Dott.ssa Valentina Frediani
Il Consulente Legale Informatico
vfrediani@consulentelegaleinformatico.it
“Cos’è
il contratto di outsourcing e come va disciplinato”
L’outsourcing di servizi informatici e telematici sta
divenendo una forma di interazione tra aziende molto diffusa a livello
nazionale. Con il contratto che la disciplina
l’azienda demanda l’esecuzione
di alcuni servizi informatici e telematici interni, ad un fornitore esterno, il
quale provvede alla realizzazione degli stessi mediante l’utilizzo del proprio
personale, nonché delle proprie risorse
operative e gestionali. Le principali
tipologie di outsourcing
sono il simple outsourcing ed il transfer outsourcing, ovvero
rispettivamente la cessazione di una attività all’interno dell’azienda che
attinge pertanto il relativo servizio cessato dal mercato esterno, o il trasferimento di un ramo aziendale interamente al fornitore preposto.
I motivi che originano questo meccanismo
economico - in larga diffusione - sono
essenzialmente l’opportunità per le aziende di migliore i servizi IT
demandandoli ad esperti del settore nonché la possibilità di ampliare e
migliorare le proprie attività connesse all’informatica, mediante l’appoggio di
terze aziende che hanno conoscenze specifiche, e che pertanto consentono un
abbattimento di tempi e costi.
Ma quali elementi contrattuali meritano
particolare attenzione nella redazione dell’accordo tra azienda e fornitore?
Senz’altro la fissazione di un termine di
durata ampio rappresenta un punto cardine dell’intera operazione: una
interazione temporalmente breve tra azienda e fornitore di servizi può essere
penalizzante per la prima, che potrebbe vedere venir meno improvvisamente i
vantaggi tratti dall’operazione commerciale, qualora il rapporto cessacce dopo
pochi mesi dalla sua instaurazione. Pertanto è sempre consigliabile porre un
lungo termine di collaborazione sufficiente affinché l’azienda possa
riscontrare gli effettivi vantaggi correlati all’outsourcing e sia in grado di fronteggiare le
conseguenze economiche e di mercato che ne derivano.
D’altra parte, la fissazione del lungo
termine consente anche al fornitore di acquisire un ruolo essenziale rispetto
all’azienda e pertanto svilupparsi ed accrescere la propria posizione nel
mercato.
In secondo luogo, una trattazione attenta spetta
all’elemento della riservatezza dei
dati e delle attività svolte dal fornitore per l’azienda: si pensi a quale
massa di documenti, informazioni e notizie “migrino” dall’azienda al fornitore
affinché quest’ultimo possa attuare le operazioni cui è preposto; un contratto
di outsourcing deve indubbiamente contenere una clausola che obblighi il
fornitore a rispettare ed a far rispettare ai propri dipendenti un vincolo di
segretezza tale da non consentire una fuga di notizie che potrebbe
avvantaggiare la concorrenza o comunque danneggiare l’immagine di credibilità
dell’azienda. Tale vincolo può essere stabilito anche per una durata superiore
rispetto a quella del contratto: ciò appare fondamentale alla luce delle
ripercussioni negative che nell’immediatezza della cessazione del contratto,
l’azienda potrebbe subire se il fornitore divulgasse notizie circa l’attività
svolta.
Trattandosi poi di attività avente ad
oggetto servizi informatici, non trascurabile è l’aspetto della sicurezza:
l’azienda dovrà imporre al fornitore, laddove già lo stesso non abbia
espressamente provveduto, a munirsi di misure di sicurezza tali da tutelare
l’attività da accessi non autorizzati o manomissioni che comportino conseguenze
quali distruzione o perdita di dati.
Un problema specifico può sorgere,
inoltre, qualora dal rapporto di
outsourcing scaturisca la creazione in via “incidentale” o comunque funzionale
all’attività principalmente svolta dal fornitore, di un software: come gestire i diritti morali e patrimoniali che
sorgerebbero in tal caso? Tale questione -
onde evitare dispendiose controversie in sede giudiziale - può essere
risolta in via preliminare apponendo nel contratto una clausola disciplinante i
diritti di autore nascenti. Le parti potranno pertanto o scegliere di riservare
ad una sola della stesse i diritti patrimoniali conseguenti alla creazione del
software, o stabilire una ripartizione dei diritti patrimoniali
tra azienda e fornitore. La clausola adottata generalmente stabilisce a favore
del fornitore la proprietà del software con il vincolo di concederlo con
licenza non esclusiva ma gratuita, all’azienda.
Infine, nella previsione che il rapporto
di outsourcing possa cessare, occorre tener presente che l’azienda ha tutto
l’interesse di preventivarsi affinché non subisca conseguenze dannose dalla
conclusione dello stesso. In tal senso, è raccomandabile prevedere nel
contratto l’ipotesi secondo cui sia fatto obbligo al fornitore di provvedere a
dare tutta l’assistenza necessaria
affinché le attività dallo stesso svolte a favore dell’azienda, possano essere
ereditate senza disagi economici per la stessa, da un terzo che subentri e
continui nell’operato del fornitore.
Ovviamente quanto sopra è un cenno alla
complessità contrattuale che
caratterizza il rapporto di outsourcing; l’obiettivo di quanto detto è
soprattutto invitare a considerare come tale scelta economica possa
rappresentare per gli operatori del settore un indubbio vantaggio per lo
sviluppo economico, ma anche una scelta
delicata da operare nella piena consapevolezza contrattuale per evitare
spiaceli perdite di produttività ed utili.
Dott.ssa
Valentina Frediani
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