Business english: come predisporre un ordine di merci in inglese

di Commercialista Telematico

Pubblicato il 25 giugno 2006

Come predisporre in modo corretto e professionale un ordine di merci in inglese. con esempio di ordine bi-lingue (italiano – inglese). A cura di Liliana Vallana e LinkUp.

Come effettuare ordini di merci in inglese

In tutte le parti del mondo i dati contenuti in un ordine di merci o servizi sono piuttosto simili. Un ordine deve contenere tutte le informazioni utili per una sua pronta e precisa esecuzione.

Per facilitare il più possibile gli scambi, molte aziende con fornitori esteri formulano automaticamente i loro ordini in due o più lingue. Non è raro che l’ordine di un’azienda svizzera, per esempio, arrivi tradotto addirittura in quattro lingue.

 

Segue un modello di lettera di ordine bi-lingue (italiano – inglese):

 

ordine di merci in inglese

ordine di merci in italiano e inglese

 

 

Note sugli ordini di merci in lingua inglese

1) Ogni ordine (in inglese britannico “order, in americano “purchase order”) deve avere un numero di riferimento. Il numero viene abbreviato in “n°” oppure no. e mai in “n.”

2) In tutto il mondo, con l’eccezione degli USA, la data va espressa in gg/mm/aa (in America si inverte il mese e il giorno, quindi 30/04/06 diventa 04/30/06).

3) “Ref” significa riferimento – può essere seguito da un codice interno oppure dal nome di chi fa l’ordine.

4) E’ importante specificare chiaramente il nome e l’indirizzo dell’azienda e anche la nazione, la quale spesso manca sulla carta intestata. E’ utile anche indicare il numero di telefono e fax con relativo prefisso internazionale per eventuali comunicazioni / conferme in merito all’ordine.

5) La partita IVA è quasi sempre richiesta sui documenti di trasporto nelle spedizioni verso i paesi della Comunità europea.

6) “Supplier” può essere sostituito da “Vendor” (soprattutto negli USA).

7) Va specificato in modo molto chiaro, onde evitare errori, se l’indirizzo di consegna è diverso dall’indirizzo dell’azienda ordinante. Quando la merce deve essere spedita direttamente ad un cliente finale dell’azienda ordinante, è utile anche indicare se sul documento di trasporto si possono specificare i prezzi o meno.

In alcuni paesi (per esempio, Svizzera o USA) la merce deve sempre viaggiare con relativa fattura e quindi raramente un’azienda richiede che la merce venga spedita ad un suo cliente finale in quanto questi potrebbe vedere i prezzi del fornitore comunitario all’importatore.

8) Le quantità sono espresse con semplici numeri (23 green plastic garden chairs) o con il numero seguito da X (23 X green plastic garden chairs) o, a volte, con il numero seguito da off (23 off green plastic garden chairs).

9) Bisogna prestare attenzione all’uso delle parole “shipping date” e “delivery date”:

  • “shipping date” è la data entro la quale la merce deve partire dalla fabbrica / magazzino,
  • invece “delivery date” è la data entro la quale la merce deve arrivare al cliente.

 

10) Alla fine dell’ordine vengono specificate altre informazioni utili.

 

Da ricordare:

Un ordine completo di tutte le informazioni necessarie garantisce una sollecita esecuzione e rende molto più semplice il compito a chi deve eseguirlo. La gestione di ordini incompleti richiede molto più tempo, spesso costringe il ricevente ad inviare ulteriore corrispondenza (per fax o e-mail) per poter raccogliere tutte le informazioni necessarie.

 

A cura di Liliana Vallana e LinkUp.

luglio 2006

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