LIBRO UNICO DEL LAVORO: vademecum del Welfare con domande e risposte


Si pubblica il vademecum del Ministero del Welfare, che con domande e risposte cerca di passare in rassegna tutte le problematiche relative al nuovo libro unico.


 


Modalità di tenuta e calendario presenze


 


Tenuta su supporto magnetico: la marca dovrà essere applicata su ogni singola scrittura?


La marca temporale potrà essere applicata all’intera scritturazione di paghe e presenze scadenti il 16 del mese successivo con riferimento al blocco completo della scrittura e non a ciascuna singola operazione. Rimane comunque consentito apporre la marca su più blocchi dell’elaborato nelle ipotesi in cui, ad esempio, per problemi tecnici di grandezza del file, si sia costretti a suddividere su più blocchi anche il libro unico del singolo mese di riferimento.


 


La tenuta su supporto magnetico e ad elaborazione automatica dei dati è possibile anche da subito?


Sì, se si rispettano tutte le condizioni previste dall’art. 1, comma 1, lett. c), del Dm 9 luglio 2008. Dovranno garantirsi le caratteristiche di documento informatico del libro unico, statico non modificabile, elaborato con apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di assicurare l’attestazione della data e l’autenticità dei contenuti, con collegamento alle registrazioni già effettuate, garantendo la consultabilità, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, oltre alla sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite. Per l’adozione di tali modalità è sufficiente l’utilizzo di un sistema informatizzato che consenta il rispetto delle disposizioni normative menzionate e la comunicazione preventiva alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema utilizzato. Al riguardo si rappresenta in ogni caso che, salvo per quanto attiene alla tenuta con modalità manuale (al termine del periodo transitorio non più possibile in alcun caso), sono state mantenute le modalità già precedentemente in vigore.


 


Essendo necessaria sulla marca temporale una firma digitale personale, di chi dovrà essere?


La firma digitale dovrà essere a cura del tenutario, datore di lavoro o consulente o associazione di categoria, secondo l’organizzazione interna del tenutario e sotto la sua diretta responsabilità. Resta ferma la possibilità per le società di software di procedere direttamente all’acquisizione di una firma digitale da cedere in uso ai propri clienti (aziende, professionisti, associazioni di categoria).


 


Quando la norma parla di iscrizione di un lavoratore nel libro unico a cosa si riferisce?


L’annotazione del lavoratore nel libro unico del lavoro può essere realizzata sia con l’emissione di un cedolino, sia in tutte le altre forme, scritturali o informatiche, a seconda della modalità di tenuta, che possono essere legittimamente adottate per l’adempimento in questione.


 


Vi è l’obbligo di mantenere una sequenza obbligatoria delle scritture nel libro unico da parte dell’azienda che gestisce direttamente il documento?


L’indicazione del mantenimento di un ordine sequenziale (di cui alla circolare n. 20/2008) è solo finalizzata a garantire l’unicità, quale documento, del libro unico aziendale, senza lasciare i cd. buchi di numerazione. Pertanto l’esposizione delle presenze e dei dati retribuivi nei cedolini è da intendersi libera. Ad esempio possono essere elaborati prima i cedolini degli impiegati, poi le presenze degli impiegati, poi le presenze degli operai, poi i cedolini degli operai, senza mantenere un ordine che non sia quello che dati 100 fogli complessivamente in stampa, questi siano numerati consecutivamente dal 201 al 300. Inoltre in caso di rettifica o annullamento di uno o più cedolini, all’interno del periodo di riferimento (entro il 16 del mese successivo), sarà sufficiente procedere alla specifica annotazione con apposito indicatore sulla versione finale e corretta di ciascun cedolino che compone il libro unico.


 


Vi è l’obbligo di mantenere una sequenza obbligatoria delle scritture nel libro unico in caso di numerazione unica (consulente o associazione)?


L’indicazione del mantenimento di un ordine sequenziale è solo finalizzata a garantire l’unicità documentale del libro unico tenuto a numerazione unica dal soggetto autorizzato, senza lasciare i cd. buchi di numerazione. Pertanto l’esposizione delle presenze e dei cedolini è libera e può altresì differenziarsi da ditta a ditta. Esemplificando: definiti A B C i dati retributivi e A1 B1 C1 i dati presenze delle rispettive ditte, l’esposizione sequenziale nel libro unico unitario potrà essere A, B, C, A1, B1, C1 oppure A, A1, B, B1, C, C1 ma anche A, B, B1, C, C1, A1, o in qualsiasi altro modo secondo le necessità operative. Ciò anche elaborando ciascuna ditta in fasi separate: es. impiegati della ditta A e B, intera ditta C, operai ditte A e B. Inoltre in caso di rettifica o annullamento di uno o più cedolini, all’interno del periodo di riferimento (entro il 16 del mese successivo), sarà sufficiente procedere alla specifica annotazione con apposito indicatore sulla versione finale e corretta di ciascun cedolino che compone il libro unico.


 


Per i collaboratori e gli associati in partecipazione va tenuta la registrazione delle presenze?


No. Non è necessario il mantenimento di un calendario presenze per i collaboratori coordinati e continuativi, ma solamente una annotazione libera, sul cedolino, delle assenze di cui il committente o l’associante sia a conoscenza, in quanto le stesse incidano direttamente sull’obbligo di astensione dal lavoro (ad esempio infortunio o maternità). Esemplificando: sul cedolino del collaboratore sarà annotato infortunio dal… al ….


 


È possibile, sia per una ditta che per un consulente o una associazione di categoria, avere nello stesso libro unico vari tracciati?


Assolutamente sì. Sia per il datore di lavoro singolo che per il soggetto con numerazione unica, è possibile la coesistenza di diversi tracciati o formati, purché vengano segnalati all’interno della prima richiesta di autorizzazione e si mantenga una numerazione unica. Si segnala, in chiave di semplificazione, che, in caso di nuova richiesta, l’autorizzazione alla stampa laser e quella alla numerazione unica potranno essere rilasciate in uno stesso provvedimento autorizzatorio da parte dell’Inail. I soggetti che possiedono già una autorizzazione Inail non devono effettuare nessuna ulteriore comunicazione all’Istituto, neppure nel caso in cui siano in possesso di una pluralità di autorizzazioni, dovendo in tale situazione procedere ad utilizzare soltanto una di quelle già in uso, l’unica che rimane operativa. Sarà sufficiente, a tal fine, l’indicazione sul libro unico della circostanza che si sta utilizzando il layout della casa di software prescelta. Nel caso invece di soggetto già autorizzato alla gestione del libro paga a fogli mobili meccanografici sarà necessaria una nuova autorizzazione specifica per passare all’elaborazione del libro unico del lavoro con metodologia a stampa laser.


 


Bisogna necessariamente allegare ogni tipo di tracciato alla richiesta di autorizzazione?


No. È stata individuata la possibilità per le società di software, anche per il tramite della propria associazione di categoria, di richiedere alla Direzione Generale dell’Inail – Direzione Centrale Rischi, esclusivamente a mezzo e-mail (dcrischi@inail.it) – entro il 31 gennaio 2009 per la prima applicazione, ovvero entro il mese precedente la messa in uso per le successive eventuali innovazioni – una autorizzazione preventiva sui vari tracciati dalle stesse elaborati e posti in uso che quindi non dovranno essere fisicamente replicati e spiegati dal singolo utente, ma soltanto citati nella richiesta di autorizzazione all’Inail con il nome o il codice di riconoscimento e gli estremi dell’autorizzazione centralizzata rilasciata dall’Istituto. Il tracciato dovrà quindi essere allegato alla richiesta di autorizzazione solamente dagli utenti che utilizzeranno un proprio tracciato non autorizzato. In una prospettiva di semplificazione si chiarisce, comunque, che:


§        se rimangono fermi i contenuti e  cambia soltanto la distribuzione grafica e l’esposizione dei dati non si configura un nuovo tracciato;


§        per le autorizzazioni già esistenti, non si ritiene necessario fare alcuna comunicazione all’Inail, in quanto gli organi di vigilanza potranno prendere atto dall’elaborato stesso del libro unico del lavoro, in cui andrà riportato il predetto codice di identificazione, che il tracciato risulta preventivamente autorizzato dalla Direzione Centrale Rischi dell’Inail, potendo altresì verificare dagli archivi dell’Istituto la veridicità dell’informazione.


 


L’affidamento a un professionista o a una associazione di categoria dell’elaborazione del libro unico del lavoro comporta automaticamente l’affidamento della tenuta?


No. Si tratta di due momenti assolutamente distinti, anche sul piano giuridico, oltreché operativo. La ditta può decidere di avvalersi del professionista o del servizio o centro di assistenza dell’associazione di categoria senza tuttavia delegarlo alla tenuta del libro unico del lavoro che provvederà a tenere in sede dopo l’elaborazione e la stampa a cura del professionista o dell’associazione di categoria.


 


Una ditta che ha affidato l’elaborazione degli stipendi a più soggetti, sarà costretta a regime ad affidarla ad un soggetto unico per la tenuta del libro unico?


Nell’ottica di semplificazione promossa dalla riforma, il libro unico può essere validamente tenuto anche da più di un soggetto, a condizione che:


a) ciascuno dei due o più soggetti sia autorizzato separatamente alla tenuta;


b) il supporto di fornitura all’autorità di vigilanza sia per tutti i soggetti cartaceo o magnetico,  indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da ciascuno;


c) il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le Direzioni provinciali del lavoro


interessate, nei cui ambiti territoriali ha sede l’azienda, la tenuta separata del libro unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione;


d) la suddivisione rispetti strettamente una logica precisa (i casi previsti sono: per sedi o per categorie di lavoratori) identificata nella comunicazione di cui sopra;


e) siano rispettate da ciascun soggetto le modalità e i contenuti di tenuta. In ogni caso gli elenchi riepilogativi di cui all’art. 4 Dm 9 luglio 2008 potranno essere comunque prodotti da ciascun tenutario singolo.


 


Lo stesso soggetto può tenere distinte sezioni del libro unico?


Di regola no. Si ritiene, infatti, che di norma lo stesso soggetto non possa tenere sezioni separate del libro unico. Tuttavia, in caso di situazioni particolari, legate ad esigenze specifiche tipizzate che potranno essere unicamente la pluralità di sedi e le diverse categorie di lavoratori, il soggetto dovrà comunicare, a mezzo e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro in cui ha sede legale od operativa, che effettua con la medesima numerazione la tenuta del libro unico in più sezioni distinte.


 


Un soggetto autorizzato  alla numerazione unica può ottenere più autorizzazioni, e quindi tenere distinte numerazioni?


Di regola no. Si ritiene tuttavia possibile, nel solo caso di un soggetto autorizzato che gestisca più sedi distinte in modo autonomo l’una dall’altra, ovvero particolari categorie di lavoratori che richiedano modalità di tenuta diversificate, ottenere distinte autorizzazioni, ai fini di realizzare diverse ed indipendenti numerazioni, a condizione che tutte le autorizzazioni siano organicamente collegate, di modo che la perdita dei requisiti, la revoca o la sospensione dell’autorizzazione incida contemporaneamente su tutte le altre.


 


È possibile la tenuta di paghe e presenze da parte di diversi soggetti?


In un’ottica di completa semplificazione degli adempimenti, è possibile una tenuta da parte di soggetti diversi della elaborazione dei dati retributivi e di quelli relativi al calendario delle presenze. La unicità del libro unico in questo caso è assicurata dalla gestione integrata dei dati, vale a dire dalla piena corrispondenza fra le presenze registrate e i dati retributivi elaborati separatamente. A tal fine le condizioni da rispettare sono le seguenti:


a) ciascuno dei due o più soggetti sia autorizzato separatamente alla tenuta;


b) il supporto di fornitura all’autorità di vigilanza sia per tutti i soggetti cartaceo o magnetico, indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da ciascuno;


c) il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le Direzioni provinciali del lavoro interessate, nei cui ambiti territoriali ha sede l’azienda, la tenuta separata del libro unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione;


d) siano rispettati da ciascun soggetto le modalità e i contenuti della tenuta del libro unico. In ogni caso gli elenchi riepilogativi di cui all’art. 4 Dm 9 luglio 2008 potranno essere comunque prodotti da ciascun tenutario singolo. Si ritiene, inoltre, possibile inserire le presenze di più dipendenti in uno stesso foglio del libro unico. Resta inteso che la tenuta distinta di presenze e retribuzioni non determina, in caso di retribuzione cd. differita, il differimento della data di registrazione del calendario presenze, dissolvendosi l’unicità fisica che può rendere opportuno, per quanto detto subito sotto, il differimento in questione.


 


Elaborazione delle retribuzioni sfasate: con che riferimento vanno indicate sul libro unico le presenze?


Le presenze effettive del mese vanno effettuate di norma entro il 16 del mese successivo. Tuttavia si ritiene che i dati del calendario presenze possano essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono, a condizione essenziale che vi sia specifica annotazione in tal senso sul libro unico per ciascuno dei lavoratori interessati. Pertanto, in tal caso, nel libro unico da realizzarsi entro il 16 febbraio 2009 andranno inserite le presenze di dicembre 2008 e i conseguenti dati retributivi variabili.


 


È possibile che lo sfasamento o il differimento dei dati possano essere superiori ad un mese?


No, in nessun caso. La retribuzione differita comporta l’obbligo per il tenutario del libro unico di registrare i dati retributivi variabili entro il giorno 16 del secondo mese successivo a quello di riferimento. I dati retributivi variabili di gennaio 2009 dovranno essere registrati nel libro unico entro il 16 marzo 2009.


 


Per le aziende che elaborano le paghe a fine mese (ad esempio al 27) con che riferimento vanno indicate sul libro unico le presenze?


Le presenze effettive del mese vanno indicate di norma entro il 16 del mese successivo. Per i dati retributivi, esattamente come ora, varranno gli effettivi giorni di presenza fino al momento della rilevazione (ad esempio 23 del mese corrente) e i presunti per gli ultimi giorni del mese, annotando nel libro unico il periodo oggetto di differimento (ad esempio retribuzioni presunte dal 24 al 31). In caso di completa elaborazione differita, l’annotazione delle presenze seguirà la regola generale del differimento, e quindi potrà essere effettuata nel cedolino del libro unico del mese cui fanno riferimento gli elementi variabili della retribuzione.


 


Per chi paga al 27 del mese, come è possibile conciliare la registrazione delle presenze?


È possibile stampare il 27 i dati retributivi ed entro il 16 del mese successivo il calendario delle presenze. Il libro unico deve contenere, in ogni caso, la specifica annotazione relativa al parziale differimento dei dati valorizzati. In caso di libro unico con layout unitario (retribuzioni e presenze sul medesimo foglio) sarà possibile alternativamente: stampare con numerazione i dati retributivi senza il calendario delle presenze (lasciato in bianco) e successivamente stampare, sempre con numerazione, il solo calendario presenze (senza retribuzioni); oppure stampare un prospetto di paga non numerato per l’erogazione dello stipendio e in seguito stampare, entro il 16 del mese successivo, il libro unico completo dei dati retributivi e del calendario delle presenze (ovviamente riportando nel libro unico i medesimi dati retributivi contenuti nel prospetto paga).


 


Bisogna fare l’annotazione e la precisazione dei dati effettivamente differiti su libro unico?


Sì, come già precisato nella circolare n. 20/2008, l’annotazione va fatta con la massima esattezza in funzione della piena intelligibilità del libro unico e dei suoi contenuti.


 


Come vanno effettuate le annotazioni delle assenze sul libro unico?


Le assenze andranno specificate in ogni caso: non basta registrare la sola assenza o le ore parzialmente lavorate, ma anche indicare la casistica dell’assenza giornaliera (ferie o malattia) o oraria (permesso o Rol).


 


Come vanno fatte le registrazioni sul libro unico a seguito di verbali ispettivi?


Vanno fatte (solo se necessario, cioè se espressamente richiesto a verbale) con la numerazione sequenziale temporalmente successiva al verbale, senza alcuna possibilità di annotazione a posteriori sui dati già elaborati e stampati.


 


Si possono fare annotazioni manuali sul libro unico?


No, sono escluse in ogni caso (quantomeno non hanno alcuna valenza rispetto all’assolvimento di qualsiasi obbligo previsto dalla norma).


 


Vi è l’obbligo di consegna delle presenze (estratto del libro unico) al lavoratore?


No, nemmeno su richiesta del lavoratore. Tranne che l’obbligo non sia espressamente


previsto dalla contrattazione collettiva, anche aziendale.


 


Se vi è qualche problema relativamente alla annotazione delle presenze o dei dati retributivi si può intervenire a correggere il libro unico elaborato?


Eventuali differenze marginali o correttivi possono essere annotati e corretti in data successiva al 16, mediante l’indicazione del dato corretto nelle annotazioni della sezione retributiva del prospetto del libro unico che viene elaborato nel mese in cui viene effettuata la correzione. Il dato corretto spontaneamente non è assoggettabile a sanzioni.


 


In caso di differimento di qualche giorno degli obblighi contributivi il libro unico va comunque elaborato entro il 16 del mese successivo?


In caso di differimento degli obblighi contributivi risulta conseguentemente differito anche il termine per la compilazione del libro unico.


 


Come deve essere fatta l’annotazione del differimento dei dati retributivi?


Può essere fatta anche una sola volta sul libro unico del mese in modo chiaro purché


non a mano.


 


La tabella di decodificazione delle causali deve essere stampata sul libro unico?


Non necessariamente. Può anche non essere inserita nel libro unico, purché tenuta


a disposizione degli organi di vigilanza.


 


L’elaborazione sfasata può essere fatta solo alcuni per soggetti?


Sì, purché vi sia una chiara annotazione sul libro unico dei soggetti differiti; il differimento potrà riguardare solo determinati gruppi rispettando il più possibile l’organizzazione aziendale in atto.


 


Quali sono i dati o gli elementi retributivi che si possono considerare differibili?


In passato il differimento era sostanzialmente riferito ad alcuni casi tipici (vedi ad esempio delibera C.D.A. Inps n. 5/1993 poi approvata con Dm 7 ottobre 1993). Nell’obiettivo di una maggior semplificazione della norma attuale, si ritiene utile precisare che possono essere oggetto di elaborazione differita, oltre ai dati retributivi già individuati dalla prassi citata, tutti i dati in generale che non attengono alla normale retribuzione individuata sulla base dell’orario normale o nominale di lavoro di ciascun dipendente, e che quindi necessitino di una rilevazione di calendario (come ad esempio le assenze, retribuite o meno, o lo straordinario) ovvero procedurale (ad esempio i rimborsi spese o le dazioni in natura).


 


Differimento per i nuovi assunti, a fine mese: possono essere fatte le scritture nel mese successivo?


In via generale, e salvo quanto già disposto dalla circ. Inps n. 117 del 7 dicembre 2005, non è possibile registrare completamente nel libro unico del mese successivo le retribuzioni del personale assunto nel mese precedente, senza nessuna elaborazione nel mese di competenza, tranne che per il periodo finale del mese di assunzione non vi sia alcuna retribuzione, in tal caso infatti sarà sufficiente la sola annotazione anagrafica relativa al soggetto neoassunto, rimandando al mese successivo i dati retributivi.


A quale nozione di datore di lavoro fa riferimento l’obbligo di istituzione del libro unico?


La nozione comprende tutte le casistiche finora obbligate alla tenuta dei libri obbligatori:


a) datore italiano in Italia;


b) datore italiano all’estero con dipendenti italiani o in distacco;


c) datore estero con dipendenti in Italia;


d) datore estero con dipendenti esteri in Italia con obbligo contributivo.


 


Può essere chiarito il concetto di sede stabile di lavoro?


Per sede stabile di lavoro si intende quella articolazione stabile (e pertanto non mobile) dell’impresa in cui, pur in assenza di personale prettamente amministrativo e di completa autonomia amministrativa, sussistano comunque mezzi idonei a garantire la consultazione del libro unico del lavoro (ad esempio fax, posta elettronica) e personale di coordinamento idoneo ad interloquire con gli organi di vigilanza.


 


I centri di elaborazione dati possono essere tenutari del libro unico del lavoro?


No, in nessun caso. I tenutari del libro unico del lavoro possono essere solamente i soggetti di cui all’art. 1, commi 1 e 4, della legge n. 12/1979.


 


I centri di elaborazione dati possono essere titolari di una propria autorizzazione


alla numerazione unica?


No. I Ced possono unicamente eseguire operazioni di calcolo e stampa dei dati retributivi e del calendario delle presenze del libro unico, utilizzando l’autorizzazione


alla numerazione unica rilasciata al professionista o ai professionisti che li assistono, comunicati alla Direzione provinciale del lavoro e al Consiglio provinciale dell’ordine di appartenenza ai sensi del Dl 15 febbraio 2007, n. 10, convertito con modificazioni nella legge 6 aprile 2007, n. 46.


 


I centri di elaborazione dati di cui al comma 5 dell’art. 1 della legge n. 12/1979 possono essere titolari di autorizzazione alla numerazione unica o tenutari del libro unico del lavoro?


Le modalità di tenuta del libro unico non hanno sostanzialmente cambiato sul punto il dettato normativo previgente. Pertanto, fermo restando l’ampliamento delle prerogative stabilite per i servizi e i centri di assistenza costituiti o promossi dalle associazioni di categoria delle piccole imprese, anche artigiane o cooperative, si ribadisce che ogni centro di elaborazione è legittimato ad operare solamente con l’assistenza di uno o più professionisti di cui all’art. 1, comma 1, della legge n. 12/1979. Soltanto il professionista potrà, infatti, essere titolare dell’autorizzazione unica utilizzata dal Ced sotto la sua assistenza nonché, se viene esercitata anche tale opzione, il tenutario formale del libro unico del lavoro, la cui conservazione fisica, tuttavia, il professionista potrà eventualmente affidare al Ced secondo procedure ed accordi interni, ma sempre sotto l’esclusiva responsabilità finale del professionista.


 


Le imprese con oltre 250 addetti possono rivolgersi ai centri di elaborazione dati di cui all’art. 1, comma 5, della legge n. 12/1979 per la tenuta del libro unico del lavoro?


No, non è possibile. Ai Ced, in ogni caso assistiti da uno o più professionisti di cui all’art. 1, comma 1, della legge n. 12/1979, possono rivolgersi le imprese con oltre 250 addetti limitatamente alle sole operazioni di calcolo e stampa del libro unico del lavoro.


 


I servizi o i centri di assistenza fiscale delle associazioni di categoria possono essere tenutari del libro unico solo per i propri associati?


Le imprese artigiane e le altre piccole imprese, anche cooperative, possono, a norma dell’art. 1, comma 4, della legge n. 12/1979 delegare gli adempimenti di cui all’art. 1, comma 1, della medesima legge a servizi o centri di assistenza fiscale costituiti dalle rispettive associazioni di categoria e assistiti da almeno un consulente del lavoro, con incarico professionale esterno o quale dipendente dell’associazione. Tali servizi o centri di assistenza fiscale possono prestare assistenza esclusivamente alle imprese associate ovvero associabili alla associazione di categoria promotrice dei Caf o servizi medesimi per ambito di attività. È di tutta evidenza che il requisito associativo deve risultare coerente con la storia, la natura e il settore dell’impresa aderente, non potendo esso risolversi in un mero espediente per aggirare le prerogative e le riserve di tutela stabilite al riguardo dalla predetta legge n. 12/1979. Si deve in ogni caso trattare di associazioni di categoria dotate di reale rappresentatività, così come individuate dall’art. 32 del decreto legislativo 9 luglio 1997 n. 241, e non di associazioni fittizie o comunque non rappresentative, costituite al fine di eludere la disciplina di cui alla legge n. 12/1979. Rispetto a questi fenomeni il Ministero del lavoro avvierà nei prossimi mesi, in parallelo con la messa a regime del libro unico del lavoro, una campagna ispettiva mirata volta a reprimere gli abusi.


 


I servizi o i centri di assistenza fiscale delle associazioni di categoria possono essere strutturati in qualsiasi forma societaria?


Le associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche cooperative, a norma dell’art. 1, comma 4, della legge n. 12/1979 possono costituire i servizi e i centri di assistenza fiscale per lo svolgimento delle funzioni di amministrazione e gestione del personale, ivi compresa l’elaborazione e la tenuta del libro unico del lavoro, in qualsiasi forma societaria, a condizione che il servizio o il centro Caf risulti controllato dalla associazione di categoria dalla quale è costituito. L’autorizzazione rilasciata all’associazione sarà riferita e riferibile a tutte le sue strutture di servizio territoriali, anche con riguardo ad eventuali diramazioni a livello subprovinciale.


 


Quale differenza c’è fra il libro unico del lavoro e il prospetto di paga di cui alla legge n. 4/1953?


Come chiarito dall’art. 39 del Dl n. 112/2008, la consegna di copia delle scritturazioni contenute nel libro unico assolve l’obbligo di consegna di cui alla legge n. 4/1953. Peraltro, sebbene un criterio di semplificazione porti a concepire un documento identico, non vi è alcun obbligo di corrispondenza fisica fra prospetto di paga e libro unico. Pertanto il primo, purché nel pieno rispetto della legge n. 4/1953, potrà essere formato in momenti differenti rispetto al libro unico e con qualsiasi modalità. Pare opportuno precisare, tuttavia, che i dati retributivi, fiscali e previdenziali contenuti nei due documenti devono essere coincidenti per il medesimo


periodo di riferimento.


 


Nel caso in cui il cedolino riguardante il lavoratore sia composto di più pagine, quale deve essere il criterio di numerazione?


Il criterio di numerazione non cambia rispetto a quanto in uso per l’elaborazione del libro paga, pertanto, nel caso di un cedolino composto di una pluralità di fogli, vi sarà un numero per ogni singolo foglio, così nel caso di un cedolino predisposto in fronte/retro vi sarà un numero per ciascuna pagina. Solo in questo caso la numerazione sequenziale deve essere consecutiva e pertanto i cedolini relativi a ciascun dipendente devono essere numericamente progressivi.


 


In caso di gruppi di impresa, la numerazione unica o la tenuta (per le sole imprese del gruppo) possono essere effettuate solo dalla capogruppo?


Nominalmente sì. In un’ottica ulteriormente semplificatrice, la capogruppo può delegare a ciò una qualsiasi altra società del gruppo medesimo, rimanendone tuttavia sempre direttamente responsabile.


 


L’art. 6 del Dm 9 luglio 2008 in tema di conservazione prevede due obblighi riguardo alla conservazione (durata e privacy). Si tratta di due norme distinte?


Si tratta di due obblighi distintamente sanzionabili, in quanto riferiti a due distinte violazioni. L’omessa conservazione rimarrà punita secondo le disposizioni di cui all’art. 39, comma 7, del Dl n. 112/2008, mentre la mancata conservazione secondo le norme a tutela della privacy riceverà le sanzioni previste dal Dlgs n. 196/2003.


 


Soggetti da iscrivere nel libro unico e contenuti delle registrazioni


 


I tirocinanti o gli stagisti vanno iscritti sul libro unico?


La riforma non prevede i tirocinanti e gli stagisti fra i soggetti da iscrivere sul libro unico del lavoro. Restano fermi gli obblighi, anche di tipo documentale, relativi agli adempimenti di natura fiscale.


 


Amministratori e sindaci senza compensi: vanno iscritti su libro unico?


In ottica semplificatrice, gli amministratori e i sindaci vanno registrati sul libro unico del lavoro soltanto con riferimento al mese in cui avviene la eventuale percezione di compensi o rimborsi spese ovvero la effettuazione di conguagli.


 


Amministratori e sindaci che percepiscono compensi: vanno sempre iscritti su libro unico?


Sì se non sono liberi professionisti.


 


Vi è l’obbligo di istituzione del libro unico per una società con un solo amministratore e senza altri soggetti?


L’impresa non è tenuta alla istituzione del libro unico solo per registrare l’amministratore senza compensi. In caso di compenso il libro unico andrà invece istituito.


 


Somministrati e distaccati vanno sempre registrati sul libro unico?


I somministrati e i distaccati devono essere registrati sul libro unico all’inizio e alla fine dell’impiego presso l’utilizzatore o il distaccatario, ferma restando la possibilità di procedere alla registrazione degli stessi anche in tutt


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