Relazione del Collegio Sindacale al bilancio

 

Le società, tranne rare eccezioni, quest’anno dovranno provvedere ad approvare il bilancio entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e quindi entro il 30 aprile.

Il bilancio, ai sensi dell’art. 2429 del c.c. , deve essere comunicato dagli amministratori al collegio sindacale almeno trenta giorni prima di quello fissato per l’assemblea che deve discuterlo al fine di permettere allo stesso organo di riferire (all’assemblea) sui risultati dell’esercizio sociale nonché dell’ attività svolta nell’adempimento delle proprie funzioni.

Analoga relazione dovrà essere predisposta dal soggetto incaricato del controllo contabile (revisore o società di revisione). Va da sé che nelle società di capitali in cui controllo contabile è esercitato anche dal collegio sindacale questi integrerà la propria relazione con le risultanze e i pareri di specie.

Durante i quindici giorni che precedono l’assemblea che dovrà approvare il bilancio, i sindaci dovranno depositare, in copia, la loro relazione al bilancio al fine di permettere ai soci di prenderne visione.

                                                      

Il bilancio di esercizio esprime, al termine di un periodo amministrativo coincidente in genere con la durata dell’anno solare, il reddito prodotto quale differenza tra i costi ed i ricavi di competenza dell’esercizio, e il patrimonio della società così come rinviene  dalla sommatoria delle  poste attive e passive  dello stesso  ( beni materiali e immateriali , valori,  titoli , crediti , partecipazioni ecc. –  debiti , fondi, ratei e risconti  , ecc.).

Compito dei sindaci e dei revisori è quello di assicurare ai soci della società e ai terzi che questo documento è veritiero e rappresenta la reale situazione economica e finanziaria dell’azienda nel periodo considerato. Per assolvere al loro mandato i sindaci e i revisori devono, durante l’esercizio,  verificare la situazione dei conti della società  con una periodicità almeno trimestrale  e devono,  attingendo al  maggior numero di informazioni sulle attività svolte dalla azienda  “formarsi un giudizio” sul rispetto dei principi di corretta amministrazione della stessa.

E’ importante che i sindaci trasmettano agli amministratori la cultura della sana gestione aziendale partendo dalla cura dei conti e della loro rappresentazione che si conclude con la redazione del bilancio di esercizio. 

Gli amministratori nella redazione del bilancio devono tendere a che il predetto documento contabile sia idoneo a soddisfare le attese di conoscenza dei soggetti interessati alle sorti dell’azienda , esso pertanto essere redatto con chiarezza e precisione e deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria dell’azienda.

Con R.M. 13 marzo 1976, n. 10/503 il Ministero delle Finanze sottolineava, relativamente al concetto di verità, che non deve trattarsi di una verità assoluta ma di una “verità relativa” che va giudicata con riferimento alle norme di legge “dettate proprio al fine di assicurare la rappresentazione veritiera e corretta in tutte le situazioni normalmente ricorrenti”.

La Relazione Ministeriale continuava precisando che “ l’uso dell’aggettivo veritiero non significa pretendere dai redattori del bilancio – né promettere ai lettori di esso – una verità oggettiva di bilancio, di per sé irraggiungibile, ma richiedere che i redattori del bilancio operino correttamente le stime e ne rappresentino il risultato. 

Per quanto attiene ai principi di chiarezza e di precisione bisogna fare riferimento alla significatività e intelligibilità dei conti.

Il principio di chiarezza è violato nei seguenti casi:

a)      quando le voci vengono raggruppate in modo difforme dalla struttura obbligatoria;

b)      quando vengono omesse delle poste;

c)      quando non vi è alcun commento sulle valutazioni effettuate con discrezionalità tecnica

      dagli amministratori;

d)   quando viene omesso il raffronto delle voci di bilancio di due esercizi consecutivi.

Si ha, inoltre, violazione del principio della chiarezza quando le strutture formali richiedono dei dettagli (debiti, crediti, ecc.) che il redattore del bilancio fornisce solo nella nota integrativa.

La violazione del principio di chiarezza comporta la nullità della delibera di approvazione  del bilancio di esercizio, se , e in quanto , comporti un concreto pregiudizio all’informazione.

 ( Cass. Sez. I sentenza n. 8048 del 03/09/96).

 

Nel processo di redazione del bilancio di esercizio, così come prescritto dall’art. 2423 bis del c.c., vanno osservati i seguenti principi:

 

Continuità e Prudenza

La valutazione delle voci deve essere fatta secondo prudenza e nella prospettiva della continuazione dell’attività, nonché tenendo conto della funzione economica dell’elemento dell’attivo o del passivo considerato;

Si possono indicare esclusivamente gli utili realizzati alla data di chiusura dell’esercizio;

Per il principio della prudenza, le perdite “devono sempre incidere” sul risultato economico, mentre i profitti e gli utili sono  attribuiti all’esercizio “solo” quando sono realizzati.

Per il principio della continuità l’azienda deve essere vista nel suo dinamismo temporale e pertanto il reddito di esercizio deve essere apprezzato quale risultato parziale di un ciclo di gestione che nella sua continuazione vede completarsi dei cicli produttivi e avviarsi degli altri.                                                 

 

Competenza

Si deve tener conto dei proventi e degli oneri di competenza dell’ esercizio, indipendentemente                                          dalla data dell’incasso o del pagamento;

Questo principio statuisce che il bilancio deve essere redatto in base alla competenza economica e non alla competenza finanziaria.

   

Ulteriore Prudenza 

Si deve tener conto dei rischi e delle perdite di competenza dell’esercizio, anche se conosciuti dopo la chiusura di questo;

Le operazioni riguardanti la redazione dell’inventario e quelle relative alle scritture di assestamento sono operazioni che si effettuano dopo la chiusura dell’esercizio. Va da se che                                                                                                          in questo   intervallo di tempo si venisse a conoscenza di perdite riguardanti delle operazioni ancora in corso a fine esercizio, di esse bisogna tenerne conto.     

    

Divieto di Compensazioni

Gli elementi eterogenei ricompresi nelle singole voci (del bilancio) devono essere valutati separatamente;

In base al principio della chiarezza devono essere evitate compensazioni tra le voci attive e    passive dello Stato patrimoniale e tra le voci positive e negative del conto economico e devono essere evitati raggruppamenti di voci anche perché il bilancio delle società di capitali ha un contenuto obbligatorio (art. 2423 ter ; art. 2424 ; art. 2424 bis  e art. 2425  c.c.).  

     

 Comparabilità

I criteri di valutazione non possono essere modificati da un esercizio all’altro;

Poiché a seconda dei criteri di valutazione applicati si ottengono risultati diversi, per rendere i bilanci tra loro confrontabili nel tempo è indispensabile applicare criteri costanti di valutazione. Qualora si rendesse necessario cambiare i criteri di valutazione deve essere evidenziato nella nota integrativa l’effetto che la modifica comporta sul risultato di esercizio e sullo stato del patrimonio.

 

La Relazione del Collegio sindacale

Nelle società di capitali in cui il controllo contabile è esercitato dal collegio sindacale sarà questo organo a riferire all’assemblea dei soci una serie di giudizi sul bilancio nonché sul rispetto dei principi di corretta amministrazione .

La struttura della relazione dovrebbe essere standard per permettere una immediata percezione dei giudizi svolti dai revisori e dai sindaci o , del caso,  dai revisori-sindaci, ma purtroppo ad oggi il legislatore ha introdotto questa disciplina solo per le società quotate in borsa (dlgs n.58/1998) mentre per le società non quotate  allo stato  esiste solo una direttiva comunitaria , la n.51/2003 , che  non è stata ancora recepita  nel nostro ordinamento.

Scorrendo la direttiva n.51/2003 è dato cogliere la struttura della relazione che può così essere sintetizzata:

 

La Relazione deve indicare:

 

a)      un giudizio sul bilancio:

1)     con rilievi;

2)     senza rilievi;

3)     negativo;

4)     nessun rilievo per impossibiltà a farlo.

b)       i principi di revisione adottati;

c)      i conti annuali sottoposti a revisione.

 

I Consigli Nazionali dei dottori commercialisti e dei ragionieri, avendo rilevato che su questo importante tema insiste un vuoto normativo hanno raccomandato ai loro iscritti, nell’esercizio dell’attività di revisore ovvero di sindaco, di strutturare la relazione al bilancio da sottoporre all’attenzione dell’assemblea dei soci avendo riguardo ai seguenti elementi:

a)      titolo;

b)      destinatari della relazione;

c)      identificazione del bilancio oggetto della revisione;

d)      indicazione delle diverse responsabilità tra chi ha redatto il bilancio e chi ne ha dato il giudizio tecnico- professionale;

e)      descrizione del lavoro di revisione svolto;

f)        indicazione dei principi e dei criteri svolti durante la revisione;

g)      giudizio professionale sul bilancio;

h)      firma del revisore o dei revisori responsabili.                             

 

Di seguito viene proposto uno schema di relazione al bilancio annuale svolto da un collegio sindacale che svolge anche funzioni di controllo contabile:

 

RELAZIONE DEL COLLEGIO SINDACALE AL BILANCIO CHIUSO AL 31/12/04       

 

Signori Soci,

abbiamo esaminato il Bilancio dell’esercizio chiuso al 31 dicembre 2004, costituito dallo Stato Patrimoniale, dal Conto Economico e dalla Nota Integrativa e corredato dalla Relazione sulla Gestione predisposta dal Consiglio di Amministrazione che illustra la situazione patrimoniale e finanziaria della società ……………. e l’andamento della gestione.

Diamo atto che il Consiglio di Amministrazione ha consegnato l’elaborato del Bilancio e dei suoi allegati entro i termini previsti dalla legge, consentendo così a quello Collegio di poter svolgere la presente relazione.

La struttura del Bilancio che viene sottoposto alla Vostra approvazione è stato redatto in conformità alla vigente normativa civilistica.

Il nostro esame sul bilancio è stato svolto secondo i Principi di comportamento del collegio sindacale raccomandati dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri, e, in conformità a tali principi, avendo svolto questo collegio sindacale anche funzioni di controllo contabile, ha inteso strutturare la propria relazione al Bilancio in due parti:

a) una prima parte, orientata all’attività di controllo contabile svolta, con l’espressione del giudizio sul bilancio (art. 2409 ter, 1° comma let. c);

b) una seconda parte sui risultati dell’esercizio e sull’attività di vigilanza svolta (art.2429 2° comma ).

 

CONTROLLO CONTABILE

 

Il bilancio di esercizio che viene sottoposto, unitamente alla Relazione sulla Gestione, alla vostra approvazione evidenzia un utile / una perdita di euro ……………

Tale risultato trova conferma nel conto economico presentato con la configurazione e valore e costi della produzione in forma scalare con i costi classificati in conformità allo schema obbligatorio previsto dal Codice Civile.

Il bilancio di esercizio chiuso al 31/12/2004 della società ………………….. si compendia nelle seguenti risultanze contabili:

                                                   STATO PATRIMONIALE

         ATTIVO

 

Immobilizzazioni immateriali…………………………………            Euro…………………

Immobilizzazioni materiali……………………………………            Euro.…………………

Immobilizzazioni finanziarie………………………………….            Euro…………………

Attivo Circolante………………………………………………            Euro…………………

Ratei e risconti…………………………………………………            Euro…………………

 

Totale Attivo……………………………………………………            Euro…………………

 

     PASSIVO

 

Patrimonio Netto………………………………………………            Euro………………..

Fondi Rischi e oneri……………………………………………            Euro…………………

Tfr………………………………………………………………            Euro………………..

Debiti……………………………………………………………            Euro………………..

Ratei e Risconti…………………………………………………            Euro………………..

 

Totale Passivo…………………………………………………..            Euro…………………

 

CONTO ECONOMICO

 

A)        Valore  della produzione………………………………            Euro…………………

B)        Costi  della produzione………………………………..            Euro …………………

 

 Differenza tra valori e costi della produzione………………            Euro…………………

 

C)            Proventi e oneri finanziari………………………………            Euro…………………

D)            Rettifiche di valore di attività finanziarie………………            Euro ………………..

E)              Proventi e oneri straordinari……………………………            Euro…………………

 

Risultato prima delle imposte…………………………………..            Euro…………………

             

Imposte sul reddito dell’esercizio………………………………            Euro…………………

 

Utile o Perdita dell’esercizio 2004………………………………    Euro …………………

 

Le cifre riportate nel bilancio di esercizio così evidenziato trovano preciso riscontro nei saldi di chiusura della contabilità aziendale periodicamente verificata da codesto collegio sindacale nel corso dell’esercizio e della quale attestiamo la corretta tenuta della contabilità nel rispetto delle norme di legge.

 

ATTIVITA’ DI VIGILANZA

 

Nel corso dell’esercizio chiuso al 31/12/2004 questo collegio sindacale ha proceduto al controllo formale dell’attività amministrativa della società ………….  .

Più in particolare noi sindaci, nel corso dell’esercizio sociale: 

a) abbiamo vigilato sull’ osservanza della legge e dell’ atto costitutivo;

b) abbiamo ottenuto dagli amministratori, con periodicità trimestrale, informazioni sull’ attività svolta e sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale effettuate della società, potendo cosi assicurare che le operazioni ed azioni poste in essere, oltre ad essere conformi alla legge e allo statuto sociale, rientrano nella attività caratteristica della società e sono tali da non compromettere l’integrità del patrimonio sociale;

c) non abbiamo rilevato situazioni di potenziale conflitto di interesse o in contrasto con le deliberazioni  assunte dall’assemblea;

d) abbiamo acquisito conoscenza e valutato il grado di adeguatezza della struttura organizzativa e di controllo interno della società tramite la raccolta di informazioni, dati ed altri elementi utili allo scopo presso i responsabili dei settori  e a tale riguardo non abbiamo osservazioni particolari da riferire;

e) abbiamo vigilato sul rispetto dei principi  di sana e prudente amministrazione e sul sistema contabile e di controllo adatto allo scopo di verificare il grado di affidabilità e di idoneità a rappresentare correttamente i fatti di gestione intervenuto; anche a tale riguardo non vi sono particolari rilievi e segnalazioni da fare.

    Nel corso dell’attività di vigilanza svolte non sono state rilevate omissioni, fatti censurabili, irregolarità o comunque fatti significativi tali da essere menzionati  nella presente relazione.

     Il collegio sindacale pertanto esprime il suo parere favorevole all’approvazione del bilancio chiuso il 31dicembre 2004 cosi come formulato dal consiglio di amministrazione ed alla proposta di distribuzione dell’utile di esercizio ( o alla copertura della perdita……….).

 

Data della Relazione

 

La Firma della relazione

      

La relazione deve essere firmata da tutti i sindaci.

 

Lucera, 27 aprile 2005                                    

                                                                                       &nb

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