Cambiamento del luogo di conservazione delle scritture contabili: la comunicazione spetta al contribuente

Le scritture contabili

Al fine di registrare le manifestazioni delle componenti reddituali, la normativa fiscale prevede l’utilizzazione di particolari scritture contabili che possono essere tenute direttamente dal contribuente nei luoghi in cui svolge la propria attività.

In alternativa è possibile depositare le scritture contabili presso altri soggetti (commercialisti, centri elaborazione dati, ecc.) che saranno tenuti a rilasciare una attestazione contenente la specificazione delle scritture ricevute e la disponibilità alla loro esibizione su richiesta degli organi di controllo.

 

A) Imprese commerciali, società ed enti equiparati

Ai sensi degli articoli 14 e seguenti del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, è obbligatoria la tenuta:

  • del libro giornale che deve rilevare cronologicamente gli accadimenti aziendali senza alcuna correlazione con il principio di competenza economica;

  • del libro degli inventari che deve indicare la consistenza dei beni, raggruppati in categorie omogenee per natura e valore nonché il valore attribuito a ciascun gruppo;

  • delle scritture ausiliarie che devono consentire con chiarezza l’individuazione dei componenti che concorrono alla determinazione del reddito;

  • del registro dei beni ammortizzabili che deve contenere le annotazioni relative ai beni strumentali.

Tali annotazioni in alternativa possono essere effettuate sul libro inventari o sul libro giornale;

  • dei libri obbligatori per la disciplina del lavoro (si ricorda che il libro unico del lavoro ha sostituito il libro paga e il libro matricola);

  • delle scritture ausiliarie di magazzino che devono seguire le variazioni del magazzino e della giacenza di fine esercizio.

Vi è di norma l’obbligo di tenuta dei registri previsti ai fini IVA, a meno che le registrazioni non vengano effettuate sul libro giornale nel rispetto dei termini e delle modalità previsti dalla disciplina IVA.

 

B) Esercenti arti e professioni

Per gli artisti e professionisti sono previsti due diversi regimi di contabilità, caratterizzati da adempimenti contabili più o meno complessi: il regime di contabilità semplificata, generalmente obbligatorio per artisti e professionisti non minimi e il regime di contabilità ordinaria, per cui è richiesta un’apposita opzione.

Il regime di contabilità semplificata ruota intorno alle seguenti scritture contabili:

  • registro IVA acquisti e vendite per l’annotazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA;

  • registro incassi e pagamenti in cui devono essere annotate cronologicamente entro sessanta giorni le somme percepite e le spese sostenute;

  • scritture per il personale dipendente (libro unico del lavoro).

Il regime di contabilità ordinaria è caratterizzato invece dalle seguenti scritture contabili:

  • registro cronologico in cui vanno annotati, entro 60 giorni dall’incasso o dal pagamento, i componenti di reddito e i relativi movimenti finanziari;

  • registri IVA acquisti e vendite;

  • registro dei beni ammortizzabili che può essere sostituito con l’apposizione delle annotazioni sul registro IVA acquisti;

  • scritture per il personale dipendente.

 

La risoluzione 14 giugno 2011, n. 65/E

La risoluzione 14 giugno 2011, n. 65/E, è stata adottata dall’Agenzia delle Entrate al fine di fornire chiarimenti in merito alle modalità di comunicazione delle variazioni dei dati relativi al luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili.

L’articolo 35, comma 1, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, pone a carico dei soggetti che intraprendono l’esercizio di un’impresa o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, l’obbligo di farne dichiarazione entro trenta giorni all’Agenzia delle Entrate.

Tra gli elementi che devono risultare dalla dichiarazione di inizio attività, la lettera d del comma 2, del D.P.R. n. 633 del 1972, fa rientrare il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti dalla legge.

Ogni variazione relativa agli elementi contenuti nella predetta dichiarazione deve costituire oggetto di apposita dichiarazione che il contribuente deve presentare, entro trenta giorni, utilizzando gli appositi modelli, agli uffici dell’Amministrazione finanziaria.

Tale dichiarazione riguarda naturalmente anche la variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili.

Non esistono invece obblighi di comunicazione a carico del terzo depositario, nell’ipotesi in cui, cessato il rapporto di deposito, riconsegni al contribuente le scritture contabili.

Con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate sono stati approvati due modelli per le dichiarazioni di inizio o cessazione di attività ai fini IVA e per la comunicazione della variazione dei dati:

  • il modello AA7/10 per i soggetti diversi dalle persone fisiche;

  • il modello AA9/10 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi.

Come precisato dalla risoluzione n. 65/E del 2011, i soggetti tenuti all’iscrizione nel Registro delle imprese ovvero alla denuncia al Repertorio delle notizie economiche e amministrative (REA), individuati dal D.P.R. 7 dicembre 1995, n. 581, trasmettono i citati modelli mediante la COMUNICAZIONE UNICA di cui all’articolo 9, comma 7, del decreto legge 31 gennaio 2007, n. 7, convertito con modificazioni dalla legge 2 aprile 2007, n. 40, che va presentata al Registro delle imprese per via telematica o su supporto informatico.

Dal momento che la COMUNICAZIONE UNICA è utilizzata anche per dichiarare informazioni di interesse esclusivo dell’Amministrazione finanziaria, ad essa si può ricorrere anche per dichiarare la variazione del luogo o dei luoghi in cui sono tenute le scritture contabili.

In quest’ultimo caso, come si desume dal decreto direttoriale 17 giugno 2010 del Ministero dello Sviluppo Economico, non sono dovuti diritti di segreteria.

E’ esclusa anche l’imposta di bollo (si veda la risoluzione 29 marzo 2010, n. 24/E).

Per quanto concerne invece i soggetti non obbligati alla presentazione della COMUNICAZIONE UNICA, essi presentano i modelli AA7 e AA9 all’Agenzia delle Entrate presso un qualsiasi ufficio direttamente o a mezzo di persona appositamente delegata, a mezzo servizio postale tramite raccomandata o in via telematica ex articolo 35, comma 10, del D.P.R. n. 633 del 1972.

Il depositario può presentare i modelli AA7 e AA9 solo in qualità di persona delegata dal contribuente o, in presenza dei prescritti requisiti, in qualità di incaricato alla trasmissione telematica.

Se non si verificano le predette ipotesi, il depositario può chiedere al contribuente la prova dell’avvenuta presentazione della dichiarazione di variazione dei dati, vantando un interesse diretto al corretto adempimento di tale obbligo, anche in relazione ad eventuali accessi o richieste di ispezioni documentali ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

I tecnici del fisco sottolineano che, allorché il depositario non riceva conferma dell’avvenuta presentazione della dichiarazione, può comunicare all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate, territorialmente competente sulla base del domicilio fiscale del contribuente, l’avvenuta risoluzione del rapporto di deposito, allegando una copia del verbale di consegna delle scritture contabili.

Una comunicazione analoga può essere presentata dal depositario nell’ipotesi in cui sia stato impossibilitato a restituire le scritture contabili al contribuente, specificandone i motivi.

Una volta accertata l’avvenuta variazione del luogo di tenuta delle scritture contabili e l’omessa dichiarazione da parte del contribuente, l’Agenzia delle Entrate provvede ad assumere le corrette informazioni concernenti l’effettiva tenuta e conservazione delle scritture contabili al fine di aggiornare le informazioni nell’Anagrafe Tributaria e adotta i provvedimenti conseguenti all’omessa dichiarazione.

 

23 giugno 2011

Sabatino Ungaro

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