intervento a cura di Danilo Sciuto
danilosciuto@libero.it

DOCUMENTI CONTABILI :
PERDITA E TERMINI DI CONSERVAZIONE

 

Perdita, smarrimento o furto dei documenti e delle scritture contabili.

Un vuoto normativo sul comportamento da tenere.

Il caso della perdita, distruzione accidentale o di furto dei documenti contabili manca di una norma specifica che ne disciplini le conseguenze.

L’unico caso preso in considerazione è quello dell’articolo 39 comma 2 lettera c), che, qualora le scritture contabili non sono disponibili per "causa di forza maggiore", attribuisce all’Ufficio il potere di determinazione induttiva del reddito, avvalendosi anche di presunzioni semplici, nonché prive dei requisiti di gravità precisione e concordanza.

La causa di forza maggiore è quella in cui l’evento si manifesta malgrado l’adozione di un comportamento diligente.

Per effetto di tale situazione normativa, è evidente come sia abbastanza oscuro il comportamento che il contribuente deve seguire nel caso in cui le scritture, per motivi indipendenti dalla propria volontà, vengano perdute.

L’unica conclusione che si può trarre, a fronte della norma succitata, è che, nel caso di smarrimento (ipotesi che non può certamente annoverarsi tra le cause "di forza maggiore"), l’Ufficio dovrà applicare l’accertamento analitico e non quello induttivo.

Ciò non può dirsi, invece, per i casi di furto o di distruzione per incendio, che possono rientrare nei casi di forza maggiore.

Questo non vuol dire, ovviamente, che il contribuente, che nonostante la propria buona volontà abbia avuto distrutti o rubati i documenti e le scritture contabili, sia esonerato dal fare alcunché per rimediare al danno.

Al contrario, la giurisprudenza infatti pare concorde nell’affermare che il contribuente, successivamente all’evento dannoso, abbia il dovere di adoperarsi per ricostruire i dati e gli elementi contenuti nelle scritture andate distrutte.

In particolare la R.M. n. 445366 del 27/7/91 ha previsto l’obbligo di annotare nuovamente le registrazioni sul registro bollato aziendale, apponendo su ciascuna nuova pagina il riferimento al numero di foglio corrispondente alla precedente registrazione andata perduta.

E’ evidente che un comportamento positivo del contribuente, improntato alla attiva collaborazione nella ricostruzione delle scritture contabili, non potrà non essere favorevolmente valutato nell’ambito dell’eventuale contestazione dell’accertamento fiscale.

 

Una soluzione.

Nella risoluzione di tale problema, però, un aiuto viene sia dalla considerazione che ormai la contabilità è tenuta in maniera informatica, sia dalla disciplina che ha semplificato la tenuta dei libri contabili (Legge n. 383/01, per il cui contenuto rinvio ad un precedente articolo).

Essa infatti, avendo soppresso l’obbligo della bollatura e vidimazione dei libri diversi da quelli cc.dd. sociali (quali ad esempio il libro verbali assemblee, o il libro verbali del C.d.A.), permette di poter ristampare in qualunque momento le scritture, per cui, fermo restando che per il passato resta valida la regola disposta dalla succitata risoluzione ministeriale, oggi si può ammettere una nuova istituzione del libri mancanti, numerando le pagine necessarie e provvedendo alla ristampa dei registri smarriti o distrutti.

Tutto ciò, si ribadisce, nei limiti in cui si applica la nuova norma semplificatrice, ossia in riferimento ai libri contabili, e non anche a quelli sociali.

E’ utile, comunque, prima di procedere alla ristampa dei registri che sono andati perduti, procedere con una denuncia alle competenti autorità di pubblica sicurezza.

Nel diverso caso in cui la perdita riguardi anche le fatture, e in generale i documenti probatori dei fatti di gestione, il contribuente avrà l’arduo compito di contattare tutti gli interlocutori (clienti, fornitori, banche ecc.) per reperirne le copie necessarie.

Si segnala infine che, in base alla sentenza della Cassazione n. 10238/97, incombe al contribuente l’onere di provare l’affermata distruzione dei documenti contabili, e ciò in quanto, in base alle basilari regole processuali, la enunciazione di un fatto positivo deve essere provata da chi lo adduce.

 

I tempi di conservazione dei documenti e delle scritture contabili

Può essere utile, a questo punto, ricordare per quanto tempo il contribuente ha l’obbligo di conservare i documenti e le scritture contabili.

Al riguardo, il Codice Civile prevede, all’articolo 2220, il termine di dieci anni decorrente dall’ultima registrazione.

Sotto l’aspetto fiscale, invece, sia ai fini delle Imposte dirette sia ai fini dell’Iva, è previsto l’obbligo di conservazione fino a quando non sia scaduto il termine per l’accertamento del corrispondente esercizio, o, in caso di avvenuto accertamento, fino a quando esso venga definito, e ciò anche oltre il termine di cui al codice civile.

Per inciso, si segnala che la possibilità di conservare le scritture e i documenti contabili solo su supporti magnetici, ammessa dal punto di vista civilistico dallo stesso articolo 2220 citato, è ampiamente dibattuta sotto l’aspetto fiscale sia in dottrina sia in giurisprudenza, in attesa di una precisa indicazione da parte del legislatore.

ottobre 2002

Danilo Sciuto - dottore commercialista in Catania - danilosciuto@libero.it

 

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