Adempimenti per la regolare tenuta delle scritture contabili

Tenuta scritture

         Il framework normativo a cui rifarsi sulle corrette modalità di tenuta e conservazione delle scritture contabili  è disciplinato:

q                 dall’art. 39 del D.P.R. n. 633/72; 

q                 dall’art . 22 del D.P.R. n. 600/73

q                 dall’art. 2219 del Codice Civile.

         I registri ed i libri obbligatori disciplinati dal D.p.r. sull’Iva, sull’Accertamento delle Imposte sui redditi e dal  Codice Civile, devono necessariamente rispettare alcuni requisiti di formalità pratica.

         Tali requisiti di tenuta formale delle scritture, vanno dalla tempistica in cui esse devono essere aggiornate ovvero stampate su supporto cartaceo, agli obblighi prodromici di messa in uso prima del loro utilizzo.

         Pertanto è opportuno ricordare che con le modifiche apportate dall’art. 8 della Legge 18 ottobre 2001, n. 383, sono state soppressi specifici obblighi tra cui la bollatura e la vidimazione annuale dei seguenti registri e/o libri:

ü      Libro giornale

ü      Libro degli inventari

         Registri tenuti ai fini dell’Iva e delle Imposte dirette quali:

ü      registro Iva acquisti;

ü      registro Iva vendite;

ü      registro dei corrispettivi;

ü      registro Iva delle parcelle emesse e degli onorari (chiamato anche registro degli incassi e pagamenti per i professionisti);

ü      registro cronologico delle movimentazioni finanziarie;

ü      registro dei beni in conto deposito o in conto vendita;

ü      registro dei beni in conto lavorazione;

mentre per i seguenti libri e/o registri:

ü      libro dei soci;

ü      libro delle obbligazioni;

ü      libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA;

ü      libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio sindacale;

ü      libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;

ü      libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti,

prima di essere messi in uso, devono  ai sensi dell’art. 2215 del Codice Civile, essere bollati in ogni foglio e numerati progressivamente in ogni pagina dal Registro delle Imprese o da un Notaio.

         In definitiva con l’art. 8 della legge 18 ottobre 2001, n. 383, il libro giornale e il libro degli inventari nonché tutti i registri obbligatori ai fini dell’Iva e delle imposte sui redditi devono recare esclusivamente la numerazione progressiva delle pagine.

         Pertanto, è bene sapere che:

-         non è più richiesta, la numerazione progressiva per blocchi di pagine, in quanto è sufficiente che venga attribuito un numero  progressivo a ciascuna pagina prima di utilizzare la medesima, tenendo in considerazione che i registri di natura contabile previsti del D.P.R. n. 600/73 devono essere tenuti secondo le modalità stabilite dall’art. 2219 del Codice Civile e numerati progressivamente in ogni pagina, in esenzione dell’imposta di bollo.

-         La bollatura obbligatoria dei registri previsti dalle leggi speciali e quella facoltativa dei libri contabili adesso è di competenza dell’Ufficio del Registro delle Imprese e/o dei notai;

-         La numerazione dei registri deve essere eseguita progressivamente per ciascun anno, con l’indicazione pagina per pagina (ad esempio per il 2007 sarà 2007/1, 2007/2, 2007/3, cc…), dell’anno in cui fanno riferimento le scritturazioni e non quello in cui, di fatto, viene eseguita la stampa dell’elaborato, tenendo presente che, per quanto attiene al libro degli inventari, se le inerenti rilevazioni interessano solamente poche pagine per ciascuna annualità, l’annotazione dell’anno di riferimento può essere omessa, mentre per le società con esercizio sociale non coincidente con l’anno solare  (Esempio: dal 1° maggio 2006 al 30 aprile 2007) l’anno da indicare nella numerazione è il primo dei due, per cui se si deve procedere alla stampa dell’esercizio 2006/2007 si deve necessariamente utilizzare l’anno 2006 anche per le annotazioni contabili riguardanti il periodo 1 gennaio 2007 – 30 aprile 2007;

-         nel caso di utilizzo di registri tenuti a fogli mobili a mezzo sistema meccanografico, gli stessi devono riportare la specificazione del registro e/o libro contabile, la denominazione o ragione sociale, la partita Iva e la sede amministrativa.

Imposta di bollo e tassa sulle concessioni governative

Società di capitali:

- la tassa sulle concessioni governative viene assolta, indipendentemente dal numero dei registri dei libri o delle pagine che li compongono, in  modo forfetario  ai sensi dell’art. 23 della Tariffa allegata al D.P.R.  26 ottobre 1972 n. 641, dalle società di capitali che versano annualmente un importo pari a:

q     € 309,87 se alla data de l 1° gennaio dell’anno di riferimento, l’ammontare del capitale o del fondo di dotazione è inferiore a € 516.456,90

q     € 516,46 se alla data de l 1° gennaio dell’anno di riferimento, l’ammontare del capitale o del fondo di dotazione risulta superiore a € 516.456,90

         L’imposta di bollo  viene corrisposta nella misura di €uro 14,62 per ogni 100 pagine o frazione di 100 e, viene corrisposta per il libro giornale e per il libro degli inventari, prima che i medesimi siano posti in uso e, quindi prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina. Il tributo viene corrisposto mediante marche o bollo a punzone da applicarsi sulla prima pagina numerata ovvero attraverso il versamento presso gli sportelli bancari e postali o concessionari del servizio di riscossione dei tributi mediante l’F23

Società di persone e ditte individuali:

- le società di persone e le ditte individuali non sono tenuti al versamento forfetario della tassa di concessione governativa ma devono corrispondere l’imposta di bollo nella misura di €uro 14,62 per ogni 100 pagine o frazione di esse.

         Per quanto concerne l’adempimento del termine di presentazione della dichiarazione  annuale, l’art. 7 comma 4 ter del D.L. n. 357/1994 prevede che la stampa dei registri su supporto cartaceo deve essere effettuata, per coloro che detengono la  contabilità con il sistema meccanografico, annualmente entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione annuale  .

         In particolare la tenuta delle scritture contabili è considerata regolare anche in assenza di stampa dei registri, purché la registrazione degli accadimenti aziendali risultino aggiornati nell’elaboratore rispettando i 60 giorni previsti per chi detiene appunto la contabilità con il sistema meccanografico e, quindi, il contribuente potrà stampare i registri su richiesta degli organi di controllo senza incorrere in nessuna violazione purché gli stessi risultino aggiornati entro i sessanta giorni dalla data di richiesta di esibizione.

         Inoltre è bene ricordare che:

q     il comma 161 della Legge Finanziaria 2008 è intervenuto sui termini per le stampe dei registri allungandolo a tre mesi dopo la scadenza della presentazione della dichiarazione annuale dei redditi e pertanto (salvo ulteriori modifiche legislative sui termini), dal 2008 la stampa dei registri dovrà essere effettuata entro il 31 ottobre.

q     il D.M. 23 gennaio 2004, ha dato possibilità a tutte le imprese, (con decorrenza 1° gennaio 2006) di conservare le scritture contabili ed i documenti su supporti informatici e, pertanto, tutti coloro che adottano l’archiviazione su supporto informatico, non saranno più obbligati alla stampa delle scritture sul cartaceo.

         Infine, in merito  alla tenuta delle  scritture contabili e alla loro efficacia probatoria, la corte di Cassazione si è pronunciata nel recente passato con le seguenti massime:

q     in relazione alla mancata vidimazione del libro giornale in un periodo in cui tale obbligo era ancora previsto (oggi non più), rendeva tale scrittura priva di efficacia probatoria. Sulla base di tale assunto, la Cassazione si è espressa, disattendendo le difese del contribuente, che invocava il favor rei in quanto tale obbligo era stato soppresso con la Legge n. 383/2001 a far data 25 ottobre 2001.

La Cassazione però riteneva che l’obbligo di soppressione entrava in vigore dal 25/10/2001 e, che quindi, non produceva alcun effetto sulle violazioni commesse anteriormente a tale data. Pertanto, questo significava che quando era ancora previsto l’obbligo di vidimazione era lecito ritenere corretto il ricorso all’accertamento induttivo,  da parte dell’Amministrazione finanziaria;

q     In relazione al ritrovamento al di fuori della sede della società, di una contabilità parallela, secondo la Cassazione costituisce grave indizio, preciso e concordante sufficiente a legittimare l’accertamento induttivo. Tale pronuncia trae origine da un accesso domiciliare, eseguito dai militari della guardia di finanza nei confronti dell’amministratore unico della società, nel corso del quale veniva rinvenuta documentazione extracontabile afferente operazioni economico-commerciali poste in essere nell’ambito dell’attività dell’impresa. La Suprema Corte affermava, nel corso della sentenza, che il rinvenimento di documentazione extracontabile al di fuori della sede amministrativa, costituisce grave indizio, preciso e concordante circa l’esistenza di materia imponibile sottratta, sufficiente a legittimare un accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Paolo Giovanetti

17 Maggio 2008