Conservazione informatica delle scritture contabili: ai fini civilistici non occorre l'intervento notarile

  La Fondazione Luca Pacioli ritiene, con la circolare n. 27 del 25/10/05, che, ai fini civilistici, le scritture contabili non sono documenti originali analogici “unici” (ma solo semplicemente documenti analogici originali “non unici”) per cui, ai fini della conservazione solo informatica, non occorre la firma digitale del notaio. La delibera CNIPA impone tale obbligo […]

 


La Fondazione Luca Pacioli ritiene, con la circolare n. 27 del 25/10/05, che, ai fini civilistici, le scritture contabili non sono documenti originali analogici “unici” (ma solo semplicemente documenti analogici originali “non unici”) per cui, ai fini della conservazione solo informatica, non occorre la firma digitale del notaio. La delibera CNIPA impone tale obbligo solo per i documenti originali analogici “unici”. Il documento analogico originale è definito “non unico” ove sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1, lett. c, deliberazione CNIPA n. 11/2004).


Pertanto, la firma digitale può essere apposta dall’imprenditore o, in alternativa, dal soggetto che ne tiene le scritture contabili.


Si tratta di semplificazioni operative considerate come possibili dalla citata Fondazione nella circolare n. 27 del 24/10/05, altrimenti si rischia di rendere la procedura delle conservazione delle scritture contabili aziendali, tramite l’informatica, troppo farraginosa. E’ questo l’interessante interpretazione dei ragionieri, contenuta in tale circolare, sull’art. 10, comma 6, del D.P.R. n. 445/2000 e sul D.M. 23 gennaio 2004 (modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto). Tuttavia tale ultimo D.M., ai fini fiscali, impone l’obbligo dell’apposizione della firma elettronica del notaio ai fini della conservazione informatica delle scritture contabili. Tale parte del provvedimento è ritenuta dalla Fondazione superflua poiché l’adempimento potrebbe essere sostituito dalla firma elettronica dell’imprenditore o del soggetto che detiene le scritture contabili, ma poiché la norma esiste ed è in vigore va applicata in senso restrittivo, almeno in attesa di successivi auspicati chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate orientati possibilmente verso la semplificazione contabile.


A parere della Fondazione i documenti cartacei  possono essere conservati con modalità informatiche in base alla seguente procedura:


Prima di tutto si deve scannerizzare l’immagine delle scritture contabili, indi si deve procedere alla fase della memorizzazione, infine vi è la fase dell’attestazione del corretto svolgimento del processo da parte del responsabile della conservazione. A tal fine il  soggetto responsabile appone, sull’insieme dei documenti informatici memorizzati:


– il riferimento temporale;


la firma digitale.


In particolare il responsabile della conservazione, oltre ad attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva delle scritture contabili, deve garantire l’efficienza e la durata nel tempo dei documenti informatici che le contengono (sono i documenti informatici risultanti dal processo di conservazione sostitutiva), per consentirne l’eventuale esibizione. Deve pure provvedere a verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati.


La tenuta delle scritture contabili ai fini fiscali


In seguito la circolare Pacioli, riguardo la tenuta della contabilità con le nuove modalità informatiche, ha precisato che le regole civilistiche vanno integrate con gli obblighi fiscali previsti dall’art. 3, comma 1, del D.M. 23 gennaio 2004.


In funzione di tale Decreto i documenti informatici contenenti le scritture contabili devono avere la forma di documenti statici non modificabili nel tempo, a tale fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. I documenti informatici contenenti le scritture contabili devono essere emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica.


L’apposizione di un riferimento temporale occorre anche ai fini della corretta tenuta della contabilità ai fini civilistici.


L’apposizione della sottoscrizione elettronica comporta l’apposizione della “firma elettronica qualificata”. Con questa sottoscrizione si garantisce l’autenticità (la riferibilità soggettiva) e l’integrità (la mancanza di alterazioni) del documento informatico.


I documenti informatici contenenti le scritture contabili devono essere predisposti in modo da essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili, in caso di verifiche, controlli o ispezioni.


I documenti informatici contenenti le scritture contabili devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.


I documenti informatici contenenti le scritture contabili devono essere predisposti in modo da consentite le funzioni di ricerca e di estrazione dei dati.


Tale obbligo non è, invece, previsto dalle disposizioni civilistiche.


La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali


Ai fini generali e ai fini civilistici in particolare, la conservazione della contabilità con modalità informatiche è equipollente alla conservazione della contabilità con modalità tradizionali (conservazione su carta), purché le scritture siano sottoposte al processo di “conservazione sostitutiva” secondo le regole dettate dal CNIPA.


La disciplina CNIPA distingue:


– la conservazione sostitutiva delle scritture contabili tenute con le nuove modalità informatiche (documenti informatici);


– la conservazione sostitutiva delle scritture contabili stampate (o tenute) su carta (documenti analogici).


La conservazione delle scritture tenute con le nuove modalità informatiche


Per quanto riguarda gli obblighi connessi alla fase della “memorizzazione” sono richiamati gli stessi obblighi stabiliti per la tenuta delle scritture.


L’obbligo di sottoporre le scritture contabili al processo di conservazione almeno una volta l’anno vale anche per le scritture tenute ai soli fini tributari (ad esempio i registri IVA).


Il documento deve essere reso disponibile non solo su carta ma anche su supporto informatico.


Il D.M. 23 gennaio 2004 prevede l’obbligo per il soggetto interessato o per il responsabile della conservazione, ove designato, di trasmettere alle competenti Agenzie delle entrate ogni anno, entro il mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’IRAP e all’IVA, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.


Per attribuire efficacia tributaria alle scritture conservate, è necessaria la osservanza degli ulteriori obblighi previsti dall’art. 4 del D.M. 23 gennaio 2004. Pertanto, il processo di conservazione:


deve essere svolto “mediante memorizzazione della relativa immagine, con le modalità di tenuta e conservazione  dei documenti informatici valide ai fini fiscali;


può essere limitato a una o più tipologie di scritture;


deve essere concluso con l’ulteriore apposizione del “riferimento temporale” e della “sottoscrizione elettronica” da parte di un pubblico ufficiale.


I documenti informatici contenenti le immagini delle scritture contabili stampate su carta devono essere prima formati e poi sottoposti a processo di conservazione sostitutiva nel degli stessi obblighi previsti in campo fiscale per i documenti informatici.


Per i documenti analogici originali, sottolinea la Fondazione, il processo di conservazione “si conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento originale”. Poiché le scritture contabili tenute e conservate su carta costituiscono “originali”, la loro conservazione con modalità informatiche richiede, in aggiunta e a conclusione del processo di conservazione, l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.


Infine, la distruzione dei documenti analogici di cui sia obbligatoria la conservazione, e quindi anche delle scritture contabili conservate su carta, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.


 


 


 


 


 


 


novembre 2005

a cura Vincenzo D’Andò

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