LA RIFUSIONE DELLE SPESE DEGLI AMMINISTRATORI DI SOCIETA'




parte prima: premessa
parte seconda: rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio
parte terza: utilizzo di automezzi aziendali
parte quarta: le note spese ed i giustificativi



PREMESSA


La redazione del presente documento, che si riferisce esclusivamente ad amministratori la cui attività non rientra nella professione abituale di lavoro autonomo, nasce col proposito di uniformare il comportamento operativo delle società ns. clienti nei riguardi dei loro amministratori: l'osservanza delle regole civilistiche e di quelle fiscali, infatti, è condizione essenziale per non incontrare "difficoltà" nei rapporti con l'Amministrazione Finanziaria, i soci ed i terzi.
Se tutto ciò da una parte comporta qualche adempimento di carattere formale a carico degli amministratori, dall'altra è nel loro interesse operare correttamente essendo l'organo amministrativo direttamente responsabile in ordine alla conduzione aziendale.

In termini civilistici, è necessario chiarire che nessuna norma regola espressamente il rimborso delle spese agli amministratori, per cui occorre fare riferimento ai precetti che ne regolano i compensi e a quelli relativi al mandato (art. 1720 C.C.).
Gli artt. 2364 e 2389 C.C. sanciscono che l'assemblea ordinaria della società determina il compenso all'amministratore se non è stabilito dall'atto costitutivo o nello statuto.
Pertanto l'amministratore non può prelevare somme "corrispettive" se non risultano attribuite secondo le regole enunciate. La violazione di tali disposizioni è punita con la reclusione fino ad un anno e con la multa da L. 200.000= a L. 2.000.000=.
Esaminiamo ora quali sono le spese che comunemente vengono rimborsate dalla società all'amministratore, il loro riflesso ai fini delle imposte dirette ed indirette nonchè quali documenti giustificativi delle spese si rendono necessari.








RIMBORSO DELLE SPESE DI VIAGGIO, VITTO E ALLOGGIO


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Per prima cosa è necessario puntualizzare che sono rimborsabili le spese sostenute per l'espletamento dell'incarico affidato dalla società e che il conferimento dell'incarico stesso deve risultare da idonea documentazione quale può essere, ad esempio, il verbale del Consiglio di Amministrazione o quello dell'Assemblea dei soci. Tali rimborsi di spese non concorrono a formare il reddito del percipiente se sostenute in relazione a prestazioni effettuate fuori dal territorio comunale.

Pur non essendoci una previsione legislativa esplicita, per territorio comunale si deve intendere quello corrispondente al domicilio fiscale dell'amministratore e non quello che corrisponde alla sede legale o al domicilio fiscale della società.
Con l'entrata in vigore del D.L. 41/95 è stato stabilito che sono fiscalmente deducibili dal reddito della società le spese di vitto ed alloggio (escluse dunque quelle di viaggio), sostenute fuori dal territorio del comune di residenza dell'amministratore, fino ad un massimo di L. 350.000= giornaliere, elevabili a L. 500.000= se la trasferta avviene all'estero.
Tale limitazione è naturalmente applicabile ai soli rimborsi spese a "piè di lista" e non dunque a quelli forfettari che vengono sempre tassati in capo al percepiente, come pure i rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dall'amministratore nel proprio comune di residenza che devono essere assoggettati a ritenuta.








UTILIZZO DELL' AUTOVETTURA


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A) DI PROPRIETA' DELLA SOCIETA'

Particolare approfondimento merita il caso di utilizzo di un autoveicolo di proprietà della società o da essa detenuto con contratto di locazione finanziaria.

Per attribuire all'amministratore la disponibilità esclusiva dell'autovettura della società, è sicuramente necessario, se non indispensabile, il ricorso ad una deliberazione del Consiglio di Amministrazione o dell'assemblea dei soci, anche per evitare eventuali contestazioni per un uso non autorizzato dell'autoveicolo che potrebbe portare all'applicazione delle sanzioni citate in premessa.
Civilisticamente la disponibilità dell'auto sembrerebbe prescindere dall'esame dell'uso effettivo da parte dell'amministratore, nel senso che la disponibilità medesima è sempre da ricollegarsi all'esercizio delle proprie funzioni.
Questa impostazione, in verità alquanto liberatoria, non è condivisibile sul piano tributario dove appare indispensabile una netta separazione fra necessità aziendali e necessità personali - familiari dell'amministratore.
Infatti per l'imposizione diretta costituiscono reddito anche i compensi corrisposti in natura e fra questi si collocano sicuramente i "fringe benefits" costituiti dagli utilizzi dell'autovettura in dotazione all'amministratore per scopi estranei a quelli della società (uso personale o familiare).
Ecco perchè, qualora vi sia un utilizzo promiscuo, è necessario fornire alla società (oppure predeterminare) i dati per il calcolo del compenso in natura formatosi per l'uso dell'autovettura al di fuori dell'interesse della società.
La quantificazione della quota relativa all'uso personale o familiare avviene di solito tramite le tariffe "ACI" e si ottiene moltiplicando il numero dei Km. percorsi per esigenze personali per il costo/km fornito dall'ACI stessa relativamente al tipo di autovettura utilizzata, ma può avvenire anche basandosi sui costi specifici sostenuti nel corso dell'esercizio dalla società per ogni singolo autoveicolo.
Su tali compensi si applica la ritenuta a titolo di acconto del 19% per gli amministratori residenti nel territorio dello Stato e del 20% a titolo definitivo per quelli non residenti.
Un' alternativa alla imposizione ed alla relativa ritenuta d'acconto è rappresentata dall'emissione di idonea fattura ai sensi art. 21 del DPR 633/72 da parte della società nei confronti dell'amministratore per l'uso personale della autovettura. Chiaramente in questa ipotesi l'amministratore dovrà corrispondere alla società il corrispettivo fatturatogli (l'aliquota IVA applicabile è quella relativa all'automezzo utilizzato).


B) DI PROPRIETA' DELL'AMMINISTRATORE

Se non pattuito diversamente dalle parti, in caso di utilizzo di auto propria, all'amministratore viene solitamente corrisposto un rimborso chilometrico, calcolato sulla base delle specifiche tariffe elaborate dall'ACI.

Con l'entrata in vigore del D.L. 41/95 per la società erogante il rimborso, è fiscalmente ammessa in deduzione solamente una quota non superiore a quella relativa ad automobili di potenza max di 17 CV fiscali se a benzina e a 20 CV fiscali se diesel.







LE NOTE SPESE ED I GIUSTIFICATIVI


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Abbiamo precedentemente analizzato le spese sostenute dall'amministratore che vengono solitamente rimborsate dalle società.
In questo capitolo prendiamo in esame invece la documentazione necessaria per la deducibilità da parte delle società delle spese medesime.
L'amministratore, per ottenere la rifusione delle spese sostenute ed ammesse, è tenuto a presentare delle NOTE SPESE con la periodicità desiderata o concordata con la società.
Ciascuna nota deve essere DETTAGLIATA, SOTTOSCRITTA E DOCUMENTATA quando il rimborso ha luogo con il criterio del "piè di lista".
Diversamente, per il rimborso forfettario non è richiesta naturalmente alcuna documentazione, ma tale compenso concorrerà a formare il reddito del percepiente e sarà assoggettato a ritenuta di acconto.
Ai fini della deducibilità fiscale le "pezze giustificative" devono essere in linea con le rispettive norme; a tale scopo dalle circolari ministeriali si rileva che:
- il documento (ricevuta fiscale o fattura) deve essere emesso dal percettore delle somme (ristorante, albergo, ferrovie ecc); deve essere intestato all'amministratore, con l'indicazione del relativo codice fiscale, e deve contenere l'indicazione della società per conto della quale vengono anticipate le spese;
- gli scontrini fiscali, mancando della necessaria intestazione, sono indeducibili in capo alla società, con la sola eccezione per i documenti di viaggio (es. biglietti autobus o aerei) che non necessitano, in deroga al principio generale, del requisito della intestazione.

Per quanto concerne l'uso della autovettura della società è necessario allegare alle note spese le schede carburanti, le ricevute o fatture fiscali comprovanti le eventuali manutenzioni e/o riparazioni e gli scontrini relativi ai pedaggi autostradali.
E' opportuno ribadire che siffatte note spese sono assolutamente necessarie, oltre che per esigenze amministrative interne, anche per la deduzione degli oneri dal reddito lordo delle società così come l'inosservanza delle regole può produrre l'indeducibilità delle spese di gestione con danno per le società medesime.

ottobre 1996

Centro Studi Ragionieri Commercialisti




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