Le nuove norme di comportamento per i sindaci

Norme di comportamento per il collegio sindacale: Si applicano dal 2011


 


Decorrono dal 2011 le neo norme approvate dal CNDCEC, prima approvate in bozza nell’autunno scorso, per poi essere approvate in via definitiva.


Collegio sindacale: Funzionamento, poteri e doveri dei sindaci


Sono stati individuati anche i parametri per misurare l’indipendenza dei membri del collegio sindacale.


Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ha, quindi, approvato, in via definitiva, le norme di comportamento del collegio sindacale nelle società non quotate, che sono entrate in vigore dal 1° gennaio 2011.


E’ quanto è stato, peraltro, rilevato in dottrina (1), ove, inoltre, viene messo in risalto che, nello svolgimento dell’attività di vigilanza, il collegio sindacale:


– Applica una modalità di selezione dei controlli fondata sull’identificazione e valutazione dei rischi;


– nell’effettuare l’identificazione dei rischi determina i rischi generici e quelli specifici;


– nella valutazione dei rischi esprime un giudizio professionale, tenendo conto della struttura e dell’attività sociale.


La principale norma di riferimento è il dettato dell’art. 2403 c.c., il quale dispone che al collegio sindacale competono i seguenti doveri di vigilanza:


– osservanza della legge e dello statuto;


– rispetto dei principi di corretta amministrazione;


– adeguatezza e funzionamento dell’assetto organizzativo.


A queste responsabilità se ne aggiungono altre, quali quelle:


– sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile;


 sul bilancio d’esercizio e alla relazione sulla gestione;


– sul bilancio consolidato e alla relazione sulla gestione


– la vigilanza sull’assetto organizzativo, consistente nel valutare l’adeguatezza e il funzionamento del sistema di controllo interno.


Al fine di effettuare la loro attività di vigilanza, le norme di comportamento prevedono che i sindaci devono agire informati e tenere un atteggiamento attivo nel caso di situazioni di criticità (2).


Pertanto, essi sono tenuti a partecipare alle assemblee dei soci, alle adunanze del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo; detta partecipazione non solo assicura l’acquisizione delle informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di vigilanza, ma consente anche di valutare che le eventuali proposte del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo siano rispondenti alla legge, all’atto costitutivo ed ai principi di corretta amministrazione.


Poteri del collegio sindacale


Tra i poteri del collegio sindacale, le norme di comportamento contengono:


– La possibilità di procedere ad atti di ispezione e controllo;


– la possibilità di richiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari;


– lo scambio periodico di dati ed informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale, ove esistente;


– la facoltà di acquisire informazioni dal soggetto eventualmente preposto all’attività di controllo interno e dall’organismo di vigilanza.


In particolare, la norma dispone che il collegio si compone da tre o cinque membri effettivi e da due supplenti.


Nel caso di una variazione in diminuzione del numero dei sindaci, i sindaci restano in carica fino alla naturale scadenza, salvo che l’assemblea non disponga diversamente; mentre nell’ipotesi di una variazione in aumento del numero dei sindaci, l’assemblea provvede a nominare i sindaci necessari a completare il collegio sindacale in carica.


In tale ipotesi, i nuovi sindaci scadono insieme a quelli già in carica.


I candidati sindaci sono tenuti a fornire all’assemblea dei soci adeguate informazioni sugli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società.


L’obiettivo della dichiarazione di trasparenza resa dal professionista (da rendersi in forma scritta) è quello di fornire all’assemblea le informazioni ritenute utili ai fini di una corretta, aggiornata e completa informativa finalizzata alla scelta dei futuri sindaci.


Il sindaco deve dedicare allo svolgimento del suo incarico il tempo e l’impegno necessari, pertanto lo stesso al momento dell’accettazione dell’incarico e periodicamente nel corso del medesimo, deve valutare attentamente l’impegno e il tempo richiesto per il diligente svolgimento di esso.


Il sindaco designato deve manifestare il proprio consenso in forma scritta nel corso dell’assemblea e lo stesso deve risultare dal relativo verbale, ovvero anche dal deposito della nomina presso il registro delle imprese.


Tale adempimento viene richiesto sia per la nomina dei primi sindaci nell’atto costitutivo per la nomina dei successivi.


Nomina del collegio sindacale


Queste le precisazioni del CNDCEC sulla nomina del collegio sindacale nelle S.r.l.:


– Nel caso di superamento dei limiti per la redazione del bilancio in forma abbreviata, l’assemblea che approva il secondo bilancio in cui essi sono superati provvede alla nomina del collegio sindacale entro 30 giorni dall’approvazione dello stesso;


– medesimo discorso vale nel caso di obbligo di redazione del bilancio consolidato;


– nel caso di aumento di capitale non inferiore ad euro 120.000, la nomina del collegio sindacale deve essere effettuata entro 30 giorni dall’iscrizione della modifica nel registro delle imprese;


– nel caso di acquisizione di una partecipazione di controllo in una società obbligata alla revisione legale dei conti, la nomina del collegio sindacale deve essere effettuata nei 30 giorni successivi alla predetta acquisizione.


Requisito dell’indipendenza


Di rilievo sono anche le norme che regolano il requisito dell’indipendenza dei membri del collegio sindacale che richiede la contemporanea presenza dei seguenti aspetti:


– Corretto atteggiamento professionale che induce il sindaco a considerare nell’espletamento del suo incarico solo gli elementi rilevanti della sua funzione, escludendo ogni fattore ad esso estraneo;


– Condizione di non essere associato a situazioni o circostanze dalle quali un terzo informato possa arrivare alla conclusione che la capacità del sindaco di svolgere il proprio incarico in maniera obiettiva sia compromessa.


Ciascun sindaco deve adottare un proprio sistema di valutazione dei rischi che possono compromettere la sua indipendenza ed obiettività da:


– Rischi derivanti dall’interesse personale;


– rischi derivanti dall’auto-riesame;


– rischi derivanti dalla prestazione di attività o di patrocinio o assistenza tecnica dinanzi alle commissioni tributarie ovvero di consulente tecnico di parte;


– rischi derivanti dall’intimidazione.


Nell’effettuare tale valutazione il sindaco deve tenere conto:


– dei rapporti e delle relazioni da lui intrattenuti con società o con altra società del gruppo;


– dei rapporti e delle relazioni intrattenuti con la società o con altra società del gruppo dagli altri soggetti appartenenti alla propria rete professionale.


Nel valutare la significatività di tali rischi il sindaco deve, inoltre, considerare:


– La continuità dei rapporti di lavoro autonomo, di consulenza o di prestazione d’opera retribuita resi a favore della società o di altre società del gruppo;


– la possibilità di interferenze dell’attività di consulenza con la funzione di controllo;


– la compromissione dell’indipendenza finanziaria, la quale sussiste nel caso in cui i compensi percepiti dal sindaco da una società o da altre società del gruppo siano superiori ad un determinato livello rispetto al totale dei compensi dallo stesso percepiti o quanto il compenso percepito per l’attività di sindaco da una società o da altre società del gruppo risulta essere preponderante sul totale dei compensi della società medesima.


Cessazione dall’ufficio di sindaco


Le norme di comportamento esaminano poi le varie circostanze di cessazione dall’ufficio di sindaco:


– Scadenza dell’incarico;


– decadenza;


– revoca da parte della società;


– rinuncia;


– variazione nel sistema di amministrazione e controllo;


– decesso.


In particolare, il collegio sindacale ha piena autonomia dell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle sue attività e si riunisce con scadenza regolare almeno ogni 90 giorni, ma laddove le circostanze dovessero richiederlo anche secondo termini temporali più ravvicinati.


L’attività del collegio sindacale è collegiale, sebbene la sua organizzazione spetti al presidente.


Detto organo viene considerato regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera con la maggioranza assoluta dei presenti.


A seguito della sua nomina il collegio sindacale può prendere contatti con il precedente collegio allo scopo di ottenere le informazioni ritenute utili per lo svolgimento dell’incarico; di conseguenza i sindaci uscenti sono tenuti ad agevolare l’acquisizione delle informazioni loro richieste.


I sindaci possono, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, avvalersi di propri dipendenti e ausiliari, i quali devono essere anch’essi dotati dei requisiti di indipendenza previsti dalla normativa per i sindaci. Ma non possono farsi sostituire.


Delle riunioni del collegio sindacale e dall’attività da questo svolta occorre dare annotazione nel libro delle adunanze il quale può essere conservato:


– Presso la sede della società;


– presso lo studio del presidente del collegio sindacale o di un altro componente del medesimo, che sia stato a ciò delegato.


Nel caso in cui il verbale delle adunanze del collegio sindacale dovesse evidenziare rilievi, fatti o circostanze significative, è opportuno dare tempestiva informazione di ciò all’organo di amministrazione. Il verbale delle adunanze costituisce il documento:


– con il quale i sindaci riferiscono all’assemblea l’esito della loro attività di vigilanza, e sulla qualità informativa del progetto di bilancio;


– con il quale, a seguito della pubblicazione nel registro delle imprese,come allegato al bilancio d’esercizio, si da conto a terzi della valutazione del collegio sull’informativa della società.


Il sindaco eventualmente dissenziente all’approvazione della relazione in parola, non può redigerne una propria; allo stesso spetta solo il diritto di fare iscrivere nel verbale i motivi del proprio dissenso.


Infine, i compiti del collegio sindacale devono essere effettuati con la diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico.


 


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Note


 


(1) Ipsoa del 12 gennaio 2011


 


(2) Si veda l’articolo di Vincenzo D’Andò in La Settimana Fiscale n. 34/2010 de Il Sole 24 Ore


 








La norma di comportamento del CNDCEC mette in evidenza


 


– I doveri di vigilanza del Collegio sindacale


 


– I poteri del collegio sindacale


 


– I requisiti di indipendenza


 


– La nomina


 


– La cessazione dell’Ufficio


 


Vincenzo D’Andò


 


 


31 gennaio 2011

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