Fattura elettronica: potrebbe non servire il registro sezionale separato…

di Nicola Forte

Pubblicato il 15 settembre 2015

Per i contribuenti che emettono fatture in formato elettronico verso le Pubbliche Amministrazioni ed in formato cartaceo verso le altre controparti commerciali potrebbe non servire la registrazione su sezionali diversi: alcune valutazioni sulla prassi contabile ad oggi in uso e sulla cripticità delle norme.

A decorrere dal 31 marzo 2015 l’obbligo di fatturazione elettronica per le prestazioni (cessioni di beni e prestazioni di servizi) rese nei confronti di tutta la Pubblica Amministrazione è pienamente in vigore. La fattura deve essere emessa in formato digitale non solo per le prestazioni effettuate nei confronti di Ministeri, Enti previdenziali e Agenzie fiscali (adempimento già vigente dal 6 giugno 2014), ma anche nei confronti di ogni altro soggetto appartenente alla PA, quindi, Comuni, Regioni, Province...

Nella maggior parte dei casi, però, gli operatori, professionisti ed imprese, continuano ad emettere le fatture in formato analogico (cartaceo) nei confronti di tutti gli altri soggetti “privati”. Si pone quindi il problema di come numerare le fatture emesse, ed in particolare se sia o meno obbligatoria l’adozione di un’autonoma serie di numerazione. Inoltre, ai fini della registrazione ci si domanda, in questo caso, se debba essere istituito o meno un apposito registro sezionale, ovvero registri separati.

L’unico chiarimento dell’Agenzia delle entrate è piuttosto risalente ed è stato fornito con la Circ. n. 36 del 2006.

Oggi il quadro normativo di riferimento ha subìto diverse modifiche, ma l’unico documento di prassi ufficiale è quello citato. Tuttavia, l’Agenzia delle entrate ha superato le indicazioni fornite nel 2006 in un’occasione di una videoconferenza del 16 aprile 2015. Ora è auspicabile che la nuova soluzione, che di fatto consente di considerare superata la precedente, sia formalizzata in una circolare o risoluzione ufficiale.

La Circolare del 2006 si era espressa nel senso di ritenere obbligatoria l’adozione di un’autonoma serie di numerazione e dell’istituzione del registro sezionale (o di registri separati). Ad esempio il contribuente che emetteva le fatture in formato analogico doveva far seguire il numero del documento dalla lettera A (1/A, 2/A, etc); e i documenti emessi in formato elettronico dovevano essere seguiti ad esempio dalla lettera B (1/B, 2/B, etc). La soluzione del problema era strettamente collegata alle modalità di archiviazione dei documenti emessi, quindi non solo delle fatture elettroniche, ma anche di quelle analogiche.

Secondo la Circolare 36, il contribuente può circoscrivere l’archiviazione sostitutiva (in quanto obbligatoria) alle sole fatture elettroniche. Invece le fatture emesse in formato analogico (cartacee) possono essere ancora conservate e registrate seguendo le modalità ordinarie. Non è necessario, in tale ipotesi, procedere preventivamente alla scansione del documento emesso in formato analogico per poi apporre, al file così formato, la firma digitale. Il contribuente potrà continuare a conservare e registrare le fatture analogiche nel formato cartaceo senza alcun ulteriore adempimento.

Tale scelta, attinente alle modalità di conservazione dei documenti rende obbligatoria, secondo il documento di prassi citato, la distinzione delle due diverse tipologie di documenti, cartacei ed elettronici, con l’adozione di un’autonoma serie di numerazione. Inoltre la registrazione deve essere effettuata in apposito registro sezionale, ovvero in registri separati.

L’Agenzia delle entrate ha però cambiato orientamento come spiegato “informalmente” nel corso della videoconferenza del 16 aprile 2015.

La circostanza è dovuta al mutato quadro normativo di riferimento.

Le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici erano disciplinate dal DM 23 gennaio 2004. Tale decreto risulta ora completamente superato dalla nuova disciplina di cui al decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

L’art. 4, c. 2 del decreto previgente prevedeva che il processo di memorizzazione (di conservazione sostitutiva dei documenti elettronici) potesse essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture contabili, a condizione di assicurare l’ordine cronologico delle registrazioni.

L’adozione dei registri sezionali era quindi necessaria per consentire al contribuente di gestire contemporaneamente un archivio “cartaceo” ed uno informatico, ed assicurare allo stesso tempo l’ordine cronologico previsto dalla disposizione nella fase di registrazione dei documenti nel libro delle fatture emesse.

Ora, secondo quanto precisato dall’Agenzia delle entrate nel corso della predetta videoconferenza, questa esigenza è venuta meno. Ciò in quanto il DM n. 55/2013 non ha manifestato un’esigenza analoga a quella di cui al citato art. 4. In buona sostanza, nella registrazione dei documenti, cartacei ed elettronici, è sufficiente rispettare l’ordine cronologico di emissione avendo riguardo a tutte le fatture (analogiche ed elettroniche) senza distinguere l’una tipologia di fattura rispetto all’altra. In questo caso ne consegue la non obbligatorietà di tenuta del relativo registro sezionale.

Secondo quanto precisato dall’Agenzia delle entrate

“Non è obbligatorio – non essendoci alcuna norma che lo preveda – dotarsi di sezionali differenti; è obbligatorio numerare progressivamente le fatture, anche se vengono emesse consecutivamente in formato cartaceo ed elettronico”.

Pertanto, se il contribuente riesce ad osservare correttamente l’obbligo di numerazione progressiva, indipendentemente, dalla tipologia di documento emesso, il comportamento descritto non violerà alcuna disposizione di legge. Ad esempio se la prima fattura emessa sarà in formato analogico potrà assumere il numero 1 e se il secondo documento emesso sarà in formato elettronico potrà riportare l’indicazione del numero 2 e così via.

Al contrario, se il contribuente dovesse trovarsi in difficoltà nel rispettare tale obbligo di numerazione (progressiva), potrà facoltativamente adottare una distinta ed autonoma serie di numerazione istituendo altresì un apposito registro sezionale. Tale circostanza può ad esempio verificarsi qualora l’emissione delle due diverse tipologie di documenti (cartacei ed elettronici), sarà effettuata da due uffici diversi. In questo caso, al fine di evitare un continuo scambio di informazioni tra le due unità amministrative, il numero delle fatture emesse da ciascun ufficio, oltre ad essere autonomo, dovrà essere seguito da una lettera (A, B...).

15 settembre 2015

Nicola Forte