Archiviazione ottica: di cosa si tratta?


detrazioni fiscaliDigitalizzazione ed intervento legislativo

I progressi e la diffusione della tecnologia e l’efficienza derivata in termini di semplificazione, rapidità e economicità delle procedure hanno portato, tra le altre conseguenze, alla digitalizzazione dei processi comunicativi.

Come spesso accade, all’innovazione è seguita, necessariamente, una normazione diretta a regolamentare ed uniformare i comportamenti degli attori del mercato di riferimento.

Riscontrando la diffusione, nel privato e nella pubblica amministrazione, di una crescente digitalizzazione delle attività, il legislatore si è affrettato ad intervenire.

Le tappe normative

Nel 2004, un decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze introdusse la normativa relativa all’archiviazione ottica sostitutiva: la firma digitale e la marcatura temporale consentivano a partire da quel momento di archiviare digitalmente un documento, lasciandone invariato il valore probatorio che caratterizzava il documento originale.

Era dello stesso anno l’intervento del Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), ora divenuto DigitPA: nella Pubblica Amministrazione e tra i privati, a libri, giornali, fatture, ddt e scritture contabili possono subentrare documenti digitali in sostituzione degli originali cartacei ed è possibile riversare l’esistente tramite l’archiviazione ottica sostitutiva.

La normativa stabilisce nel dettaglio la prassi per l’archiviazione digitale e le modalità di riversamento dei documenti, sia nativi digitali, sia digitalizzati.

Affinché tutti gli attori possano poi relazionarsi tra loro in maniera efficiente ed evitando risultati disuniformi e incomunicabilità, le procedure di archiviazione devono rispettare gli standard previsti dalla norma UNI SinCRO (Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali).

Outsourcing della digitalizzazione

L’archiviazione ottica integra tutti i processi aziendali e per la sua complessità ed onerosità è generalmente delegata ad aziende specializzate nell’outsourcing della conservazione sostitutiva.

In effetti per esigenze di flessibilità, velocità d’esecuzione, risparmio di denaro e riduzione degli spazi fisici occupati dal cartaceo, il work flow di una qualsiasi azienda va incontro, ieri come oggi, a necessità di dematerializzazione. Le soluzioni di digitalizzazione della documentazione beneficiano di software complessi e infrastrutture tecnologicamente avanzate, in grado di prendere in conto la gestione documentale in processi di razionalizzazione e dematerializzazione del cartaceo o in creazione di progetti paperless sin dall’inizio.

Tra i vantaggi evidenti che si ottengono dalla diffusione crescente dell’archiviazione digitale, vi è la standardizzazione delle procedure e l’uniformità dello scambio delle informazioni. Questo significa che le aziende partner possono comunicare tra loro e/o con la P.A. anche mediante l’invio di comunicazioni di qualsiasi tipo, in tempi istantanei, evitando costi aggiuntivi e sprechi di tempo.

L’ufficialità e la legalità della condivisione dei documenti sono garantite dall’apposizione delle firme digitali: i software per l’archiviazione ottica prendono in carico infatti anche l’aspetto dello SPID.

28 luglio 2017

Bassilichi


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