Aggiornate le norme di comportamento del Collegio Sindacale

 

Il CNDCEC ha approvato le nuove norme sul comportamento del collegio sindacale nelle società non quotate. Esse sono destinate a trovare applicazione nei confronti dei componenti del collegio sindacale di tutte le società, salvo che siano applicabili disposizioni di legge o regolamentari che disciplinano specifici settori di attività o mercati regolamentati.

Dal lavoro è emerso un documento che affronta le tematiche più rilevanti della disciplina del sistema di controllo interno, tenendo conto sia delle modifiche apportate dalla riforma del diritto societario, con il D.Lgs. 17 gennaio 2003 n. 6, sia delle novità introdotte dal D.Lgs. 27 gennaio 2010 n. 39 che recepisce la direttiva 2006/43/CE in tema di revisione legale dei conti annuali e consolidati.

Il documento del CNDCEC in merito al funzionamento del collegio sindacale evidenzia che questo svolge le proprie attività in modo collegiale e ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento.

Il collegio sindacale può esercitare, tra l’altro, l’azione di responsabilità nei confronti degli amministratori per i danni arrecati alla società.

 

Premessa

Dal 30 settembre 2015 sono in vigore le nuove Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate.

L’adeguamento delle norme ha lo scopo di ridare centralità al collegio sindacale quale punto di riferimento dei controlli sulla gestione dell’azienda.

L’adeguamento delle norme, infatti, si è reso necessario per le continue modifiche del diritto societario e di quello fallimentare. Dal nuovo documento emergono con maggiore forza e chiarezza la centralità che il collegio sindacale ricopre all’interno della governante societaria ed il dovere di vigilanza che l’organo di controllo è chiamato a svolgere sull’osservanza della legge e dello statuto e, in particolare, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento.

 

La composizione del Collegio Sindacale

Il collegio sindacale è composto da tre o cinque membri effettivi; devono inoltre essere nominati due membri supplenti.

Qualora al collegio sindacale non sia demandato l’espletamento della revisione legale dei conti, almeno un membro effettivo e uno supplente devono essere scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori legali. I restanti membri, se non iscritti in tal registro, devono essere scelti fra gli iscritti:

– nella sezione A Commercialisti dell’albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili

– nell’albo degli avvocati

– nell’albo dei consulenti del lavoro

– fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche.

Qualora al collegio sindacale sia demandato l’espletamento della revisione legale dei conti, tutti i membri devono essere iscritti nel registro dei revisori legali. Ulteriori requisiti di professionalità` possono essere stabiliti:

– da leggi speciali che regolano specifici settori di attività

– dallo statuto.

Nella prima riunione il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea dei soci.

Nelle s.r.l. in caso di nomina del sindaco unico, si applicano le disposizioni sul collegio sindacale previste per le società per azioni, sempre nei limiti di compatibilità con la composizione monocratica dell’organo di controllo.

 

Il funzionamento del Collegio Sindacale: doveri e poteri

Il documento del CNDCEC in merito al funzionamento del collegio sindacale evidenzia che questo svolge le proprie attività in modo collegiale e ha piena autonomia e indipendenza nell’organizzazione del proprio funzionamento.

Relativamente alla indipendenza dei sindaci, viene precisato che per svolgere il proprio incarico in maniera obiettiva e indipendenza, ciascun sindaco non deve avere interesse economico o finanziario nella società del gruppo, che possa compromettere l’indipendenza. L’indipendenza è compromessa, ad esempio, per rischi derivante da interesse personale, condizionamento o da un eccessivo grado di confidenzialità.

L’indipendenza crescerà in relazione sia alla minore incidenza dei compensi percepiti dalla società, sia rispetto ai compensi professionali complessivi del sindaco, sia in relazione all’incidenza dei compensi del sindaco, sia in relazione all’incidenza dei compensi del sindaco rispetto a quelli percepiti dallo stesso per consulenze prestate dai suoi associati di studio.

 

Le funzioni del collegio sindacale sono disciplinate dall’art. 2403 c.c., secondo cui al collegio sindacale è attribuito un dovere di vigilanza che ha per oggetto non solo il controllo dell’operato degli amministratori ma anche gli atti dell’assemblea dei soci e di tutti gli organi sociali.

In particolare il Collegio Sindacale ha l’obbligo di vigilare:

• sull’osservanza della legge e dello statuto;

• sul rispetto dei principi di corretta amministrazione

• sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società e del suo corretto funzionamento.

La funzione di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto attribuita al Collegio Sindacale consiste essenzialmente sulla vigilanza, sulla base di un approccio basato sulla valutazione dei rischi, dell’adeguatezza dei metodi, delle procedure e degli strumenti adottati nello svolgimento dell’attività di impresa per garantire il rispetto della legge e dello statuto.

E’ opportuno che il Collegio Sindacale richieda alla direzione aziendale un profilo della società, dell’attività aziendale e dell’eventuale presenza di specifici adempimenti normativi legati alla tipologia di attività svolta. E’ opportuno, inoltre, che il collegio sindacale richieda un periodico aggiornamento dell’organo amministrativo.

Il Collegio Sindacale vigila sul rispetto dei principi di corretta amministrazione. La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione consiste nella verifica della conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica. L’art. 2403 c.c. chiarisce che al collegio sindacale non compete un controllo di merito sull’opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli amministratori, ma solo un controllo di legittimità e di rispetto delle procedure; ciò consente allo stesso collegio sindacale interventi preventivi e sostitutivi esclusivamente nel caso in cui le conseguenze delle delibere appaiono pregiudizievoli per la società.

I sindaci, quindi, devono avere cognizione e vigilare sulla corretta formazione del procedimento decisionale degli amministratori, ma non sono tenuti a valutare la convenienza delle scelte gestionali, compito questo dell’organo amministrativo.

Di particolare interesse risulta il caso di finanziamento di intercompany: il collegio sindacale o sindaco unico dovrà vigilare che gli amministratori negli atti e nelle delibere inerenti al finanziamento diano adeguata motivazione dell’interesse sociale dell’operazione e dei vantaggi reciproci da essa scaturenti. Nel caso particolare di finanziamenti provenienti da società controllata nei confronti della controllante, gli amministratori della società controllata devono far fare emergere chiarimenti i reciproci vantaggi derivanti dall’operazione infragruppo che non possono essere relegati alla mera appartenenza al gruppo.

Nell’ipotesi di passaggio da società pluripersonale a unipersonale, il collegio sindacale, oltre a porre in essere tutte le verifiche effettuate nell’esercizio dell’attività di vigilanza nelle società pluripersonali, deve accertare che gli amministratori abbiano eseguito gli adempimenti pubblicitari presso il Registro delle Imprese richiesti dalla legge a seguito dell’intervenuta uni personalità o qualora muti la persona dell’unico socio; il socio unico esegua i versamenti eventualmente ancora dovuti dai soci entro novanta giorni; negli atti e nella corrispondenza della società per azioni e responsabilità limitata sia indicato che queste siano con un unico socio; qualora la società deliberi l’aumento del capitale sociale, i versamenti dell’unico socio siano eseguiti entro novanta giorni e per l’intero ammontare. Il Collegio Sindacale vigila sui rapporti fra società ed unico socio in merito ai contratti e alle operazioni fra gli stessi intercorsi, verificando che detti rapporti siano trascritti sul libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o che risultino da atto scritto.

Il Collegio Sindacale vigila sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società; valuta l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile rispetto alle dimensioni, alla complessità e alle altre caratteristiche specifiche della società.

Nella verifica del concreto funzionamento del sistema amministrativo contabile, il collegio sindacale si avvale di motivate tecniche di campionamento.

 

Le Norme di comportamento sono applicabili all’organo di controllo, sia nella composizione collegiale, sia nella composizione monocratica (sindaco unico), in quanto compatibili. In particolare, si adottano quelle norme e quei principi di carattere generale e che prescindono dalla composizione pluripersonale, ancorchè si renda necessario declinarle in funzione della natura individuale dell’organo di controllo. Lo statuto della Srl può legittimamente prevedere la nomina di un sindaco supplente anche quando l’organo di controllo è monocratico. Una simile scelta consentirebbe la sostituzione immediata dell’unico sindaco che dovesse venir meno nel corso dell’incarico, garantendo la continuità dello svolgimento delle funzioni di vigilanza.

Il collegio sindacale illustra all’assemblea dei soci i risultati dell’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri per mezzo della relazione annuale allegata al bilancio d’esercizio n, nella quale sono indicate anche osservazioni e proposte in merito alla sua approvazione.

Le regole fissate dal Legislatore circa in funzionamento del collegio sindacale permettono a quest’ultimo una grande autonomia nell’organizzazione della propria attività.

Tenuto conto dell’ambito di intervento del collegio sindacale, si è ritenuto opportuno determinare una modalità oggettiva di identificazione del perimetro dell’attività di vigilanza e delle sue modalità di esecuzione.

Il principio scelto è quello basato sull’analisi del rischi (risk approach): il Collegio Sindacale pianifica la propria attività in funzione della rilevanza dei rischi aziendali.

La vigilanza si esplicita in attività specifiche il cui contenuto varia al variare delle dimensioni, della complessità e delle altre caratteristiche proprie dell’impresa soggetta a controllo.

 

Per lo svolgimento delle proprie funzioni di vigilanza, il Collegio Sindacale è investito di poteri–doveri di indagine e di iniziativa. Gli accertamenti eseguiti devono risultare dal libro delle adunanze del Collegio Sindacale.

Ogni socio può denunciare fatti che ritiene censurabili al Collegio Sindacale e questo dovrà tenerne conto nella relazione all’assemblea da redigersi in sede di approvazione del bilancio di esercizio.

 

Il Legislatore consente sia al Collegio Sindacale sia ai sindaci di avvalersi della collaborazione di propri dipendenti o di ausiliari. Il sindaco che si avvale della collaborazione del dipendente o dell’ausiliario è responsabile per l’attività che questo svolge sia nei confronti della società sia nei confronti degli altri sindaci, e quindi provvede a dirigerne e controllarne l’operato.

Il Collegio Sindacale è legittimato ad impugnare le delibere assembleari annullabili; l’impugnativa deve essere proposta entro 90 giorni dalla delibera.

La convocazione dell’assemblea dei soci da parte del Collegio Sindacale può avvenire :

• in caso di emersione di fatti censurabili, quindi per obbligo proprio;

• in seguito ad un comportamento omissivo da parte degli amministratori.

Il Collegio Sindacale, inoltre, è legittimato a presentare denuncia al tribunale quando abbia riscontrato gravi irregolarità compiute dall’organo amministrativo, che hanno arrecato o possono arrecare danno alla società.

I sindaci, una volta cessati dall’incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste.

 

La partecipazione alle riunioni degli organi sociali

Ai fini dell’adempimento dei doveri di vigilanza, i sindaci partecipano all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti. Qualora fossero assunte delle deliberazioni ritenute contrarie con la legge o con lo statuto ovvero nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, il collegio sindacale è legittimato ad impugnare dette deliberazioni.

I sindaci possono inoltre partecipare all’assemblea degli obbligazionisti e a quella dei portatori di strumenti finanziari.

Il dovere di partecipazione all’assemblea dei soci qualifica in modo rilevante la funzione tanto da essere sanzionato con la decadenza nel caso in cui il sindaco non partecipi, senza giustificato motivo anche ad una sola dell’assemblea dei soci.

I sindaci partecipano alle riunioni del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo. La partecipazione alle riunioni di tali organi sociali non solo assicura l’acquisizione di informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di vigilanza da esercitare ex post sui risultati dell’attività di gestione, ma consente anche di valutare ex ante la generale adeguatezza dei sistemi organizzativi.

La partecipazione alle adunanze degli organi sociali permette ai sindaci di intervenire sulle potenziali delibere prima che la loro effettiva esecuzione possa determinare effetti contra legem o negativi, ovvero tali da mettere in discussione i principi di corretta amministrazione nonché l’integrità patrimoniale.

 

Le azioni di responsabilità del Collegio Sindacale

Il collegio sindacale può promuovere l’azione di responsabilità nei confronti degli amministratori quando riscontra il compimento da parte degli amministratori di gravi irregolarità nella gestione sociale che hanno arrecato un danno grave alla società.

A differenza della denunzia ex art c.c. che svolge tipicamente una funzione preventiva di ripristino del buon governo della società, l’azione di responsabilità sociale, operando successivamente, persegue la finalità di ripristino del patrimonio sociale.

La legittimazione a esercitare l’azione sociale di responsabilità nei confronti degli amministratori spetta in primo luogo all’assemblea dei soci. E’ opportuno, quindi, che il collegio sindacale eserciti tale potere alla luce degli esiti dell’assemblea.

Il collegio sindacale ha l’obbligo di riferire all’assemblea dei soci sui risultati dell’esercizio sociale e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri mediante una relazione. Tale relazione predisposta in occasione dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio, è finalizzata a garantire un’informativa efficace e trasparente agli azionisti e ai diversi stakholders. Inoltre la relazione, con la pubblicazione nel Registro delle imprese quale allegato del bilancio di esercizio, provvede a dar conto della valutazione del collegio sindacale sull’informativa della società che è resa ai terzi.

La misura della reazione deve essere commisurata alla gravità e alla rilevanza dei fatti censurati, tenendo conto anche della natura e delle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, delle dimensioni della società e del settore di attività in cui la società opera.

A seguito della denunzia dei soci legittimati, il collegio sindacale ha l’obbligo di attivarsi, svolgendo le indagini necessarie al fine di raccogliere ulteriori informazioni e accertare la fondatezza dei fatti denunziati.

Se la denunzia è fondata il collegio interviene affinchè gli stessi organi sociali adottino gli opportuni provvedimenti o comportamenti preventivi o correttivi

In particolare il collegio sindacale quando riscontra gravi irregolarità nella gestione sociale e gli amministratori non pongono rimedio ai fatti riscontrati, può chiedere agli stessi amministratori la convocazione dell’assemblea dei soci, durante la quale il collegio sindacale presenta apposita relazione.. in caso di inerzia da parte degli amministratori, il collegio sindacale , previa comunicazione al presidente, può provvedere direttamente alla convocazione dell’assemblea dei soci.

 

Conclusione

L’emanazione delle norme di comportamento del collegio sindacale ha l’intento non solo di dare centralità al collegio sindacale quale punto di riferimento di controllo sulla gestione dell’azienda, in un momento storico delicato, caratterizzato dai recenti tentativi di eliminare o ridurre di molto il numero dei collegi sindacali nelle società di maggiori dimensioni sostituendo tale organo con il comitato per il controllo di gra lunga meno garantista rispetto al modello previsto dal sistema tradizionale.

 

20 novembre 2015

Maria Benedetto