Aggiornamento e stampa dei registri contabili

Entro il prossimo 31. 12. 2010 i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi “meccanografici” devono procedere alla stampa dei registri contabili dell’anno 2009 .

Sempre entro tale data si rammenta che deve essere aggiornato e sottoscritto, dall’imprenditore o dal legale rappresentante dell’impresa , il libro degli inventari (la sottoscrizione è condizione necessaria per la sua validità).

La norma che disciplina la “tenuta dei registri contabili“ è stata dettata dalla finanziaria 2008 (legge 489-94) che ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (ovvero 30 settembre 2010) e quindi , relativamente all’anno 2009, l’ultimo giorno utile è il 31 .12 . 2010.

REGISTRI INTERESSATI (valido sia per i soggetti ordinari, professionisti e semplificati)

• libro giornale

• libro inventari

• partitari

• Registri IVA (fatture, corrispettivi, acquisti)

• Registro beni ammortizzabili – da ricordare che se tenuto in forma meccanografica il termine per la stampa è il 31 12 2010 ma che comunque deve essere aggiornato entro il termine per l’invio della dichiarazione fiscale ovvero il 30 09 2010.

Molto importante è ricordare che, in caso di verifica fiscale, la contabilità tenuta in modo meccanografico , anche in difetto di stampa , è considerata regolare se:

• il contribuente dimostri che i dati contabili sono aggiornati e che sia in grado di stampare , a richiesta del verificatore e in sua presenza , i registri richiesti;

• non siano scaduti i termini per l’invio della dichiarazione telematica annuale.

Quindi se manca la stampa della contabilità entro il 31 .12 . 2010 (in presenza delle citate condizioni) si potrà contestare al contribuente un comportamento formale sanzionabile ,per irregolare tenuta , con una sanzione che può andare da euro 1.032 a euro 7.747 (non siamo pertanto in presenza della “ mancata tenuta della contabilità “ che può dare origine ad un accertamento induttivo).

LIBRI SOCIALI (Assemblee , Cda , Soci)

Vanno bollati e numerati prima di essere messi in uso presso la Cciaa o presso un Notaio.

A questo proposito si rammenta che a far data dal 30. 03 . 2009 per le società a responsabilità limitata (salvo clausole di deroga contenute nello statuto) il libro soci è stato abolito e sostituito dalla pubblicità dei trasferimenti delle quote sociali attraverso la comunicazione alla Camera di Commercio.

NUMERAZIONE PROGRESSIVA DEI REGISTRI

La numerazione progressiva delle pagine si effettua prima della stampa e per ciascun anno indicando pagina per pagina l’anno di riferimento (es. 2009/1, 2009/2 ecc.).

IMPOSTA DI BOLLO DOVUTA

Inventari e giornale: (l’imposta di bollo può essere assolta anche tramite pagamento con il modello F23):

• Soc. capitali: marca da bollo euro 14,62 ogni 100 pagine e tassa concessione governative da 309,87 euro a 516,46 euro;

• Soc. persone, imprese individuali, soc. cooperative: marca da bollo euro 29,24 ogni 100 pagine;

• Registri IVA: non sono soggetti a vidimazione e ad imposta di bollo.

CONTABILITA’ SEMPLIFICATA

I soggetti che applicano questo regime contabile devono:

• annotare entro 60 gg. i componenti positivi e negativi di reddito fuori campo iva (salvo le spese del personale che possono essere registrate in modo riepilogativo entro il termine per l’invio del modello unico);

• annotare il valore delle rimanenze finali esistenti (anche tenendo elenco analitico a parte) entro il termine di invio del modello unico;

• annotare gli altri elementi (fatture da ricevere, ratei e risconti, Ammortamenti, plusvalenze e minusvalenze, interessi attivi e passivi, ecc.) entro il termine di presentazione del modello Unico.

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DELLE SCRITTURE CONTABILI

Per le categorie di contribuenti che utilizzano questa modalità di tenuta (per la verità ancora in numero non significativo) è utile ricordarne alcuni obblighi.

Le scritture contabili, il libro giornale, il libro degli inventari, i mastri, il registro dei beni ammortizzabili e i registri dell’IVA possono essere conservati in modo elettronico secondo precise disposizioni dettate dal Dm. 23 01 2004 e dal CNIPA.

E’ previsto infatti che il responsabile della conservazione deve apporre sul file la firma digitale e la marca temporale.

I termini per poter riprodurre informaticamente i documenti sono:

• 15 giorni per le fatture;

• per tutti gli altri documenti la riproduzione invece può essere fatta entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione fiscale.

Infine la norma prevede l’invio telematico all’Agenzia delle Entrate di una comunicazione contenente: l’impronta dell’archivio digitale, la firma elettronica e la marca temporale che servono per dare valenza ai fini fiscali a tutta la documentazione conservata.

Anche in questo caso è dovuta l’imposta di bollo (€. 14,62 o €. 29,24 a seconda della tipologia del contribuente) ogni 2500 registrazioni a mezzo pagamento di un modello F23 con il codice tributo “458T”.

13 novembre 2010

Celeste Vivenzi