Il futuro del lavoro è smart


 

I dati parlano chiaro: anche in Italia si vanno diffondendo sempre più i principi dello smart working e sono in crescita realtà come coworking, segretariato in remoto e uffici virtuali, che promettono di trasformare completamente il panorama lavorativo del nostro paese.

Smart working

Per smart working si intende un approccio innovativo al lavoro che punta sulla flessibilità degli orari e l’autonomia nella scelta degli spazi, responsabilizzando il lavoratore e tagliando i costi per le aziende. L’impiego di tecnologie digitali, come i servizi di messaggistica e video conferenza, combinato alla diffusione dei dispositivi smart è in grado di assicurare livelli di collaborazione ed efficienza impensabili negli uffici tradizionali.

Una ricerca condotta da Doxa ha rilevato che il 17% delle grandi imprese italiane ha già in atto progetti dedicati allo smart working, una crescita del 10% rispetto all’anno precedente, mentre il 14% sta avviando iniziative destinate a concretizzarsi nei prossimi anni.

Fra le piccole e medie imprese e fra i liberi professionisti, però, la diffusione è ancora molto bassa: solo il 5% ha già avviato un progetto strutturato di smart working e se il 9% ha introdotto informalmente norme che incoraggiano flessibilità e autonomia, oltre il 50% degli intervistati non conosce ancora questa filosofia di lavoro.

 

Coworking

Altro fenomeno in crescita, sempre secondo lo studio Doxa, è quello del coworking, al quale sono già dedicati 349 spazi in Italia: il 71% dei manager pensa che il coworking possa rappresentare un’opportunità anche per le grandi aziende, in combinazione con la sempre maggiore diffusione del lavoro in remoto (che interessa già il 27% dei lavoratori italiani).

L’ufficio tradizionale sembra destinato a scomparire per lasciare posto a nuove configurazioni lavorative, ma il prof. Mariano Corso, direttore dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ha una visione diversa del futuro dell’ufficio: “Questo spazio rimane un centro operativo e di incontro importante per l’impresa, ma deve essere ripensato per venire incontro alle esigenze degli smart workers. Non più grandi open space indifferenziati per tutte le attività: occorrono piuttosto luoghi deputati alle riunioni o al brainstorming e ambienti più isolati per concentrarsi o effettuare telefonate o videoconferenze”.

 

Uffici virtuali

Se l’ufficio tradizionale va riconfigurandosi, si diffonde sempre di più il cosiddetto ‘ufficio virtuale’ o virtual office, ossia un servizio dedicato ai professionisti e alle aziende che non hanno una sede fissa o che, per questioni di immagine, decidono di servirsi di servizi di domiciliazione postale e legale o che necessitano di affittare sale riunioni e uffici di rappresentanza.

I business center che offrono questo tipo di servizi spesso includono anche la gestione della posta fisica (ricezione, smistamento e invio al destinatario), servizi di reception e la possibilità di usufruire di spazi di lavoro condivisi. In Italia, la richiesta di sale riunioni e servizi collegati è cresciuta del 67% nell’ultimo anno, forse anche perché le spese di un ufficio virtuale sono molto inferiori rispetto a quelle di una sede fisica: nessun canone di affitto e nessuna spesa per personale, arredo e utenze.

 

Segretariato virtuale

Una segretaria virtuale, o virtual assistant, si occupa di gestire chiamate, fissare appuntamenti, organizzare incontri e fornire informazioni per conto dell’azienda o del professionista per i quali lavora. Si tratta di una figura professionale nata negli Stati Uniti sul finire degli anni ’90 e sbarcata attorno al 2000 anche in Italia, dove sta diffondendosi sempre più rapidamente, soprattutto fra liberi professionisti e piccole e medie imprese, che secondo una ricerca condotta dall’Università di Berlino, mancano di offrire un’adeguata reperibilità telefonica nel 75% dei casi, con ripercussioni negative sul fatturato.

Le aziende che offrono servizi di segretariato virtuale si servono di veri e propri team di segretarie, in grado di offrire orari estremamente flessibili e di assicurare un servizio continuativo anche nei giorni festivi e durante i periodi di ferie. Inoltre, una virtual assistant non comporta alcun costo di assunzione e aggiunge un tocco personale al rapporto con i clienti, a differenza dell’impiego delle segreterie telefoniche che, secondo lo studio dell’Università di Berlino, inducono il 63% degli utenti a riagganciare.

 

3 luglio 2017

Segretaria 24


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