La sostituzione del legale rappresentante è un evento frequente nella vita aziendale, ma richiede attenzione: INPS, INAIL, portali regionali e gestionali paghe devono essere aggiornati con precisione. Ecco una guida chiara ai passaggi da seguire per evitare errori e garantire continuità nella gestione dei rapporti di lavoro.
Nuovo legale rappresentante: come gestire le comunicazioni a INPS, INAIL e portali obbligatori
La variazione del soggetto identificato come legale rappresentante dell’azienda nella gestione dei rapporti di lavoro rappresenta un evento frequente nella vita di un’impresa.
Analizziamo in dettaglio come effettuare le dovute segnalazioni ad INPS e INAIL.
Comunicazione INPS
Per procedere all’iscrizione del nuovo legale rappresentante all’INPS è necessario collegarsi alla piattaforma telematica “Accesso ai servizi per aziende e consulenti” disponibile sul portale “inps.it” (necessarie le credenziali SPID, CIE o CNS).
Una volta effettuato l’accesso è necessario selezionare dalla colonna a sinistra la voce “Cassetto Previdenziale Contribuente” e successivamente “Apri Ricerca” per indicare la matricola interessata dalla variazione legale rappresentante.
A questo punto, dalla voce “Contatti” l’utente richiama la voce “Crea Comunicazione” necessaria per trasmettere un messaggio direttamente all’INPS.
Dopo aver indicato i dati di contatto, il messaggio dev’essere identificato con:
- l’apposito oggetto “Posizione aziendale – Variazione Dati Aziendali”;
- la nota oggetto “Variazione legale rappresentante”.
In allegato al messaggio è opportuno allegare i documenti di identità in corso di validità del legale rappresentante, il tesserino sanitario (per il codice fiscale) e se disponibili:
- verbale di nomina;
- visura camerale aggiornata.
Una volta trasmesso il messaggio all’INPS, quest’ultimo procede alla protocollazione dell’istanza e, conclusa l’istruttoria, ne comunica l’esito.
Selezionando nei dati di contatto le voci “Notifica via SMS” e “Notifica via Email” l’utente è informato sia della protocollazione dell’istanza che dell’esito della stessa.
Comunicazione INAIL
La segnalazione all’INAIL del nuovo legale rappresentante richiede l’accesso ai servizi online dell’Istituto, attraverso l’apposita funzionalità presente nella pagina iniziale del sito “inail.it” (anche in questo caso sono necessarie le credenziali SPID, CIE o CNS).
Effettuato l’accesso si clicca su “Accedi alla lista dei servizi” e si digita “Denuncia di variazione”. In questo modo il sistema propone il servizio desiderato.
Nella piattaforma l’utente ha a disposizione tre voci:
- “Nuova variazione ditta”;
- “Variazione ditta in lavorazione”, per riprendere la compilazione delle denunce salvate in bozza e non inviate);
- “Variazioni ditta inviate”, per visualizzare lo stato delle pratiche trasmesse all’INAIL.
Per procedere alla variazione legale rappresentante è necessario cliccare su “Nuova variazione ditta”.
A seguire si inseriscono le generalità del nuovo legale rappresentante nell’apposita sezione “Titolare o legale rappresentante” dopo aver cliccato sul tasto “Abilita riquadro”.
Una volta registrata la modifica e indicato nel riquadro “Data ultima variazione” la decorrenza della carica, è possibile indicare in “Note” la ragione della variazione dati aziendali e procedere poi all’invio dell’istanza grazie alla voce “Inoltra Dati”.
Trasmessa la comunicazione l’utente, seguendo lo stesso percorso sopra descritto, ritrova la lista delle istanze trasmesse sotto la voce “Variazioni ditta inviate”.
Cliccando sul tasto “Ricevuta” è disponibile lo stato della pratica tra:
- Acquisita da web;
- Protocollata;
- In lavorazione.
La denuncia che ha terminato con esito positivo l’istruttoria INAIL si trova in stato “Completata” e può essere scaricata in formato pdf.
Comunicazioni obbligatorie con modello UniLav
Le generalità del datore di lavoro – legale rappresentante sono altresì indicate in sede di invio del modello “Unificato-Lav” o “UniLav” da trasmettere obbligatoriamente attraverso l’apposito portale telematico della Regione / Provincia autonoma competente per gli eventi di:
- assunzione;
- cessazione;
- trasformazione a tempo indeterminato;
- trasformazione da full-time a part-time o viceversa;
- distacco
Nelle ipotesi di variazione del legale rappresentante è necessario attivarsi per modificarne le credenziali sul portale regionale / provinciale competente, così da avere già i dati aggiornati precaricati in sede di compilazione e invio delle comunicazioni UniLav.
In caso contrario l’utente sarà costretto, in ogni singola comunicazione obbligatoria, a modificare i dati del legale rappresentante, dal momento che il sistema continuerà a proporre i riferimenti di quello precedente.
Si ricorda che nelle ipotesi di modifica delle generalità del legale rappresentante non è necessario trasmettere la comunicazione “VarDatori”, essendo quest’ultima limitata alle casistiche in cui cambia il soggetto identificato come datore di lavoro (e non semplicemente il suo legale rappresentante), in particolare:
- variazione della ragione sociale;
- fusione;
- cessione di ramo d’azienda;
- incorporazione;
- cessione di contratto;
- usufrutto.
Generalità del legale rappresentante nel gestionale paghe
Le generalità del legale rappresentante sono altresì indicate all’interno del gestionale paghe, ai fini dell’elaborazione del Libro Unico del Lavoro (LUL), dei cedolini paga e delle altre denunce che il software permettere di creare.
Si pensi, ad esempio, alle denunce di infortunio.
Ne consegue che l’utente è chiamato a variare, nell’apposita sezione dell’anagrafica unica dell’azienda, le generalità del soggetto identificato come legale rappresentante.
NdR: per agevolare la comprensione dei contenuti trattati, aggiungiamo il diagramma che segue, generato con il supporto dell’intelligenza artificiale, che sintetizza visivamente i concetti principali esposti nel testo.
Paolo Ballanti
Lunedì 23 giugno 2025
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