Trasferte e rimborsi spese

Nell’ambito dell’attività di impresa capita di sovente che i dipendenti, l’amministratore(1) e/o i collaboratori dell’impresa si trovino a “spostarsi” al fine di svolgere le proprie mansioni lontano dalla sede di lavoro cui appartengono. Il quadro normativo che verrà esaminato in tale sede, almeno in primis, per tali tipi di spese attiene il punto di vista dell’impresa ed è relativo alla determinazione del reddito di impresa in capo al lavoro dipendente ex art 51 del T.U.I.R. e la deducibilità di tali spese riconosciuta dall’art. 95 dello stesso T.U.I.R..

Il già citato art. 51 è applicato alle spese di trasferta intendendola come lo spostamento temporaneo – per motivi di lavoro – del dipendente dalla propria sede di lavoro.

Quindi, per la trasferta potersi configurare come tale è necessario che lo spostamento:

• sia temporaneo (lo spostamento definitivo darebbe luogo ad un trasferimento e non rientrerebbe in tale caso);

• avvenga per motivi di lavoro ed in costanza di servizio;

• abbia luogo con riferimento alla sede di lavoro del dipendente e non alla sua residenza.

Ciò premesso, per poter applicare la normativa corretta, occorre distinguere le tipologie di spese che si sostengono durante la trasferta e quindi i relativi rimborsi e, inoltre, se le trasferte sono effettuate all’interno del Comune dove ha sede l’impresa o fuori dallo stesso ma entro i confini nazionali o, ancora, se effettuate all’estero.

In generale, il legislatore ha previsto tre diversi tipi di rimborso spese:

1. rimborso analitico o piè di lista;

2. rimborso forfetario;

3. rimborso misto.

L’azienda è libera di scegliere uno dei metodi di rimborso su citati, ma tale scelta va fatta con riferimento all’intera trasferta.

1. Nel caso di rimborso analitico, fuori dal Comune ma entro il territorio nazionale, non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentate (il dipendente produrrà anche la nota spese dettagliata) nonché altre spese non documentate per un importo giornaliero massimo pari ad euro 15,49. Mentre l’impresa deduce solo quelle di vitto e alloggio per un importo massimo di euro 180,76 (258,23 se la trasferta è all’estero) al giorno. Restano escluse da tale normativa gli eventuali piccoli anticipi che il dipendente si trovi ad anticipare per conto dell’azienda e che in capo al dipendente non costituiscono reddito.

2. Nel caso di rimborso forfetario il legislatore ha stabilito nell’importo di euro 46,48 (77,47 se la trasferta è all’estero) al giorno il limite di non tassazione in capo al dipendente prescindendo se le spese siano documentate. Da tale limite sono escluse le spese di viaggio documentate che risultano sempre non costituenti reddito per il dipendente. Anche qui, l’impresa deduce al massimo euro 180,76 (258,23 se la trasferta è all’estero) al giorno e tali importo sono esclusi dal limite del 75% (v. circolare Agenzia delle Entrate n. 53 del 2008).

3. Nel caso di rimborso misto cui il legislatore ha previsto i seguenti limiti:

a. rimborso di spese di alloggio o di vitto limite non imponibile per il dipendente euro 30,99;

b. rimborso di spese di alloggio e vitto limite non imponibile per il dipendente euro 15,49.

La scelta di utilizzare un sistema di rimborso piuttosto che un altro dipende da calcoli di convenienza fiscale e/o snellezza amministrativa.

Generalmente se il rimborso giornaliero previsto è entro il limite del rimborso forfetario (46,48 in Italia) potrebbe essere conveniente utilizzare tale sistema stante la mancata obbligatorietà di dettagliare le spese e quindi la maggiore snellezza amministrativa. Viceversa, se l’importo del rimborso che si prevede di dare è maggiore del rimborso forfetario, il sistema analitico sicuramente offre vantaggi fiscali maggiori.

Un discorso a parte va fatto per l’auto concessa al lavoratore e il rimborso chilometrico. Per il dipendente che utilizza l’auto aziendale per motivi di lavoro, e percepisce un rimborso chilometrico di percorrenza, tale rimborso non costituisce mai reddito per il dipendente. Di contro, l’impresa lo potrà dedurre nei limiti delle tabelle ACI previste per le autovetture di max 17 cavalli fiscali (20 se alimentate a gasolio).

Per maggiore chiarezza può essere utile fare qualche esempio.

CASO 1

Dipendente Tizio, lavora per l’azienda Alfa S.r.l. con sede in Palermo e per motivi di lavoro va in trasferta a Catania.

Tizio spende:

euro 220 (200 + iva 20) per vitto documentato da fattura del ristorante;

euro 150,00 come rimborso chilometrico (400 KM) con la sua auto di 20 cavalli fiscali.

Si utilizza il metodo di rimborso analitico.

Il dipendente percepirà 370,00 come rimborso non soggetto a tassazione.

L’azienda Alfa S.r.l. dedurrà:

euro 180,75 + 100 euro (costo ACI auto da 17 cv) e detrae 20 euro di IVA.

CASO 2

Dipendente Tizio, lavora per l’azienda Alfa S.r.l. con sede in Milano e per motivi di lavoro va in trasferta a Berlino per 2 giorni.

Tizio spende:

euro 600,00 per vitto e alloggio documentati da fattura;

euro 700,00 come rimborso chilometrico (1300 KM) con la sua auto di 20 cavalli fiscali.

Euro 50,00 per parcheggio

Si utilizza il metodo di rimborso analitico.

Il dipendente percepirà 1350,00 come rimborso spese non soggetto a tassazione per l’importo di euro 700 + 600 + 15,49 + 15,49 = 1.331,00 Mentre avrà come reddito in busta paga euro 19,00 (l’eccedenza rispetto al limite di 15,49 giornaliero stabilito dall’erario).

L’azienda Alfa S.r.l. dedurrà:

euro 258,23 + 258,23 (due giorni) + 1.000 euro (costo ACI auto da 17 cv).

Note

1) Dal 01/01/2001 il reddito degli Amministratori è assimilato al reddito di lavoro dipendente ex art. 34 l. 342/2000. V. C.M. n. 6 del 2009.

Normativa e prassi

• D.p.r. 917/86 art. 49 c. 5

• D.p.r. 917/86 art. 51 c. 5

• D.p.r. 917/86 art. 45 c. 5

• D.p.r. 917/86 art. 95 c. 3

• C.M. 45/E del 19/02/1997

• C.M. 326/E del 23/12/1997

• C.M. 188/E del 16/07/1998

• C.M. 207/E del 16/11/2000

• C.M. 11/E del 16/02/2007

• C.M. 53/E del 05/09/2008

• C.M. 6/E del 03/03/2009

• R.M. 232/E del 16/07/2002

• R.M. 69/E del 21/03/2003

• R.M. 284/E del 07/07/2008

21 dicembre 2010

Alessio D’Oca