La conservazione sostitutiva all’estero


Nel corso della nostra videoconferenza del 5 giugno 2014 (è possibile acquistare la registrazione) sulla fattura elettronica era stato posto il seguente 

QUESITO

E’ possibile o meno effettuare all’estero (ed in particolar modo a San Marino) la conservazione dei documenti per i quali ci si avvale della modalità ottica sostitutiva (sia fatture che registri contabili) relativi ad un contribuente italiano?

 

RISPOSTA

Premesso che nel quesito si parla di “modalità ottica sostitutiva” termine non utilizzato nella vigente normativa, ritengo che ci si riferisse alla “conservazione sostitutiva a norma”.

 

Con la recente Circolare 18/E del 24 giugno 2014 la Direzione Centrale Normativa dell’Agenzia delle Entrate ha ribadito, integrandola, la propria posizione in riferimento alla conservazione dei documenti all’estero, e se ne riporta il contenuto nella parte relativa alla fattispecie esaminata.

 

A seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, l’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di apposite modifiche. In particolare, la nuova disposizione stabilisce che:

– le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);

– le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

 

Dalla formulazione della novellata disposizione emerge che l’emittente della fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa.

Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” tale processo.

In particolare, qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica” (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione).

 

È appena il caso di sottolineare che, ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione: ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.

La norma, inoltre, specifica che “il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico”.

 

Al riguardo, va sottolineato che, qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso:

1) applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane;

2) consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica.

A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale:

a) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n.633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero;

b) ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

 

Per concludere, si osserva che possono ritenersi applicabili alle nuove disposizioni in materia di fatturazione elettronica, in quanto compatibili, i documenti di prassi pubblicati dalla scrivente Agenzia delle entrate con riferimento alla precedente formulazione della disposizione.

 

18 luglio 2014

Daniele Tumietto


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