci del suo studio un report interno di timing. E’ anche riuscito a rendere il relativo aggiornamento automatico ad intervalli prefissati tramite il gateway.

In studio la confidenza è cresciuta, nonostante qualche scettico ci fosse che pensava che questo tempo da Luca dedicato ad un’attività così fuori dall’ordinario per un commercialista fosse tempo perso.

Come condividere il report in Power Bi coi clienti?

Luca, adesso, vuole rispondere ad una delle domande più importanti che gli ronzano per la testa:

“è possibile che un report pubblicato sul cloud Power BI del mio studio venga condiviso con un cliente (che ha un utente esterno rispetto al mio studio)?“

La risposta è sì e, recentemente, tutto è diventato più semplice di quanto fosse qualche mese fa.

Ecco cosa scopre Luca:

1. il cliente deve avere una licenza Power BI Pro (quella da 8,4 EUR/mese) in modo da potere visionare quanto con lui condiviso;
2. l’utente del cliente (nome.cognome@dominio.it) deve essere incluso tra gli utenti del cloud Power BI dello studio di Luca, che è l’ente che condivide;
3. a questo punto, basterà condividere un’area di lavoro del cloud Power BI dello studio di Luca con il cliente e quest’ultimo potrà entrare nel suo cloud Power BI (nel suo, non in quello dello studio di Luca) e troverà la cartella condivisa direttamente lì!

Luca giudica questi passi non complessi, ma non è sicuro sul secondo: come farà a trovare, tra gli utenti con cui condividere, quello del suo cliente che non è un collega dello studio? Forse potrà aggiungerlo al volo direttamente da Power BI Cloud?

Luca fa un tentativo: si collega al cloud di Power BI del suo studio, immette le credenziali ed entra. Seleziona un’area di lavoro, clicca su “Accesso” e prova a cercare il suo cliente. Niente. Luca trova soltanto utenti del suo studio!

Luca prova a cercare un tasto, un link, qualcosa che gli permetta di creare un nuovo utente che sia visibile nel suo cloud. Niente. Decide di telefonare al suo informatico e gli chiede: “Chi inserisce gli utenti nel nostro cloud di Power BI?”

L’informatico gli risponde che sono tutti gli utenti dell’organizzazione 365 e che al momento non ci sono utenti esterni. Luca chiede, allora, se sia possibile inserire un utente esterno e come fare.

L’informatico gli risponde che questo nuovo utente (come già quelli 365 del suo studio) devono essere presenti nell’Active Directory di Azure. Uhm, una cosa complessa? No, gli risponde l’informatico e gli spiega come fare.

“Bisogna andare su https://portal.azure.com/, entrare con le proprie credenziali di amministratore, cliccare su Azure Active Directory e creare un utente guest per il cliente, che è un esterno” (vedi immagine sotto).

A quel punto, in fase di condivisione dell’area di lavoro dove si trova quanto Luca vuole condividere con il cliente, esso sarà visibile tra gli utenti con cui condividere!

Luca fa una prova con se stesso: dispone di un suo dominio personale, creato anni prima, su cui ha un utente (luca.piacoli@ilmiodominiopersonaleimmaginario.it). Attiva la licenza gratuita di Power BI su di esso, attiva la prova di 60 giorni della licenza pro e crea un utente sul Azure del suo studio con questo utente esterno.

Torna nel cloud di Power BI del suo studio e, ecco! L’utente esterno è disponibile per la condivisione! Luca condivide l’area di lavoro con questo utente esterno!

Adesso la parte più importante: Luca deve verificare come l’utente esterno possa effettivamente vedere quanto con esso condiviso. Entra nel cloud Power BI dell’utente esterno e… ecco tutto in una cartella dal nome “Condivisi da organizzazione esterne”! (vedi immagine sotto)

Luca è molto soddisfatto, non è poi così difficile! E adesso si sente pronto ad approcciare il primo cliente!

A cura di Francesco Bergamaschi

Giovedì 23 marzo 2023