La deducibilità fiscale dei rimborsi spese e delle trasferte tende a essere sospetta in sede di verifica fiscale.
In questo articolo vediamo quali sono le regole che determinano la corretta deducibilità dal reddito di impresa di queste componenti di costo e quali sono i fattori da attenzionare per una corretta predisposizione della documentazione giustificativa.
In ordine al tema dei rimborsi spese e delle spese di trasferta, l’ostruzione al loro diritto di deduzione fiscale deriva quasi sempre da una ritenuta carenza documentale solo supportata da rilievi testuali del tipo:
- Per tutte le trasferte le note spese prodotte agli atti della verifica non riportano una puntuale descrizione del motivo per il quale è stato comandato lo spostamento dalla sede di lavoro ed in altri casi manca l’identificazione del cliente contattato nei viaggi rendicontati.
Non sono state prodotte, a titolo esemplificativo, e-mail scambiate con i clienti da cui poter verificare la corrispondenza della data e del luogo degli appuntamenti.
- Oltre a ciò, si è riscontrato, nella grande maggioranza dei casi, che non risultano allegati documenti probatori idonei ad attestare l’effettivo spostamento nel luogo indicato nella nota spese di trasferta, quali potevano essere ad esempio il ticket di parcheggio, la ricevuta/scontrino di un servizio fruito nel luogo di destinazione (bar, ristorante, Hotel), email tra committente e prestatore.
Rimborsi spese e spese di trasferta: la documentazione a sostegno
In ordine alla pretesa di tali supporti documentali si ritiene innanzitutto doveroso sottolineare come un tale novero di pezze giustificative non si raccordi con nessun presidio legislativo.
Anzi la Corte di Cassazione con la sentenza 20/02/2012 n. 2419, proprio in ordine agli obblighi documentali, ha ritenuto idonea una modulistica che, a fronte di rimborsi mensili, si limiti a rappresentare complessivamente i chilometri percorsi nel mese, senza neppure la necessità che venga data evidenza dei singoli viaggi giornalieri.
Specificamente, per la citata Corte di Cassazione, l’onere probatorio che il datore di lavoro deve assolvere per l’esclusione dei rimborsi spese da ogni onere fiscale e contributivo consiste nell’indicazione del:
- mese di riferimento;
- chilometri percorsi nel mese;
- tipo di automezzo utilizzato dal dipendente;
- raccordo con le tariffe chilometriche dell’ACI.
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