La circolare del Ministro Sacconi sul libro unico del lavoro


L’introduzione del libro unico del lavoro porta una ventata di cambiamento nelle abitudini contabili delle aziende e dei professionisti addetti. Sicuramente una semplificazione auspicata e necessaria a rimodernare il vecchio sistema appesantito da decreti, circolari e quant’altro, che complicava notevolmente il lavoro degli addetti al settore, ma anche un nuovo approccio degli ispettori ai controlli della vita aziendale in seno al lavoro dipendente. Come ogni novità bisognerà “assorbirne” gli effetti, e “abituarsi” alle nuove procedure. Il Ministro Sacconi ha voluto ulteriormente fornire chiarimenti, e lo ha fatto con l’emanazione della circolare 20 che qui esamineremo.


 


Modalità di tenuta:


Il libro unico va tenuto secondo le seguenti indicazioni:


 


a) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili;


b) a stampa laser;


c) su supporti magnetici.


 


Si nota immediatamente l’eliminazione della possibilità di tenuta manuale del libro unico del lavoro. Viene meno la necessità di annotare (essendo aboliti libro matricola e presenze) i nominativi di soci e familiari; l’obbligo di compilazione è differito al giorno 16 del mese successivo; è, invece, mantenuto l’obbligo di vidimazione del libro unico. Nei casi di tenuta con sistemi laser, è prevista un’apposita autorizzazione da richiedersi alla sede INAIL competente per territorio.


 


Il contenuto del libro unico non si discosta da quello di un normale libro paga attuale, se non per quanto riguarda alcuni aspetti:


 


§        è abrogato l’obbligo di inserire qualsiasi scrittura riguardante i soci di società, anche cooperativa o artigiana, nonché i collaboratori familiari ed i coadiuvanti delle imprese;


§        tutti i lavoratori subordinati vanno iscritti indipendentemente dalla tipologia di rapporto attuata; sono compresi anche i lavoratori somministrati, in quanto svolgono la propria attività nell’interesse e sotto il controllo e la direzione dell’utilizzatore. Per i lavoratori già iscritti sui libri delle Agenzie del lavoro, è prevista, tuttavia, la sola annotazione del cognome, nome, codice fiscale, qualifica e livello ed Agenzia di somministrazione. I collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo vanno iscritti a prescindere dalla tipologia di rapporto (quindi progetto, mini co.co.co., amministratori, sindaci ecc.), con l’importante chiarimento che se l’attività di tali soggetti viene resa in forma professionale o imprenditoriale autonoma, non deve essere effettuata alcuna annotazione nel libro unico.


§        nei casi particolari di lavoratori, autonomi o subordinati, caratterizzati da periodi di standby (per esempio, lavoratori con compensi periodici, associati, ecc.) l’annotazione sul libro unico deve avvenire solo a inizio e termine del rapporto, e nei mesi in cui vi sia una dazione effettiva, a qualsiasi titolo, verso i predetti lavoratori.


 


L’abolizione del calendario presenze formalizza l’inutile compilazione quotidiana dell’orario di lavoro, spesso fonte di controversie in sede ispettiva. Le presenze sul libro unico non sono obbligate e sono concesse nella massima libertà di forma. La circolare precisa, inoltre, che il calendario delle presenze è da riportarsi sul libro unico entro il 16 del mese successivo, e sono “quelle effettive del mese precedente”, dovendosi ritenere differibile solo l’aspetto meramente retributivo. Il libro unico dovrà essere un documento unitario; sono esclusi sezionali con numerazione alternativa.


I datori di lavoro agricolo non dovranno più compilare il registro di impresa semplificato (altro adempimento inutile dall’avvento della comunicazione unica).


 


Gli elenchi riepilogativi mensili rappresentano una vera novità. Gli elenchi devono essere realizzati solo in determinate condizioni (più di 10 lavoratori o più sedi stabili) e solamente in fase ispettiva; in assenza di queste condizioni, gli elenchi non devono essere elaborati. La mancata produzione degli elenchi non risulta soggetta a sanzione.


 


La sede di tenuta delle scritture può essere alternativamente la sede legale dell’impresa, è abolito l’obbligo di tenere anche copie presso le varie sedi di lavoro, oppure, mediante delega, il consulente del lavoro o gli altri soggetti abilitati dall’art. 1 della legge n. 12/1979.


 


L’apparato sanzionatorio è rivisto profondamente, si “approccia” diversamente al contribuente in difetto; i cardini di base si esemplificano in questi punti:


 


1) quantificazione più concreta delle sanzioni, partendo dal presupposto che il lavoro nero non è più individuato dal modo di tenuta delle scritture;


2) non è prevista la sommatoria di sanzioni;


3) le violazioni riscontrabili hanno carattere sostanziale, così da evitare contenziosi ed accanimento su questioni formali, o irrigidimenti verso le normali modalità operative;


4) si dà piena applicazione all’istituto della diffida obbligatoria, privilegiando la realizzazione dell’adempimento all’irrogazione materiale delle sanzioni più elevate.


 


In tema di ispezioni, poi, la circolare anticipa profonde rivisitazioni dell’attività di controllo: l’indirizzo è promuovere la legalità con le azioni di prevenzione e promozione di cui all’articolo 8 del decreto legislativo n. 124/2004. Una mancata comunicazione obbligatoria per i rapporti di lavoro soggetti a tale regime, la mancanza di qualsiasi scrittura e documentazione necessaria all’individuazione del lavoratore, sono elementi cardini della lotta al sommerso.


 


La circolare affronta in misura determinata il regime del periodo transitorio.


Dal 18 agosto 2008, sono in vigore:


 


1) l’abrogazione del libro matricola e del registro di impresa;


2) l’abrogazione dell’obbligo di compilazione giornaliera del libro presenze;


3) la modifica della sede di conservazione delle scritture e dei documenti del lavoro; 4) l’obbligo di comunicazione preventiva dei soci e familiari, ex c. 8 dell’art. 39;


5) l’obbligo di compilazione dei libri di lavoro soltanto entro il 16 del mese successivo;


6) l’applicazione delle sanzioni previste dal Dl n. 112/2008 e l’eliminazione delle ipotesi sanzionatorie ivi non più riproposte;


7) la conservazione dei libri per un quinquennio.


 


A partire da questa data, qualora fosse attuabile, il datore, o il suo consulente, possono utilizzare il libro unico del lavoro; ma per la maggior parte dei casi, soprattutto per un problema di adeguamento degli archivi e “rodaggio” della novità, si continuerà ad usare i vecchi libri. Pertanto, fino al 31 dicembre 2008 saranno utilizzabili i vecchi libri paga e presenze, con l’applicazione delle nuove modalità, per quanto compatibili. Fatto salvo l’elenco precedente sarà possibile, quindi: la tenuta anche manuale e distinta, o sezionale, dei libri (paga e presenze), con obbligo di vidimazione di entrambi i registri; i soggetti da iscrivere saranno tuttavia già quelli previsti dalla nuova norma.


I datori di lavoro a domicilio possono, in questo periodo transitorio adempiere ai nuovi obblighi semplificati di tenuta della documentazione di lavoro mediante l’utilizzo del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio.


I datori di lavoro agricolo che utilizzeranno i libri paga e presenze restano esonerati dalla tenuta del registro d’impresa semplificata.


Le sanzioni irrogabili  saranno solo quelle previste dalla legge Sacconi, essendo definitivamente abrogate tutte le preesistenti ipotesi sanzionatorie in materia di libri e documenti obbligatori di lavoro.


 


10 Settembre 2008


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